Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho là chứng từ không thể thiếu trong hoạt động mua bán hàng hóa của doanh nghiệp. Lập biên bản đúng cách giúp đảm bảo quyền lợi các bên, làm căn cứ thanh toán và giải quyết tranh chấp phát sinh. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cấu trúc, cách lập và cung cấp mẫu biên bản mới nhất.
1. Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho là gì?
Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho là chứng từ được lập khi có việc giao nhận hàng hóa giữa các bên. Chứng từ này ghi nhận đầy đủ các thông tin: số lượng, chủng loại, giá trị hàng hóa, ngày giao nhận, người giao, người nhận và chữ ký xác nhận của hai bên.
Biên bản giúp ghi nhận việc giao nhận và có thể được dùng làm chứng cứ, căn cứ thanh toán hoặc đối chiếu khi nội dung, người ký và hồ sơ liên quan phù hợp. Số bản, thẩm quyền ký và cách lưu giữ nên theo hợp đồng, quy chế nội bộ và yêu cầu áp dụng cho giao dịch cụ thể.
2. Cấu trúc của biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho
Một biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho đầy đủ cần có các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ của bên giao và bên nhận hàng hóa
- Ngày, tháng, năm lập biên bản
- Danh sách hàng hóa được giao nhận: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị
- Họ tên người giao hàng
- Họ tên người nhận hàng
- Chữ ký xác nhận của hai bên
Biên bản cần được điền đầy đủ, chính xác mọi thông tin. Chứng từ được lập thành 2 bản — bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản, cả hai bản đều có đầy đủ chữ ký và nội dung như nhau.
3. Vai trò của biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho
Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh:
- Bảo vệ quyền lợi của cả bên giao và bên nhận trong giao dịch
- Căn cứ giải quyết tranh chấp phát sinh về số lượng, chất lượng hàng hóa
- Chứng từ kế toán để ghi nhận doanh thu, chi phí và giá trị hàng tồn kho
- Hỗ trợ đối chiếu với hợp đồng, hóa đơn và hồ sơ kế toán liên quan
4. Những điểm cần lưu ý khi lập biên bản giao nhận hàng hóa
Khi lập biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho, kế toán cần lưu ý các điểm sau:
- Tên và địa chỉ của hai bên phải được ghi đầy đủ, chính xác theo giấy phép kinh doanh
- Ngày, tháng, năm lập biên bản ghi rõ ràng, đúng thời điểm giao nhận thực tế
- Danh sách hàng hóa phải chi tiết: tên hàng, số lượng, đơn giá và tổng giá trị — trùng khớp với hóa đơn hoặc hợp đồng
- Người giao hàng và người nhận hàng phải trực tiếp ký tên vào biên bản
- Biên bản cần được lập ngay tại thời điểm giao nhận, không lập bổ sung sau nhiều ngày
5. Phân biệt với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
Biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu xuất kho nội bộ của doanh nghiệp chủ yếu phục vụ kiểm soát giao nhận, kho và trách nhiệm giữa các bên. Trong khi đó, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là chứng từ điện tử được pháp luật về hóa đơn, chứng từ quy định cho những trường hợp cụ thể. Ba loại giấy tờ này không nên được coi là một và cũng không tự động thay thế hóa đơn.
5.1 Khi nào cần kiểm tra quy định về chứng từ điện tử?
Khi hàng hóa được điều chuyển giữa các đơn vị, đưa đi bán lưu động, giao đại lý, ủy thác hoặc vận chuyển theo một mô hình tổ chức đặc thù, doanh nghiệp cần đối chiếu giao dịch thực tế với quy định hiện hành trước khi chọn chứng từ. Cách xử lý còn phụ thuộc quan hệ giữa các đơn vị, phương pháp hạch toán và nghĩa vụ lập hóa đơn; vì vậy không nên áp dụng một mẫu phiếu cho mọi tình huống “giao hàng nội bộ”.
Khung pháp lý đang áp dụng tại thời điểm rà soát 30/07/2026 gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Thông tư 32/2025 có hiệu lực từ 01/06/2025 và thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC. Khi xử lý hồ sơ thật, kế toán nên kiểm tra thêm tình trạng hiệu lực và hướng dẫn của cơ quan thuế tại ngày phát sinh giao dịch.
5.2 Danh mục thông tin nên kiểm tra trước khi lập
- Đơn vị, kho hoặc địa điểm xuất hàng và nhận hàng
- Lý do điều chuyển, lệnh điều động hoặc hồ sơ giao dịch liên quan
- Người vận chuyển, phương tiện và thời điểm vận chuyển
- Tên hàng, đơn vị tính, số lượng, quy cách và tình trạng hàng hóa
- Người giao, người nhận và thẩm quyền ký
- Loại chứng từ điện tử hoặc hóa đơn phải lập theo giao dịch thực tế
Lưu ý: bài viết cung cấp thông tin nghiệp vụ chung, không thay thế việc đối chiếu hồ sơ và tư vấn cho một giao dịch cụ thể.
Biên bản giao nhận hàng hóa có luôn phải đóng dấu không?
Không nên mặc định mọi biên bản đều bắt buộc đóng dấu. Điều quan trọng là thông tin giao nhận đầy đủ và người ký đúng thẩm quyền. Việc sử dụng dấu còn phụ thuộc loại chứng từ, quy định áp dụng, điều lệ hoặc quy chế nội bộ và thỏa thuận giữa các bên.
Biên bản giao nhận có thay thế hóa đơn được không?
Không. Biên bản ghi nhận việc giao và nhận hàng, còn hóa đơn được lập theo pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Doanh nghiệp cần xác định nghĩa vụ lập hóa đơn theo giao dịch thực tế và quy định hiện hành.
Giao hàng nội bộ có phải dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không?
Không thể áp dụng một câu trả lời chung cho mọi trường hợp. Chứng từ cần dùng phụ thuộc mục đích điều chuyển, mô hình hạch toán, quan hệ giữa các đơn vị và tình trạng của hàng hóa. Chỉ dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử trong trường hợp được quy định tại khung pháp luật hiện hành.
Phát hiện sai sót trên chứng từ giao nhận thì xử lý thế nào?
Với biên bản nội bộ hoặc biên bản giữa các bên, nên giữ dấu vết của bản đã ký và lập văn bản điều chỉnh hoặc bản thay thế có xác nhận phù hợp. Nếu sai sót nằm trên hóa đơn hay chứng từ điện tử thuộc diện pháp luật điều chỉnh, phải xử lý theo thủ tục hiện hành dành cho đúng loại chứng từ đó.
Tham khảo hình hỏi đáp: Hỏi đáp biên bản giao nhận hàng hóa
Kết luận
Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hoạt động giao nhận và bảo vệ quyền lợi các bên. Hy vọng với hướng dẫn trên, bạn đã nắm được cấu trúc, cách lập và các lưu ý quan trọng khi sử dụng chứng từ này.
Nếu có vướng mắc về nghiệp vụ kế toán, bạn có thể tham gia group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN để được giải đáp bởi đội ngũ kế toán trưởng. Để tìm hiểu sâu hơn về chuyên ngành kế toán, tham khảo các khóa học kế toán thực hành tại Kế Toán Việt Hưng.
