Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho là một chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Việc lập biên bản này đúng cách sẽ giúp các doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi của mình và giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho là một chứng quan trọng trong giao dịch mua bán hàng hóa. Vậy lập biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho như nào cho đúng? Bạn hãy cùng trung tâm kế toán Việt Hưng tìm hiểu kỹ hơn về loại chứng từ này với những thông tin bên dưới nhé.
1. Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho là gì?
Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho là chứng từ được lập ra khi có việc giao nhận hàng hóa giữa các bên. Chứng từ này ghi nhận các thông tin về hàng hóa được giao nhận, bao gồm số lượng, chủng loại, giá trị, ngày giao nhận, người giao nhận, người nhận hàng, chữ ký xác nhận của hai bên.
Biên bản giao nhận được lập khi có phát sinh giao nhận hàng hóa giữa các bên. Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho là chứng từ có giá trị pháp lý và được sử dụng làm căn cứ để thanh toán tiền hàng, kiểm kê hàng hóa. Đồng thời nó còn được dùng để giải quyết tranh chấp về hàng hóa giữa bên giao và bên nhận.
2. Cấu trúc của biên bản giao nhận hàng hóa
– Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho thường có các nội dung sau:
⦁ Tên, địa chỉ của hai bên giao nhận.
⦁ Ngày, tháng, năm lập biên bản.
⦁ Danh sách hàng hóa được giao nhận bao gồm: Tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hoá
⦁ Người giao hàng.
⦁ Người nhận hàng.
⦁ Ký tên của hai bên.
– Biên bản bàn giao hàng hóa cần có đầy đủ thông tin cần thiết
– Chứng từ này thường được lập thành 2 bản. Bên giao hàng giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản với nội dung và đầy đủ chữ ký của 2 bên.
3. Vai trò của biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho
Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho có những vai trò quan trọng phải kể đến như :
– Đảm bảo quyền lợi của cả hai bên giao nhận.
– Là căn cứ để giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.
– Là chứng từ kế toán quan trọng để ghi nhận doanh thu, chi phí và giá trị hàng tồn kho.
– Là căn cứ để tính thuế và các khoản phí liên quan đến hàng hóa.
4. Những điểm cần lưu ý khi viết biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho
Khi viết biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho, bạn cần lưu ý các điểm sau:
– Tên, địa chỉ của hai bên giao nhận phải được ghi đầy đủ và chính xác.
– Ngày, tháng, năm lập biên bản phải được ghi rõ ràng.
– Danh sách hàng hóa được giao nhận phải được ghi đầy đủ, chính xác, cụ thể về tên hàng hóa, số lượng hàng hóa, đơn giá hàng hóa và tổng giá trị hàng hóa.
– Người giao hàng và người nhận hàng phải ký tên xác nhận vào biên bản.
Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho là một chứng quan trọng trong giao dịch mua bán hàng hóa. Việc lập biên bản đúng cách sẽ giúp bảo vệ quyền và lợi ích của các bên trong giao dịch.
5. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
5.1 Các trường hợp sử dụng mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Khoản 5, Điều 6, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về các trường hợp sử dụng mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ như sau:
Đối với nhập khẩu ủy thác hàng hóa
Nếu đã nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) khi nhập khẩu thì đơn vị kinh doanh sẽ trả hàng cho cơ sở ủy thác nhập khẩu sử dụng hóa đơn điện tử.
Nếu chưa nộp thuế GTGT ở bước nhập khẩu thì cơ sở nhận ủy thác khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác cần lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định của pháp luật làm chứng từ để lưu thông hàng hóa.
Đối với ủy thác xuất khẩu hàng hóa
Khi xuất hàng: Cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu cần sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
Nếu cơ sở kinh doanh có hàng hóa ủy thác xuất khẩu khi hàng hóa đã xuất khẩu, đồng thời được cơ quan hải quan xác nhận thì sẽ cần lập hóa đơn điện tử giá trị gia tăng. Bên nhận ủy thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng để xuất bán cho khách hàng nước ngoài.
Đối với dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử để xuất hàng cho đại lý
Trường hợp xuất hàng cho đại lý, nếu đơn vị phụ thuộc của các cơ sở kinh doanh (CSKD) nông, lâm, thủy sản đã đăng ký và thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thu mua hàng hóa nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính thì phải dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, không dùng hóa đơn GTGT.
Đối với khác sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
– Xuất hàng hóa để gia công
– Xuất và điều chuyển hàng hóa giữa những chi nhánh hạch toán phụ thuộc
– Xuất hàng hóa bán lưu động
– Góp vốn bằng tài sản (tài sản Việt Nam) để thành lập doanh nghiệp
– Tài sản khi chia tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình của doanh nghiệp
5.2 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cần có những chỉ tiêu nào?
– Tên người vận chuyển hàng hóa
– Phương tiện vận chuyển hàng hóa
– Địa chỉ của kho xuất và nhập hàng
– Thông tin hàng hóa (Tên, đơn vị, số lượng, chủng loại …)
Trên đây là những lưu ý khi xuất hóa đơn theo hợp đồng mà trung tâm kế toán Việt Hưng gửi đến bạn. Bằng cách thực hiện đúng các lưu ý trên, các doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn theo hợp đồng một cách chính xác và hợp pháp.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA group FB CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Hy vọng với những thông tin mà kế toán Việt Hưng chia sẻ ở phía trên sẽ giúp các bạn hiểu hơn về biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho. Nếu cần tìm hiểu sâu hơn về chuyên ngành kế toán, nhanh tay đăng ký các khoá học tại trung tâm chúng nhé.