Trả lương bằng tiền mặt từ 5 triệu mỗi lần trở lên chính thức sẽ bị loại chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN từ năm 2026?

Năm 2026, quy định trả lương bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng có sự thay đổi lớn theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Việc không nắm rõ luật có thể khiến doanh nghiệp bị loại chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.

Bài viết này cung cấp giải pháp tối ưu, bộ hồ sơ chứng từ chuẩn và công cụ tính thuế TNCN 2026 tự động với mức giảm trừ gia cảnh mới nhất: 15,500,000 đồng cho bản thân và 6,200,000 đồng cho người phụ thuộc.

1. Quy định trả lương bằng tiền mặt từ 5 triệu mới nhất 2026

1.1. Trả lương bằng tiền mặt  – Tiền lương trên 5 triệu có bắt buộc phải chuyển khoản không?

Căn cứ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP (áp dụng cho kỳ tính thuế 2026): Tải về Nghị định 320/2025/NĐ-CP

Trả lương bằng tiền mặt từ 5 triệu mỗi lần trở lên chính thức sẽ bị loại chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN từ năm 2026?

Điều này có nghĩa là:

• Về Luật Lao động: Doanh nghiệp vẫn có quyền trả lương mặt nếu thỏa thuận với nhân viên.

• Về Luật Thuế: Nếu trả lương mặt từ 5 triệu/lần, số tiền này sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý, khiến doanh nghiệp phải đóng thêm 20% thuế TNDN trên số tiền đó.

1.2. Đối tượng nào vẫn nên trả lương bằng tiền mặt?

Dù gặp bất lợi về thuế, một số trường hợp vẫn duy trì hình thức này:

• Lao động thời vụ, ngắn hạn dưới 5 triệu đồng/lần chi trả.

2. Cách tính thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) 2026 tự động

Năm 2026 ghi dấu sự thay đổi lớn về mức giảm trừ gia cảnh nhằm giảm bớt gánh nặng cho người lao động.

2.1. Các con số “vàng” cần nhớ

• Mức giảm trừ gia cảnh (bản thân): 15.500.000 VNĐ/tháng.

• Mức giảm trừ người phụ thuộc: 6.200.000 VNĐ/người/tháng.

• Tiền lương làm thêm giờ: Phần thu nhập trả cao hơn mức lương ngày thường được miễn thuế TNCN.

2.2. Công thức tính thuế TNCN 2026

Số thuế phải nộp được tính theo công thức:

Thuế TNCN = Thu nhập tính thuế x Thuế suất – Khoản giảm trừ bậc thuế

Trong đó:

2.3. Bảng biểu thuế lũy tiến từng phần 2026 (Bảng tính thu nhập tính thuế)

Nguồn: Cập nhật theo quy định thuế TNCN 2026 mới nhất

Để nắm vững kỹ thuật hạch toán, bạn có thể tham khảo Khóa học kế toán tiền lương của chúng tôi: Khoá học kế toán tiền lương

3. Công cụ tính thuế TNCN 2026 tự động

Bạn có thể tự lập bảng tính dựa trên logic sau để áp dụng cho mức giảm trừ mới:

Ví dụ thực tế: Ông A có tổng lương nhận mặt là 25.000.000 VNĐ, nuôi 1 con nhỏ (người phụ thuộc).

1. Tổng thu nhập: 25.000.000 VNĐ.

2. Bảo hiểm bắt buộc (10,5%): 25.000.000*10,5% = 2.625.000VNĐ.

3. Giảm trừ bản thân: 15.500.000 VNĐ.

4. Giảm trừ người phụ thuộc: 6.200.000 VNĐ.

5. Thu nhập tính thuế: 25.000.000 – 2.625.000 – 15.500.000 – 6.200.000 = 675.000 VNĐ.

6. Thuế phải nộp: 675.000 *5% = 33.750 VNĐ.

Nhận xét: Nhờ mức giảm trừ gia cảnh (bản thân): 15.500.000 VNĐ/tháng, mức giảm trừ người phụ thuộc: 6.200.000 VNĐ/người/tháng, số thuế người lao động phải nộp đã giảm đi rất nhiều so với giai đoạn trước năm 2026.

Công cụ tính thuế TNCN 2026 tự động

Cách tính thuế TNCN tự động tại đây: Tính Thuế TNCN mới nhất

Bạn muốn xem thêm: Cách Đăng Ký Người Phụ Thuộc Online Nhanh Nhất Trên dịch vụ công

4. Hồ sơ chứng từ để trả lương tiền mặt từ 5 triệu trở lên

Nếu doanh nghiệp chấp nhận chịu thuế TNDN để trả lương mặt, hoặc chi trả dưới 5 triệu, bộ hồ sơ phải bao gồm:

1. Hợp đồng lao động/Hợp đồng thời vụ: Ghi rõ mức lương và hình thức trả tiền mặt.

2. Bảng chấm công: Có xác nhận của bộ phận quản lý.

3. Bảng thanh toán tiền lương: Bắt buộc có chữ ký sống của người lao động tại cột “Ký nhận”.

4. Phiếu chi: Có chữ ký của thủ quỹ và kế toán trưởng.

5. Chứng minh nhân dân/CCCD photo: Của người lao động (đặc biệt quan trọng với lao động thời vụ).

5. Câu hỏi thường gặp về trả lương tiền mặt 2026

– Trả lương bằng tiền mặt từ 5 triệu có bị phạt không?

Trả lương bằng tiền mặt Không bị phạt hành chính về mặt lao động, nhưng doanh nghiệp sẽ bị loại chi phí khi tính thuế TNDN theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Điều này gây thiệt hại tài chính trực tiếp cho công ty.

– Làm sao để lao động thời vụ được trả lương bằng tiền mặt không bị trừ 10% thuế?

Người lao động cần làm Cam kết mẫu 08/CK-TNCN, khẳng định tổng thu nhập năm (sau khi trừ giảm trừ gia cảnh mới 186 triệu/năm) không tới mức nộp thuế.

– Người phụ thuộc bao gồm những ai và cần giấy tờ gì?

Người phụ thuộc bao gồm con dưới 18 tuổi, cha mẹ hết tuổi lao động hoặc mất sức lao động có thu nhập thấp dưới 1 triệu/tháng. Hồ sơ gồm: Giấy khai sinh, xác nhận cư trú hoặc sổ hộ khẩu.

6. Kết luận và lời khuyên cho doanh nghiệp khi cập nhật quy định mới về trả lương bằng tiền mặt từ 5 triệu

Việc duy trì trả lương bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng từ năm 2026 đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong khâu chứng từ. Để tự tin xử lý mọi nghiệp vụ tiền lương và quyết toán thuế, hãy tham gia ngay các khóa học chuyên sâu tại Kế Toán Việt Hưng.

BÀI LIÊN QUAN

Chính thức bỏ thuế môn bài từ 01/01/2026

16 Lỗi Kế Toán Doanh Nghiệp Rủi Ro Về Thuế Mới Nhất

Quy Trình Thanh Tra Thuế Kiểm Tra Những Gì?

Giải Đáp 11 Tình Huống Kê Khai – Nộp Thuế Thương Mại Điện Tử & Nền Tảng Số

09 Điểm Quan Trọng Về Thuế Hộ Cá Nhân Kinh Doanh Nghị Định 117 Năm 2025

31 Điểm Mới Thuế TNCN 2025 – Lưu Ý Tránh Truy Thu Nộp Phạt