Hàng bán vượt quá giá trị tồn kho là tình huống không hiếm gặp trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt khi doanh nghiệp xử lý khối lượng lớn hàng hóa. Việc nắm rõ cách hạch toán đúng không chỉ giúp bạn đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn tối ưu quản lý kho hiệu quả. Hãy cùng Trung tâm Kế Toán Việt Hưng khám phá cách xử lý hàng bán vượt quá giá trị tồn kho mới nhất, phù hợp với mọi quy định hiện hành.
1. Trường hợp hàng bán vượt quá giá trị tồn kho
– Đây là tình huống xảy ra khi số lượng hàng hóa được bán ra lớn hơn số lượng tồn kho thực tế trên hệ thống hoặc báo cáo.
– Tình huống này thường do lỗi nhập liệu, sai sót trong quy trình quản lý kho, hoặc chưa cập nhật kịp thời số lượng hàng thực tế trong kho.
– Thực tế, có thể kiểm tra lại kho và phát hiện số lượng hàng tồn vẫn đủ nhưng hệ thống không phản ánh chính xác.
-> Bán hàng vượt quá tồn kho có thể là tình huống tạm thời và được điều chỉnh sau khi kiểm tra kho thực tế.
2. Nguyên nhân và hậu quả khi hạch toán hàng bán vượt quá giá trị tồn kho
2.1 Lỗi do số liệu từ phần mềm kho
– Dữ liệu nhập sát hoặc sai lệch với thực tế: Khi nhân viên quản lý kho nhập sai số lượng hoặc quên cập nhật số liệu trong hệ thống, dẫn đến mặt hàng đã bán nhưng không ghi nhận.
– Quên cập nhật khi nhập/xuất hàng: Quá trình nhập kho và xuất kho không được cập nhật ngay lập tức, gây sai sót và lệch lạc dữ liệu.
Ví dụ: Một công ty kinh doanh điện thoại bán 50 chiếc iPhone nhưng hệ thống chỉ ghi nhận tồn kho 40 chiếc. Sau khi kiểm tra thực tế, công ty nhận ra có 60 chiếc trong kho nhưng chưa được cập nhật.
2.2 Lỗi trong quy trình nhập kho và đối chiếu
– Quy trình chưa chặt chẽ giữa kho và bán hàng: Thiếu cơ chế kiểm tra giao nhận giữa các phòng ban, khiến một bộ phận bán hàng vượt quá tồn kho thực tế.
– Sai sót trong giao nhận hàng: Nhập hàng về nhưng không ghi nhận đúng mức hàng hoá đã nhập.
Ví dụ: Một cửa hàng quần áo nhập 100 chiếc áo sơ mi nhưng chỉ ghi nhận 80 chiếc trên phần mềm do lỗi nhập liệu, dẫn đến sai sót khi bán hàng.
HẬU QUẢ
– Ảnh hưởng đến tính chính xác trong báo cáo tài chính: Số liệu kinh doanh sai lệch dẫn đến quyết định sai trong đầu tư và quản lý.
– Giảm uy tín doanh nghiệp với khách hàng: Không giao hàng đúng hạn hoặc giao nhầm hàng gây mất lòng khách hàng.
Ví dụ: Một doanh nghiệp cung cấp hàng thực phẩm giao thiếu hàng cho khách hàng lớn, gây mất uy tín và thiệt hại hợp đồng.
3. 03 Bước xử lý tình huống hàng bán vượt quá giá trị tồn kho
BƯỚC 1: Kiểm tra dữ liệu kho
– Rà soát dữ liệu trên phần mềm: Kiểm tra xem số liệu hàng tồn kho hiện tại có trùng khớp với báo cáo hay không.
– Kiểm tra thực tế kho hàng: Thực hiện việc kiểm kho thực tế để xác minh tính đúng đắn.
BƯỚC 2: Xác định nguyên nhân lỗi
– Lỗi do nhập số liệu: Kiểm tra xem các phiếu nhập kho, hoá đơn đã được xử lý đúng chưa.
– Sai sót trong quy trình giao nhận: Phân tích quy trình giao nhận hàng để phát hiện lỗi.
BƯỚC 3: Hạch toán lại dữ liệu kho
– Cân đối số liệu: So sánh số liệu bán và tồn kho thực tế.
– Cập nhật lại phần mềm: Chỉnh sửa số liệu sai lệch trên hệ thống quản lý kho.
4. Hạch toán hàng bán vượt quá giá trị tồn kho
4.1 Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
– Nguyên tắc: Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133 thường không sử dụng tài khoản chi tiết để theo dõi giá trị hàng tồn kho và có thể sử dụng tài khoản 632 (Giá vốn hàng bán) để ghi nhận giá trị hàng bán vượt quá tồn kho thực tế.
– Nghiệp vụ hạch toán:
Khi xuất bán vượt quá giá trị tồn kho, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hóa
Nếu hàng hóa được xuất vượt, dẫn đến âm kho, doanh nghiệp cần theo dõi giá trị âm này và điều chỉnh sau khi nhập bổ sung hàng hóa.
Đối với trường hợp phát sinh giá trị chênh lệch cần bù đắp, thực hiện ghi nhận điều chỉnh:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 138 – Phải thu khác (hoặc khoản tạm ứng nếu thuộc nhân viên phụ trách kho)
XEM THÊM
4.2 Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
– Nguyên tắc: Thông tư 200 yêu cầu theo dõi giá trị hàng tồn kho chi tiết, việc hàng bán vượt quá giá trị tồn kho thực tế sẽ cần điều chỉnh thông qua các bút toán dự phòng hoặc bổ sung.
– Nghiệp vụ hạch toán:
Khi xuất bán vượt quá hàng tồn kho:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Hàng hóa
Đối với giá trị âm kho tạm thời, doanh nghiệp có thể tạm thời ghi nhận giá trị hàng tồn kho âm vào tài khoản 138 (Phải thu khác) hoặc tài khoản khác phù hợp:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 156 – Hàng hóa
Khi nhập bổ sung hàng tồn kho hoặc điều chỉnh giá trị thực tế:
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Có TK 138 – Phải thu khác
5. Ví dụ thực tế hạch toán hàng bán vượt quá giá trị tồn kho
Ngày 05/01, nhập bổ sung hàng hóa trị giá 20 triệu đồng, ghi nhận:
Nợ TK 156 – Hàng hóa: 20 triệu
Có TK 138 – Phải thu khác: 20 triệu
Hạch toán theo Thông tư 200:
BƯỚC 1: Ghi nhận giá trị hàng xuất bán (phần tồn kho thực tế).
Ghi nhận giá vốn hàng tồn kho thực tế trước:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 50 triệu
Có TK 156 – Hàng hóa: 50 triệu
BƯỚC 2: Ghi nhận giá trị vượt quá giá trị tồn kho vào tài khoản chờ xử lý.
Phần vượt quá 20 triệu đồng được ghi nhận tạm thời, nhưng sử dụng tài khoản phù hợp hơn như tài khoản 331 (Phải trả người bán) hoặc 338 (Phải trả khác):
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 20 triệu
Có TK 338 – Phải trả khác: 20 triệu
BƯỚC 3: Khi nhập bổ sung hàng hóa sau đó.
Ngày 05/01, nhập bổ sung hàng hóa trị giá 20 triệu đồng, ghi nhận:
Nợ TK 156 – Hàng hóa: 20 triệu
Có TK 338 – Phải trả khác: 20 triệu
6. Mẫu Công văn giải trình Hàng hóa dịch vụ bán ra vượt quá giá trị tồn kho
TẢI VỀ Mẫu hàng bán ra vượt quá giá trị tồn kho
[1] Phần thông tin công ty
– Tên công ty: Điền đầy đủ tên công ty theo giấy phép kinh doanh.
– Mã số thuế: Điền chính xác mã số thuế của doanh nghiệp.
– Địa chỉ trụ sở: Ghi địa chỉ trụ sở chính theo giấy đăng ký kinh doanh.
– Người đại diện theo pháp luật: Điền tên và chức danh của người đại diện.
[2] Phần nội dung giải trình
– Ngày tháng năm: Điền ngày lập công văn.
– Cục thuế quản lý: Điền tên cục thuế hoặc chi cục thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp.
– Nguyên nhân vượt tồn kho:
+ Giải thích rõ ràng các lý do dẫn đến việc hàng hóa, dịch vụ bán ra vượt tồn kho, chẳng hạn:
+ Sản xuất theo đơn đặt hàng trước khi mua nguyên vật liệu.
+ Mua hàng hóa, nguyên vật liệu từ cá nhân, hộ kinh doanh, hoặc từ các nguồn không xuất hóa đơn.
+ Đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp (nếu có).
– Hồ sơ đính kèm: Liệt kê các giấy tờ kèm theo, ví dụ: hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê, hóa đơn mua hàng.
[3] Phần cam kết
– Cam kết tính chính xác của thông tin trong công văn.
– Đề nghị cục thuế xem xét và hỗ trợ xử lý.
[4] Nơi nhận và lưu trữ
– Liệt kê nơi gửi (Cục thuế/Chi cục thuế).
– Ghi nơi lưu trữ (phòng kế toán, hồ sơ nội bộ).
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nghiệp vụ kế toán cần hỗ trợ gửi ngay về hòm thư Box logo xanh góc phải phía cuối màn hình để đội ngũ chuyên môn trực tiếp giải đáp 1:1 hoàn toàn miến phí 24/7 trên các thiết bị di động/Ipad/Máy tính.
Hạch toán hàng bán vượt quá giá trị tồn kho đòi hỏi sự chính xác và am hiểu nghiệp vụ. Đừng bỏ lỡ cơ hội nâng cao kỹ năng với các khóa học kế toán tổng hợp từ Kế Toán Việt Hưng. Theo dõi ngay Fanpage để cập nhật ưu đãi hấp dẫn và những kiến thức mới nhất trong ngành!