Phiếu xuất kho là chứng từ bắt buộc giúp quản lý kho cũng như hệ thống của doanh nghiệp có thể quản lý tốt hàng hoá, công cụ, nguyên vật liệu của mình. Trong bài viết này, Trung tâm đào tạo Kế toán Việt Hưng sẽ cung cấp các thông tin quan trọng cần biết về loại chứng từ này.
1. Phiếu xuất kho thực chất là gì?
Phiếu xuất kho là chứng từ ghi lại thông tin về số lượng, chủng loại, đơn giá, giá trị của hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,… xuất ra khỏi kho của doanh nghiệp. Nó được sử dụng làm căn cứ để đối chiếu hàng hóa tồn kho, và kiểm soát tình hình xuất nhập kho trong doanh nghiệp. Vì vậy nó là chứng từ gốc không thể thiếu trong công tác quản lý kho của doanh nghiệp.
Phiếu xuất kho là một trong chứng từ gốc quan trọng và cần thiết trong việc lập và lưu trữ chứng từ của kế toán. Kế toán sử dụng nó như một chứng từ gốc để hạch toán các nghiệp vụ kế toán xuất kho bán hàng, xuất kho sản xuất hay tính giá thành sản phẩm,… giúp quản lý và theo dõi số lượng vật tư hàng hóa trong kho.
2. Thông tin cần có trong phiếu xuất kho hiện nay
Dưới đây là các thông tin quan trọng mà bất kỳ một phiếu xuất kho nào cũng cần phải có:
Thông tin về kho xuất: Tên địa chỉ của kho hàng, mã kho( nếu có).
Thông tin người nhận: Tên, địa chỉ và thông tin liên lạc.
Ngày xuất kho: Ngày tháng năm, thời gian xuất kho cụ thể.
Số phiếu xuất: Được đánh theo số thứ tự trong hệ thống, nằm thuận tiện trong quá trình quản lý.
Thông tin về hàng hoá xuất: Chủng loại, số lượng, trọng lượng,…
- Người xuất kho và ghi chú: Phiếu xuất kho sẽ có tên và chữ kỹ của người xuất cùng những lưu ý liên quan như hình thức giao hàng, thanh toán,…
Thông thường, phiếu xuất thường được in thành 3 liên, 1 liên lưu tại kho xuất, hai liên còn lại được nhân viên giao hàng cầm tới trong quá trình vận chuyển tới khách. Trên phiếu xuất hợp lệ sẽ bao gồm các chữ ký của các bộ phận liên quan, như người lập, thủ kho, quản lý kho, quản lý doanh nghiệp, người nhận.
3. Quy định về việc đóng dấu trên phiếu xuất kho
Theo quy định của pháp luật, phiếu xuất kho không bắt buộc phải đóng dấu. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn thường đóng dấu treo lên phiếu này nhằm tăng tính pháp lý của chứng từ. Con dấu thường được đóng ở góc trên bên trái của phiếu.
Việc sử dụng dấu treo trên phiếu xuất kho mang lại một số ưu điểm như:
- Tăng tính pháp lý của chứng từ: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp về hàng hóa thì phiếu xuất kho có dấu đỏ sẽ được cơ quan chức năng ưu tiên xử lý hơn.
- Tạo sự tin tưởng cho nơi giao hàng: Việc nhìn thấy con dấu của công ty trên chứng từ giúp khách hàng tin tưởng hơn về tính chính xác và hợp lệ của hàng hoá.
- Giúp doanh nghiệp, bộ phận quản lý dễ dàng quản lý, kiểm soát tình hình xuất nhập kho hơn. Việc phiếu xuất kho có dấu đỏ sẽ giúp quản lý chứng từ xuất kho chặt chẽ, dễ dàng hơn. Khi có sự chênh lệch về số lượng hàng hóa xuất kho, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định sự chênh lệch bằng việc đối chiếu các phiếu xuất ko có dấu treo.
Từ những ưu điểm trên nên việc sử dụng dấu treo trên phiếu xuất kho được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tăng tính pháp lý, tạo sự tin tưởng cho khách hàng.
4. Một số lưu ý khi sử dụng dấu treo trên phiếu xuất kho
Trên phiếu xuất kho thường sử dụng dấu treo, vậy có những lưu ý nào khi dùng nó không? Cùng tìm câu trả lời trong nội dung dưới đây nhé!
Dấu treo là gì ?
Dấu treo là con dấu thường được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan tổ chức đơn vị của tài liệu văn bản và không có giá trị pháp lý. Dấu treo thường có hình tròn, có nội dung là tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, hoặc mã số thuế của đơn vị.
Dấu treo được sử dụng để xác nhận tính chính xác của tài liệu, văn bản và để phân biệt tài liệu, văn bản của cơ quan tổ chức, đơn vị với tài liệu, văn bản của cơ quan tổ chức, đơn vị khác.
Dấu treo được đóng lên góc phía trên bên trái của tài liệu văn bản.
01 số lưu ý khi sử dụng dấu treo trên phiếu xuất kho
Dưới đây là một số lưu ý khi sử dụng dấu treo trên phiếu xuất kho :
- Dấu treo phải được đóng rõ ràng, dễ đọc, đúng quy cách , dùng đúng loại mực quy định là mực đỏ.
- Dấu treo phải được đóng đúng vị trí trên phiếu xuất kho( góc phía trên bên trái của văn bản ).
- Dấu treo phải được thực hiện theo quy định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quy định. Người thực hiện đóng dấu treo bảo quản con dấu theo đúng quyền hạn của mình.
- Dấu treo phải được đóng trước khi phiếu xuất được xuất kho.
Ngoài ra trên phiếu xuất kho thông thường bạn sẽ bắt gặp các con gấu đã xuất kho. Đây là con dấu không có giá trị về pháp lý, nó chỉ được xem là dấu hiệu để các nhân viên, bộ phận quản lý dễ dàng hơn.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây là câu trả lời cụ thể về câu hỏi phiếu xuất kho có cần đóng dấu không cùng những thông tin cần thiết có liên quan. Hy vọng giúp bạn có thêm kiến thức về chứng từ này. Để hiểu tường tận hơn, bạn có thể tham gia các khóa học của trung tâm kế toán Việt Hưng, tại đây bạn sẽ được các giảng viên hướng dẫn cụ thể và nhiệt tình.