Nghị định 254/2026/NĐ-CP: 8 điểm mới về hóa đơn điện tử từ 01/7/2026 kế toán phải biết

Nghị định 254/2026/NĐ-CP là văn bản mới nhất của Chính phủ về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử: ban hành ngày 30/6/2026, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Nghị định thay thế toàn bộ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hợp nhất mọi quy định về hóa đơn, chứng từ vào một văn bản duy nhất. Tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đang sử dụng hóa đơn đều chịu tác động trực tiếp. Trong bài viết này, Kế Toán Việt Hưng tổng hợp 8 điểm mới quan trọng nhất mà kế toán phải nắm ngay, kèm bảng so sánh với Nghị định 123/2020/NĐ-CP và danh mục việc cần làm từ tháng 7/2026.

Tổng quan về Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Sau khi Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 được Quốc hội thông qua, khung pháp lý về hóa đơn cần một văn bản hướng dẫn thống nhất thay cho tình trạng “một nghị định gốc cộng nhiều nghị định sửa đổi” kéo dài từ năm 2020. Ngày 30/6/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP và văn bản này có hiệu lực chỉ một ngày sau đó — từ 01/7/2026.

Đáng chú ý, Nghị định 70/2025/NĐ-CP — loạt sửa đổi Nghị định 123 về hóa đơn mới chỉ áp dụng từ 01/6/2025 — nay cũng được hợp nhất vào văn bản mới. Vì vậy, kể từ 01/7/2026, khi tra cứu căn cứ pháp lý về hóa đơn, kế toán chỉ cần bám vào một địa chỉ duy nhất: Nghị định 254/2026/NĐ-CP (toàn văn đăng trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ).

1. Mở rộng trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 7)

Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP tập hợp và bổ sung các trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử — điều mà trước đây nằm rải rác ở nhiều văn bản, khiến doanh nghiệp lúng túng khi bị cơ quan thuế hỏi “giao dịch này sao không có hóa đơn”. Các nhóm đáng chú ý gồm:

• Góp vốn bằng tài sản vào doanh nghiệp: chỉ cần biên bản góp vốn, biên bản định giá và hồ sơ nguồn gốc tài sản, không phải xuất hóa đơn.
• Điều chuyển tài sản nội bộ giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc, giữa công ty mẹ và đơn vị thành viên, hoặc khi chia, tách, sáp nhập doanh nghiệp: dùng lệnh điều chuyển kèm hồ sơ tài sản.
• Cho mượn, mượn lại tài sản, máy móc thiết bị không thu tiền (ví dụ giao khuôn mẫu, thiết bị cho bên nhận gia công): lập chứng từ nội bộ, không lập hóa đơn.
• Một số khoản thu không gắn với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và một số hoạt động của hộ, cá nhân cho thuê tài sản thuộc diện được miễn theo quy định.

Với kế toán, giá trị lớn nhất của Điều 7 là tính pháp lý rõ ràng: khi giải trình, chỉ cần trích dẫn đúng khoản, điểm áp dụng thay vì viện dẫn công văn hướng dẫn từng trường hợp như giai đoạn trước.

2. Nhận tiền đặt cọc chưa phải lập hóa đơn

Đây là điểm mới được cộng đồng kế toán chờ đợi nhất. Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bên cung cấp dịch vụ nhận tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định của Bộ luật Dân sự thì chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận cọc.

Trước đây, Nghị định 123/2020/NĐ-CP chỉ loại trừ tiền đặt cọc ở một số nhóm dịch vụ cụ thể (kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thẩm định giá, khảo sát thiết kế…). Với các dịch vụ ngoài danh sách này, nhiều cục thuế yêu cầu xuất hóa đơn ngay khi thu tiền — kể cả khi bản chất khoản thu chỉ là cọc giữ chỗ, chưa hề phát sinh việc cung cấp dịch vụ. Nghị định 254/2026/NĐ-CP mở rộng nguyên tắc này cho hợp đồng dịch vụ nói chung: tiền đặt cọc mang tính bảo đảm thì chưa lập hóa đơn; hóa đơn chỉ lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền theo tiến độ thanh toán (không phải tiền cọc bảo đảm).

Lưu ý thực hành: hợp đồng phải thể hiện rõ bản chất “đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng” theo Bộ luật Dân sự. Nếu chứng từ, hợp đồng ghi là “tạm ứng theo tiến độ” hay “thanh toán đợt 1” thì đó là khoản thu theo tiến độ và vẫn phải lập hóa đơn theo quy định chung.

3. Điều chỉnh thời điểm lập hóa đơn: đối soát 7 ngày, y tế, giao dịch ban đêm

Điều 9 của nghị định mới tiếp tục nới thời điểm lập hóa đơn cho các mô hình kinh doanh có đặc thù dữ liệu:

• Bổ sung dịch vụ được lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu, chậm nhất 7 ngày: ngoài các trường hợp kế thừa từ quy định cũ, danh mục được mở rộng thêm nhóm dịch vụ như dịch vụ công nghệ số, bảo hiểm, hoa tiêu hàng hải, dịch vụ hỗ trợ vận tải — những ngành mà số liệu giữa các bên phải chốt theo kỳ đối soát chứ không thể xác định ngay tại từng giao dịch.
• Cơ sở khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý và thu tiền dịch vụ: nếu khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn theo từng lần, được lập hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày cho các dịch vụ đã cung cấp trong ngày.
• Giao dịch phát sinh vào ban đêm mà đơn vị chưa có hệ thống xuất hóa đơn tự động: được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo, thay vì bị coi là lập hóa đơn sai thời điểm.

Nhóm quy định này giảm đáng kể rủi ro bị xử phạt “lập hóa đơn sai thời điểm” — một trong những lỗi bị phạt nhiều nhất các năm qua, đặc biệt với doanh nghiệp vận tải, logistics, nền tảng số và cơ sở y tế tư nhân.

4. Quy định rõ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Nghị định 254/2026/NĐ-CP phân định rõ ba nhóm người sử dụng hóa đơn: nhóm dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nhóm thuộc lĩnh vực đặc thù đủ điều kiện dùng hóa đơn không mã, và nhóm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Nghị định kế thừa quy định từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bán hàng trực tiếp tới người tiêu dùng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Trong bối cảnh thuế khoán bị bãi bỏ theo lộ trình của Luật Quản lý thuế 2025, đây là công cụ chính để cơ quan thuế nắm doanh thu thật của khu vực hộ kinh doanh. Nếu đơn vị bạn thuộc diện này, hãy xem thêm 4 lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để triển khai đúng ngay từ đầu.

5. Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị từ 01/7/2026

Khoản 3 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP khép lại hoàn toàn “kỷ nguyên hóa đơn giấy”: kể từ ngày 01/7/2026, toàn bộ hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế chính thức hết giá trị sử dụng. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh còn tồn loại hóa đơn này không được tiếp tục sử dụng mà phải thực hiện tiêu hủy theo thủ tục tiêu hủy hóa đơn.

Riêng biên lai giấy (biên lai thu thuế, phí, lệ phí đặt in, tự in) được phép sử dụng tiếp trong giai đoạn chuyển tiếp đến hết ngày 31/12/2026, sau đó chuyển hẳn sang chứng từ điện tử.

Kế toán cần rà ngay kho ấn chỉ: lập bảng kê số hóa đơn đặt in còn tồn, quyết định tiêu hủy đúng thủ tục và lưu hồ sơ tiêu hủy. Dùng “quen tay” một cuốn hóa đơn giấy sau 01/7/2026 đồng nghĩa với sử dụng hóa đơn không còn giá trị pháp lý — bên mua không được kê khai khấu trừ, bên bán bị xử lý về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

6. Thưởng người tố giác vi phạm về hóa đơn đến 10 triệu đồng (Điều 41)

Lần đầu tiên, nghị định về hóa đơn quy định một cơ chế khuyến khích giám sát từ chính người tiêu dùng. Theo Điều 41, người mua hàng cung cấp thông tin trung thực về hành vi không lập hóa đơn của người bán sẽ được xem xét thưởng tối đa 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính, nhưng không quá 10 triệu đồng mỗi vụ việc.

Kết hợp với dữ liệu hóa đơn từ máy tính tiền, cơ chế này tạo áp lực tuân thủ rất lớn lên nhóm bán lẻ, ăn uống, dịch vụ tiêu dùng — nơi thói quen “không lấy hóa đơn” còn phổ biến. Với doanh nghiệp làm ăn bài bản, thông điệp rất rõ: mọi giao dịch bán hàng đều phải xuất hóa đơn đầy đủ, vì bất kỳ khách hàng nào cũng có thể trở thành “giám sát viên” của cơ quan thuế.

7. Chuẩn hóa nội dung hóa đơn: “Bán cho người tiêu dùng”, địa điểm kinh doanh, viết tắt

Phụ lục về nội dung hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP chuẩn hóa nhiều tình huống ghi hóa đơn mà trước đây mỗi nơi làm một kiểu:

• Trường hợp người mua không cung cấp thông tin: hóa đơn ghi rõ “Bán cho người tiêu dùng” thay vì bỏ trống hoặc ghi tùy tiện. Kế toán bán lẻ nên đọc kèm hướng dẫn cách xử lý khi khách hàng không lấy hóa đơn điện tử để áp dụng nhất quán.
• Hộ kinh doanh, doanh nghiệp dùng chung một mã số thuế cho nhiều cửa hàng: hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ của từng địa điểm kinh doanh phát sinh giao dịch. Nếu doanh nghiệp thay đổi thông tin đăng ký, cần cập nhật kịp thời lên hóa đơn — xem quy trình trong bài cách thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử.
• Cho phép viết tắt các từ thông dụng (P. cho Phường, TP. cho Thành phố, VN, CP, TNHH, KCN, CN…) với điều kiện vẫn xác định được chính xác tên, địa chỉ người mua, người bán.
• Hóa đơn lập theo ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ thông tin của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

Nghị định cũng tiếp tục duy trì các trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ nội dung — kế toán có thể đối chiếu danh sách trong bài 11 trường hợp đặc biệt không cần có đủ nội dung trên hóa đơn điện tử để áp dụng cho tem, vé, thẻ, hóa đơn siêu thị, xăng dầu…

8. Kết nối, chia sẻ dữ liệu liên ngành với cơ quan thuế (Điều 40)

Khoản 4 Điều 40 quy định trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước trong việc chia sẻ dữ liệu với Cục Thuế để phục vụ quản lý hóa đơn điện tử: cơ quan quản lý đất đai, công an, y tế, quản lý thị trường, giao thông vận tải, địa chất và khoáng sản… Đầu mối tiếp nhận, kết nối dữ liệu cũng được điều chỉnh theo mô hình tổ chức ngành thuế mới (Cục Thuế thay cho Tổng cục Thuế trước đây).

Hệ quả thực tiễn với doanh nghiệp: dữ liệu hóa đơn sẽ được đối chiếu chéo với dữ liệu đăng ký đất đai, đăng kiểm phương tiện, hồ sơ khám chữa bệnh, dữ liệu kiểm tra thị trường… Chênh lệch giữa hóa đơn và dữ liệu hành chính của các ngành khác sẽ hiện ra ngay trên hệ thống phân tích rủi ro của cơ quan thuế, thay vì chỉ bị phát hiện khi thanh tra trực tiếp.

Bảng so sánh nhanh: Nghị định 123/2020/NĐ-CP vs Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Quy định chuyển tiếp: kế toán cần lưu ý gì?

Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP xử lý giai đoạn giao thời giữa hai hệ thống văn bản:

• Hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế: hết giá trị từ 01/7/2026, tổ chức còn tồn phải tiêu hủy theo thủ tục và lưu hồ sơ tiêu hủy.
• Biên lai giấy: tiếp tục được sử dụng đến hết 31/12/2026 trước khi chuyển hoàn toàn sang biên lai điện tử.
• Hóa đơn điện tử đang sử dụng: doanh nghiệp tiếp tục sử dụng bình thường, nhưng quy trình lập, xử lý sai sót từ 01/7/2026 thực hiện theo nghị định mới. Khi phát hiện hóa đơn có sai sót, kế toán vẫn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế; lưu ý sẵn 02 trường hợp hóa đơn điều chỉnh không phải gửi mẫu 04SS-HĐĐT để tránh làm thừa thủ tục.

Doanh nghiệp, kế toán cần làm gì ngay từ tháng 7/2026?

Từ kinh nghiệm đồng hành cùng hàng nghìn kế toán doanh nghiệp, Kế Toán Việt Hưng khuyến nghị checklist 6 việc sau:

1. Rà soát thời điểm lập hóa đơn của từng dòng doanh thu: khoản nào là đặt cọc bảo đảm hợp đồng (chưa lập hóa đơn), khoản nào là thanh toán theo tiến độ (phải lập hóa đơn). Sửa mẫu hợp đồng dịch vụ để gọi đúng tên bản chất khoản thu.
2. Kiểm kê ấn chỉ: hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế còn tồn phải lập thủ tục tiêu hủy; biên lai giấy lên kế hoạch dừng trước 31/12/2026.
3. Cập nhật mẫu hóa đơn: bổ sung tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh cho đơn vị nhiều cửa hàng; cấu hình dòng “Bán cho người tiêu dùng” cho kênh bán lẻ; thống nhất quy tắc viết tắt.
4. Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm: triển khai ngay máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế nếu chưa thực hiện.
5. Siết quy trình kiểm soát hóa đơn đầu vào: khi dữ liệu liên ngành được đối chiếu tự động, một hóa đơn đầu vào sai sót cũng có thể kéo theo rủi ro cho cả kỳ kê khai. Các đơn vị có lượng hóa đơn lớn nên dùng công cụ chuyên dụng như phần mềm xử lý hóa đơn ViVoice để tự động đọc, đối chiếu và cảnh báo sai lệch hóa đơn đầu vào trước khi hạch toán.
6. Cập nhật kiến thức cho đội ngũ kế toán: quy định về hóa đơn gắn chặt với kê khai thuế GTGT, TNDN. Kế toán muốn nắm chắc cả hệ thống — từ hóa đơn đến quyết toán — có thể tham khảo khóa học kế toán thuế chuyên sâu của Kế Toán Việt Hưng, nội dung đã cập nhật theo các văn bản mới nhất.

Một lưu ý cuối: các sai sót “kinh điển” như viết sai tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn vẫn xử lý theo nguyên tắc điều chỉnh/thay thế — bạn có thể xem lại quy trình chi tiết trong bài cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa, dịch vụ, quy trình này tiếp tục áp dụng khi chuyển sang nghị định mới.

Câu hỏi thường gặp về Nghị định 254/2026/NĐ-CP

1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực khi nào và thay thế những văn bản nào?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 30/6/2026, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Văn bản thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP, hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

2. Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn theo Nghị định 254 không?

Không. Khi nhận tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ theo quy định của Bộ luật Dân sự, bên nhận cọc chưa phải lập hóa đơn. Hóa đơn được lập khi hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền theo tiến độ thỏa thuận. Hợp đồng cần ghi rõ bản chất khoản thu là đặt cọc bảo đảm.

3. Hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế còn sử dụng được không?

Không. Kể từ ngày 01/7/2026, toàn bộ hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng. Đơn vị còn tồn loại hóa đơn này phải thực hiện tiêu hủy theo thủ tục tiêu hủy hóa đơn. Riêng biên lai giấy còn được dùng đến hết ngày 31/12/2026.

4. Ai bắt buộc dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, theo quy định kế thừa từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

5. Người tiêu dùng tố giác cửa hàng không xuất hóa đơn được thưởng bao nhiêu?

Theo Điều 41 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người cung cấp thông tin trung thực về hành vi không lập hóa đơn được xem xét thưởng tối đa 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính, nhưng không quá 10 triệu đồng cho một vụ việc.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP không tạo ra cú sốc chính sách, nhưng là bước hợp nhất và siết kỷ luật dữ liệu quan trọng nhất của hệ thống hóa đơn điện tử Việt Nam kể từ năm 2020. Kế toán chủ động rà soát quy trình ngay trong quý III/2026 sẽ tránh được hầu hết rủi ro xử phạt trong các kỳ thanh, kiểm tra tới. Nếu cần trao đổi thêm về tình huống cụ thể của doanh nghiệp mình, bạn hãy để lại bình luận bên dưới — đội ngũ giáo viên của Kế Toán Việt Hưng sẽ giải đáp chi tiết.

BÀI LIÊN QUAN

Xuất Hóa Đơn Hàng Biếu Tặng Quà Tết Dương Lịch – Cần Lưu Ý

Thông tư 32 /2025: 10 Điểm Quan Trọng Về Hóa Đơn Từ 1.6.2025

Sửa Đổi Nghị Định 123 Về Hóa Đơn – Hoá Đơn Điện Tử & Hoá Đơn Giấy (Phần 2)

Sửa Đổi Nghị Định 123 Về Hóa Đơn – Hoá Đơn Điện Tử & Hoá Đơn Giấy (Phần 1)

Cách Kê Khai Hoá Đơn Thay Thế Khác Kỳ Theo TT78/2021

Xử lý hàng hóa xuất khẩu bị trả lại và tái nhập để tiêu thụ nội địa ý