4 lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hiện nay, Cơ quan thuế áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với một số đối tượng cung cấp dịch vụ, bán hàng. Hình thức này có chi phí đầu tư vừa phải và dễ sử dụng. Do đó, bài viết sau đây của Kế Toán Việt Hưng sẽ là nội dung hữu ích về những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Cùng tìm hiểu nhé!

Tại sao nên sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Theo Khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 và Khoản 2 Điều 3 Nghị Định 123 ta có:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn chứng từ thì trên phạm vi toàn quốc bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022.

Hóa đơn điện tử có các hình thức sau: Hóa đơn điện tử có mã CQT; Hóa đơn điện tử không có mã CQT; Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một mô hình chuyển đổi số doanh nghiệp. Chuyển đổi số đã được áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam, trong đó phải kể đến đó là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn chứng từ thì trên phạm vi toàn quốc bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022.

Vậy hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có những lợi ích gì? Chúng ta cùng nhau trả lời nhé: 

Ngoài việc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể tích hợp thêm nhiều tính năng thông minh như lưu trữ dữ liệu bán hàng, tính tiền, tra cứu và báo cáo giao dịch, in hóa đơn,… Nó còn thúc đẩy cá nhân và doanh nghiệp nộp thuế đúng hạn hợp pháp. 

Ngoài ra chúng ta cũng tiết kiệm chi phí khá lớn về nhân lực và thời gian để xử lý dữ liệu và Doanh nghiệp cũng tiết kiệm khoản chi khá lớn cho mua hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế và trong việc lập hóa đơn, xử lý sai sót ngay cho từng giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của người nộp thuế nếu đã được cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo tiêu chuẩn của cơ quan thuế… 

Để sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, người nộp thuế chỉ cần đáp ứng 2 điều kiện, đó là: có kết nối internet ổn định và có máy Pos (máy in hóa đơn, tính tiền) hoặc có máy tính; hoặc có phần mềm bán hàng hoặc phần mềm kế toán; hoặc có điện thoại thông minh…

==> Điều này lại mang lại một ưu điểm của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nữa là sử dụng đơn giản và dễ dùng. Đặc biệt  hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tạo nên tính minh bạch rõ ràng cho khách hàng, tăng tỷ lệ quay lại sử dụng dịch vụ.

Nguyên tắc áp dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Khoản 1 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn chứng từ và Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ thì hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

– Đầu tiên, nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

– Tiếp theo, không bắt buộc có chữ ký số;

– Cuối cùng, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Đối tượng áp dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Khoản 2 Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn chứng từ và Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, ta có:

Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) là đối tượng được sử dụng hóa hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Lưu ý: Các đối tượng trên sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Khoản 3 Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn chứng từ thì các nội dung của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế bao gồm:

– Đầu tiên, tên, địa chỉ, mã số thuế người bán: Phải đúng theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã;

– Thứ hai, thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế); 

– Thứ ba, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.

Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;

– Thứ tư, thời điểm lập hóa đơn;

– Cuối cùng, mã của cơ quan thuế (bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra cùng một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn).

Theo Khoản 2, Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn chứng từ thì Mã của cơ quan thuế được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh và khi chúng ta đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế và phải chắc chắn rằng không trùng lặp.

Vì những điều trên, Ta thấy ai cũng có thể nhập thông tin để xuất hóa đơn theo đúng quy định bởi lẽ hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có nội dung khá đơn giản.

Trách nhiệm của người bán hàng

Theo Khoản 6 Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn chứng từ quy định người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã được khởi tạo từ máy tính có trách nhiệm như sau:

– Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

– Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC;

– Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo liên tục và duy nhất;

– Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Các cơ sở xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ phải đồng bộ dữ liệu về cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thông qua các tổ chức truyền nhận đó chính là quy định mới của Bộ Tài Chính. Do đó, bạn đọc hãy lựa chọn cho mình tổ chức truyền nhận uy tín để việc chuyển đổi, sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả nhé. Hi vọng đã giúp bạn hoàn thành công việc xuất sắc hơn. Truy cập fanpage của chúng tôi để nhận những chia sẻ về nghiệp vụ kế toán nhé!