Từ ngày 1/11/2018 nghị định 119/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực quy định về hóa đơn điện tử và lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (từ 1/11/2018 đến hết 31/10/2020). Như vậy từ 1/11/2020 trở đi các doanh nghiệp đều sẽ chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử cho công tác kế toán của mình. Việc chuyển đổi trên đang góp phần tối ưu hóa công tác hành chính, tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn nhân lực cho cả doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
Bài viết dưới đây Kế Toán Việt Hưng sẽ cung cấp ngắn gọn và đơn giản nhất đến bạn đọc về thông tin liên quan cùng các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Cơ sở văn bản pháp lí bài viết dựa trên Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ và Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính ban hành.
1. Thông tin cần biết về hóa đơn điện tử
a/ Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành như sau:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”.
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng 1 lần duy nhất.
b/ Các loại hóa đơn điện tử
Theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực ngày 1/11/2018 hóa đơn điện tử gồm các loại:
– Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong trường hợp này hóa đơn GTGT bao gồm cả hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Hóa đơn bán hàng: áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
2. Các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Bước 1: Chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử
Để khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử trước hết doanh nghiệp cần lựa chọn và kí kết với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng Cục Thuế cấp phép hoạt động. Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ này trên thị trường, doanh nghiệp có thể tra cứu danh sách các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử trên website của cục thuế để có lựa chọn đơn vị phù hợp và uy tín.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử
Để thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng cần chuẩn bị các hồ sơ sau:
– Mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử (Phụ lục 1, Thông tư 32/2011/TT-BTC)
– Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Phụ lục 2, Thông tư 32/2011/TT-BTC)
– Hóa đơn mẫu (do doanh nghiệp cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp): tùy theo nhu cầu doanh nghiệp cần loại hóa đơn nào, phía đơn vị cung cấp sẽ tạo mẫu hóa đơn phù hợp
– Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật
Ngoài ra, để phát hành hóa đơn điện tử cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”.
Bước 3: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
Quy trình thông báo phát hành hóa đơn tóm gọn trong 3 bước như sau:
a/ Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên HTTK
– Đăng nhập trực tiếp vào phần mềm HTTK và truy cập vào chọn mục Thông báo phát hành hóa đơn mẫu TB01/AC (trong mục Hóa đơn)
– Điền đầy đủ thông tin bắt buộc theo mẫu thông báo và chọn “kết xuất XML” khi đã nhập hoàn chỉnh
b/ Đăng kí nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng:
Sau 2 ngày kể từ khi nộp thông báo phát hành lên cổng thông tin của Cục Thuế, doanh nghiệp có thể tiến hành đăng kí nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Hiện nay Cục Thuế đã dừng hệ thống khai thuế điện tử trên trang nhantokhai.gdt.gov.vn và nopthue.gdt.gov.vn để chuyển sang hệ thống mới qua trang thuedientu.gdt.gov.vn.
– Truy cập vào trang web: thuedientu.gdt.gov.vn -> điền thông tin đăng nhập hệ thống
– Vào mục Khai thuế -> chọn Đăng ký tờ khai -> Đăng ký thêm tờ khai
– Chọn Thông báo phát hành hóa đơn mẫu TB01/AC
– Tiếp theo chọn mục Nộp tờ khai XML -> Chọn tệp tờ khai -> tải tệp tờ khai đã lưu mẫu từ máy tính (.xml) và tiến hành ký chữ ký điện tử đã được cấp.
– Sau khi hoàn thành chọn mục Nộp tờ khai để nộp Thông báo phát hành hóa đơn XML.
c/ Nộp hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử qua mạng:
– Tất cả hồ sơ đã chuẩn bị sẽ được nộp dưới dạng bảng SCAN gồm Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu đính kèm trong một file word.
– Tiến hành nộp hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử tương tự việc nộp tờ khai thuế GTGT. Sau khi đã đăng kí xong chọn Nộp thông báo phát hành hóa đơn XML, người dùng vào mục Tra cứu chọn Tờ khai rồi chọn Gửi phụ lục và đính kèm file word đã chuẩn bị. Sau đó thực hiện kí số và nộp phụ lục hoàn tất là được.
– Sau khi đã nộp xong hồ sơ sau 2 ngày, các bạn truy cập vào trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn vào mục thông tin báo phát hành -> hóa đơn -> tổ chức cá nhân và điền đầy đủ thông tin cần thiết để kiểm tra hóa đơn đã sử dụng được hay chưa. Nếu thấy thông báo phát hành hóa đơn thành công thì doanh nghiệp đã được sử dụng hóa đơn điện tử, nếu chưa bạn liên hệ Cơ Quan Thuế để được hướng dẫn xử lý.
3. Một số lưu ý khi phát hành hóa đơn điện tử qua mạng lần đầu
– Hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Hóa đơn điện tử phải có các nội dung theo quy định tại Điều 6, Thông tư 32/2011/TT-BTC (ngoại trừ một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài Chính).
– Các mẫu quyết định về việc sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu phải là bản SCAN và được đưa chung vào 1 bản dưới dạng file word.
– Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh, đơn vị khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, phải nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng và sẽ tiếp tục sử dụng.
Trên đây là một số nội dung và hướng dẫn các thủ tục để phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, đối với các lần tiếp theo thủ tục sẽ trở nên đơn giản hơn cho doanh nghiệp. Lúc này doanh nghiệp chỉ cần gửi mẫu TB01/AC ít nhất 5 ngày trước khi sử dụng hóa đơn điện tử là được.
Hi vọng với các thông tin liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu trong bài viết đã giúp dân nhà kế làm việc nhanh chóng, hiệu quả hơn. Đừng quên ghé thăm fanpage của chúng tôi, nơi bạn có thể cập nhật kiến thức, chia sẻ thông tin nghiệp vụ nhanh nhất.