Không chỉ hoàn thành Báo cáo tài chính là xong mà bên cạnh đó, sau mỗi quý – tháng, kế toán cần phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý – tháng. Đây là một công việc quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp hay chính là của kế toán doanh nghiệp đó. Vậy quy trình lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý – tháng sẽ diễn ra như thế nào và khi thực hiện thì cần lưu ý những điều gì? Sau đây hãy cùng Kế toán Việt Hưng tìm hiểu chi tiết.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được chia làm 2 kỳ là theo tháng và theo quý:
– Theo tháng: Dành cho doanh nghiệp có mức rủi ro cao về Thuế (Theo Điều 5, Khoản 4, Thông tư 119/2014/TT-BTC và sửa đổi khổ thứ 2, Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Lưu ý: Theo Điều 5, Khoản 4, Thông tư 119/2014/TT-BTC thì doanh nghiệp mới thành lập, có hoạt động dưới 12 tháng thuộc diện rủi ro cao về Thuế. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
– Theo quý: Dành cho những doanh nghiệp còn lại (Doanh nghiệp không có thông báo của Thuế về việc doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về Thuế). Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.
Lưu ý: Theo Điều 27, Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn (xuất hóa đơn) tức là không phát sinh hoạt động bán hàng thì vẫn phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).
Chú ý: Những điều cần phải biết khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Bộ tài chính quy định:
– Bộ tài chính quy định: Hàng quý doanh nghiệp (kể cả doanh nghiệp mới thành lập) phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
– Không phải làm Báo cáo hóa đơn nếu chỉ mới thông báo phát hành, mà chưa đến thời điểm bắt đầu được sử dụng: Theo Công văn số 4861/TCT-SC ngày 04/12/2018 của Tổng cục Thuế về việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì: trường hợp doanh nghiệp nộp thông báo phát hành hóa đơn trong quý I nhưng đăng ký thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn là từ quý II thì không phải nộp báo cáo hóa đơn của quý I, theo đó không bị xử phạt đối với hành vi không nộp báo cáo hóa đơn quý I.
– Trường hợp không cần phải làm Báo cáo sử dụng hóa đơn: Theo Công văn 9136/CT-TTHT ngày 09/03/2018 của Cục Thuế Thành phố Hà Nội thì Nếu doanh nghiệp đã thành lập nhưng chưa đi vào hoạt động, chưa bán hàng hóa, dịch vụ, chưa đăng ký đặt in hóa đơn (hoặc tự in hóa đơn) và chưa thông báo phát hành hóa đơn, chưa sử dụng hóa đơn thì không phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
– Những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về Thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế thì phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Tháng.
– Trường hợp doanh nghiệp trong một kỳ báo cáo có 2 loại hóa đơn (hóa đơn do tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp tự in, đặt in và hóa đơn mua của cơ quan thuế) thì thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong cùng một báo cáo.
Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn theo mẫu 3.9 phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC; trong đó không phải điền dữ liệu vào các cột chi tiết từ số đến số, chỉ điền dữ liệu vào các cột số lượng hóa đơn.
– Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý – tháng: (Theo điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC):
+ Theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
+ Theo quý:
Quý I nộp chậm nhất vào ngày 30/4.
Quý II nộp chậm nhất vào ngày 30/7.
Quý III nộp chậm nhất vào ngày 30/10.
Quý IV nộp chậm nhất vào ngày 30/1 của năm sau.
Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý – tháng
1. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý trên phần mềm HTKK:
Bước 1: Tải tại https://htkk.vn/tai-phan-mem-htkk-moi-nhat/ và đăng nhập vào phần mềm HTKK
Bước 2: Vào mục “Hóa đơn” “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”
Chọn “Kỳ báo cáo” theo quý.
Click “Đồng ý” màn hình sẽ hiển thi ra như sau:
Bước 3: Nhập các số liệu trên các cột:
Cột 1: Cột thứ tự:
– Các bạn muốn thêm dòng thì bấm “F5”, xóa thì bấm “F6”. Cột Mã loại hóa đơn: Chọn Mã loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo
Ví dụ:
– Nếu doanh nghiệp bạn kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp Khấu trừ Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng Thì Chọn “01GTKT”.
– Nếu doanh nghiệp bạn kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp Trực tiếp Sử dụng hóa đơn bán hàng Thì chọn “02GTTT”.
Cột 2: Tên loại hóa đơn:
– Không cần phải nhập phần mềm sẽ tự động nhảy.
Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn:
– Các bạn nhập theo mẫu trên hóa đơn của doanh nghiệp của bạn.
Ví dụ: 01GTKT3/001, 01GTKT3/002…
Cột 4: Ký hiệu hóa đơn:
– Là ký hiệu trên hóa đơn của doanh nghiệp của bạn.
Ví dụ: TT/18P, AP/18T, AP/19P…
Cột 5: Tổng số:
– Phần mềm tự tính nên không cần phải nhập.
Cột 6,7: Từ số – Đến số: Số tồn đầu kỳ:
– Nếu là lần đầu tiên thì các bạn tự nhập số tồn đầu kỳ của kỳ đầu, từ kỳ thứ 2 trở đi thì ứng dụng sẽ tự chuyển số tồn cuối kỳ của kỳ trước lên, cho phép sửa.
Ví dụ: Cột 6: 0000001. Cột 7: 0000050
Cột 8, 9: Từ số – Đến số: Số mua/ phát hành trong kỳ:
– Nhập dạng số. Nếu trong kỳ bạn không đặt in hóa và thông báo phát hành thì không cần nhập
Ví dụ: Trong kỳ bạn thông báo phát hành 50 hóa đơn từ 51 – 100. Thì nhập: Cột 8: 0000051. Cột 9: 0000100.
Cột 10, 11, 12:
– Phần mềm sẽ tự động nhảy.
Cột 13: Số lượng đã sử dụng:
– Nhập số lượng hóa đơn đã sử dụng (Không bao gồm các hóa đơn: Xóa bỏ, mất, hủy) và phải nhỏ hơn hoặc bằng Cột số 5
Ví dụ: Trong kỳ các bạn sử dụng 50 hóa đơn trong đó không xóa bỏ, mất, hủy hóa đơn nào thì ghi: 50.
Cột 14, 16, 18: Số lượng:
– Phần mềm tự động nhảy.
Cột 15, 17, 19: Số:
– Các bạn nhập “Mã số hóa đơn” xóa bỏ, mất, hủy và không được trùng nhau.
Ví dụ: Trong kỳ xóa bỏ 1 hóa đơn, Mã số hóa đơn đó là 0000005 thì bạn nhập vào Cột 15: 0000005
– Nếu những hóa đơn bị xóa bỏ, mất, hủy không liên tiếp thì các bạn phải viết dấu (;) vào giữa các số.
Ví dụ: Trong kỳ có bạn làm mất 3 hóa đơn, Mã số của 3 hóa đơn này là: 0000006; 0000011; 0000128 thì các bạn nhập vào Cột 17: 0000006;0000011;0000128
– Nếu những hóa đơn bị xóa bỏ, mất, hủy liên tiếp nhau thì kê khai dưới dạng khoảng và sử dụng dấu (-)
Ví dụ: Trong kỳ có bạn hủy 3 hóa đơn, Mã số của 3 hóa đơn này là: 0000006; 0000007; 0000008 thì các bạn nhập vào Cột 19: 0000006-0000008
Chú ý: Bạn cần phân biệt được:
– XÓA BỎ: là tất cả những hợp đồng viết sai gạch chéo 3 liên, hợp đồng viết sai đã xé khỏi cuống thì phải có biên bản thu hồi hoặc biên bản hủy.
– MẤT: Bạn phải chứng minh được việc mất hóa đơn và có báo cáo về việc mất hợp đồng.
– HỦY: là những hợp đồng in sai phải hủy hoặc những hợp đồng mà doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng nữa (Yêu cầu phải có: Biên bản hủy hóa đơn, thông báo kết quả hủy hóa đơn, thành lập hội đồng hủy).
Cột 20, 21, 22: Tồn cuối kỳ:
– Sẽ tự động nhảy.
– Người lập biểu: Nhập kiểu text (không nhập cũng được)
– Người đại diện theo pháp luật: Nhập tên giám đốc.
– Ngày lập báo cáo: Mặc định là ngày hiện tại, cho phép sửa nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại.
Bước 4: Các bạn ấn nút “Ghi”, nếu có lỗi sai phần mềm sẽ tự động báo cho bạn biết.
Bước 5: Cuối cùng các bạn ấn nút “Kết xuất XML” rồi nộp qua mạng cho cơ quan thuê.
2. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng:
2.1. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng theo hình thức trực tiếp:
– Bước 1: Tải và làm theo mẫu Mẫu số BC26/AC Ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính.
– Bước 2: Nhập các chỉ tiêu trong bảng theo mẫu của Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý như phần 1 ở trên.
2.2. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng theo hình thức trực tuyến trên phần mềm HTKK:
Tương tự với Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý theo hình thức trực tuyến trên phần mềm HTKK ở được đề cập ở phần 1 ở trên, chỉ thay thành Chọn “Kỳ báo cáo” theo tháng ở bước 2.
Qua những thông tin hữu ích trên, https://ketoanviethung.vn/ mong quý khách hàng có thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm trong quá trình hoàn thành Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý – tháng. Nếu có thắc mắc hay cần sự tư vấn hãy liên hệ ngay với chúng tôi để có thêm nhiều kiến thống và thông tin bổ ích và hiệu quả nhất.
