Chuyển đổi hoá đơn điện tử – 2 điều cần lưu ý

Chuyển đổi hoá đơn điện tử, công việc mà kế toán viên đang quan tâm rất nhiều thời gian gần đây cần lưu ý gì để thực hiện chuyển đổi suôn sẻ nhất. Bài viết dưới đây của Kế Toán Việt Hưng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các lưu ý xoay quanh việc chuyển đổi hoá đơn điện tử. Tìm hiểu nào!

Chuyển đổi hoá đơn điện tử – 2 điều cần lưu ý

Việc cần làm trước khi đăng ký sử dụng và chuyển đổi hoá đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC (HĐĐT 78) kể từ ngày 10/11/2021.

Hiện nay, các Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT (đơn vị hiện đang cung cấp phần mềm HĐĐT cho doanh nghiệp) đã cập nhật, hoàn thiện phần mềm, đáp ứng đầy đủ các chuẩn kết nối truyền nhận, chuẩn dữ liệu do Tổng cục Thuế ban hành tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021. Mặt khác, các Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT này còn có trách nhiệm liên hệ, hướng dẫn đến từng khách hành sử dụng dịch vụ của mình.

Do đó, để việc sử dụng hóa đơn được liên tục doanh nghiệp cần chủ động liên hệ ngay với Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để được hỗ trợ về điều kiện kỹ thuật, các chuẩn dữ liệu của hóa đơn theo quy định mới. Trong đó, phải thay đổi các chỉ tiêu: Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn bằng 07 ký tự theo quy định tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC trước ngày 10/11/2021.

Sau khi chuẩn bị nền tảng kỹ thuật, chuẩn dữ liệu nói trên. Từ ngày 10/11/2021, các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và được sử dụng ngay khi cơ quan thuế có Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng của doanh nghiệp.

 Mẫu số: 01ĐKTĐ/HĐĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

_______________________

TỜ KHAI

Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

__________

□ Đăng ký mới

□ Thay đổi thông tin

 

Tên người nộp thuế:

…………………….

Mã số thuế:

………………………….

Cơ quan thuế quản lý:

…………………………

Người liên hệ:

…………………….

Điện thoại liên hệ:…………………

Địa chỉ liên hệ:

…………………………

Thư điện tử:………

Theo Nghị định số …./2020/NĐ-CP ngày … tháng … năm 2020 của Chính phủ, chúng tôi/tôi thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử. Chúng tôi/tôi đăng ký/thay đổi thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

1. Hình thức hóa đơn:

□ Có mã của cơ quan thuế

□ Không có mã của cơ quan thuế

2. Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử:

a. □ Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ theo khoản 1 Điều 14 của Nghị định:

□ Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn.

□ Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

b. □ Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

□ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế (điểm b1, khoản 3, Điều 22 của Nghị định).

□ Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (điểm b2, khoản 3, Điều 22 của Nghị định).

3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:

□ Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.

□ Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (điểm a1, khoản 3, Điều 22 của Nghị định).

4. Loại hóa đơn sử dụng:

□ Hóa đơn GTGT

□ Hóa đơn bán hàng

□ Hóa đơn bán tài sản công

□ Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

□ Các loại hóa đơn khác

□ Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

5. Danh sách chứng thư số sử dụng:

STT

Tên tổ chức cơ quan chứng thực /cấp/công nhận chữ ký số, chữ ký điện tử

Số sê-ri chứng thư

Thời hạn sử dụng chứng thư số

Hình thức đăng ký (Thêm mới, gia hạn, ngừng sử dụng)

Từ ngày

Đến ngày

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn

STT

Tên loại hóa đơn ủy nhiệm

Ký hiệu mẫu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn ủy nhiệm

Tên tổ chức được ủy nhiệm

Mục đích ủy nhiệm

Thời hạn ủy nhiệm

Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật./.

 

 

…., ngày…tháng…năm…

NGƯỜI NỘP THUẾ

(Chữ ký số người nộp thuế)

Mẫu số: 01ĐKTĐ/HĐĐT

Trình tự, thủ tục trong giai đoạn chuyển đổi hoá đơn điện tử:

Bước 1:

Cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo Mẫu 41/TBTĐ-HĐĐT đến từng doanh nghiệp theo địa chỉ email đã đăng ký với cơ quan thuế để Thông báo đơn vị biết thuộc trường hợp nào dưới đây:

+ Áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả phí dịch vụ (trong 12 tháng, bắt đầu từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT theo quy định mới);

+ Áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế phải trả phí dịch vụ;

+ Áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế phải trả phí dịch vụ.

Bước 2:

Căn cứ Thông báo tại Bước 1 của cơ quan thuế, các doanh nghiệp thực hiện đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Mẫu đăng ký) bằng hình thức điện tử thông qua Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc có thể gửi trực tiếp đến Cổng điện tử – Hệ thống hóa đơn điện tử.

Ngay sau khi doanh nghiệp gửi Mẫu đăng ký, Cổng điện tử – Hệ thống hóa đơn điện tử sẽ phản hồi ngay Thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT tiếp nhận hoặc không tiếp nhận đến email của doanh nghiệp đã đăng ký trên Mẫu đăng ký.

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế sẽ phản hồi Thông báo chấp nhận hay không chấp nhận đến email của người nộp thuế đã đăng ký trên Mẫu đăng ký.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần rà soát kỹ địa chỉ email đã đăng ký trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để nhận được các thông tin về sau của cơ quan thuế.

Bước 3:

Việc xử lý hóa đơn giấy theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC còn tồn trước khi chuyển đổi hoá đơn điện tử:

Mẫu số: 01/TB-TNĐT

BỘ TÀI CHÍNH

TỔNG CỤC THUẾ

________

Số: …/TB-HĐĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

________________________

 …, ngày…tháng…năm…

 

                                                                                 

THÔNG BÁO

Về việc tiếp nhận/không tiếp nhận<tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử>

 

Kính gửi:

<Tên người nộp thuế: …>

<Mã số thuế của NNT:….>

 

<Trường hợp 1: Trường hợp tiếp nhận Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử >

Căn cứ <Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử – Mẫu số 01- Ban hành kèm theo Nghị định số… NĐ-CP> của người nộp thuế (NNT) gửi tới cơ quan thuế lúc… giờ… phút ngày … tháng … năm…., cơ quan thuế tiếp nhận <Tờ khai Mẫu số 01 đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử> của NNT, cụ thể như sau:

– Tên tờ khai:…………………………………………………………………. …………………………………….

– Mã giao dịch điện tử:…………………………………………………………………………………………….

Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử của người nộp thuế đã được cơ quan thuế tiếp nhận vào lúc…giờ…phút ngày…tháng…năm… Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử của người nộp thuế sẽ được cơ quan thuế tiếp tục kiểm tra.

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế tiếp nhận Tờ khai ghi trên thông báo này, cơ quan thuế sẽ trả Thông báo Mẫu 02 ban hành kèm theo Nghị định số …. về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký của NNT, trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế nêu rõ lý do không chấp nhận.

<Trường hợp 2: Trường hợp không tiếp nhận Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử biên lai điện tử>

Căn cứ <Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử – Mẫu số 01 – Ban hành kèm theo Nghị định số …/NĐ-CP> của người nộp thuế (NNT) gửi tới cơ quan thuế lúc… giờ… phút ngày … tháng … năm…., cơ quan thuế không tiếp nhận <Tờ khai Mẫu số 01 đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử> của NNT, cụ thể như sau:

– Tên tờ khai:………………………………………………………………………………………………………

– Mã giao dịch điện tử:…………………………………………………………………………………………..

– Lý do không tiếp nhận:…………………………………………………………………………………………

<Trường hợp 3: Trường hợp tiếp nhận Tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử>

Căn cứ <Tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử – Mẫu số 01- Ban hành kèm theo Nghị định số …/NĐ-CP> của người nộp thuế (NNT) gửi tới cơ quan thuế lúc… giờ… phút ngày … tháng … năm…., cơ quan thuế tiếp nhận <Tờ khai Mẫu số 01 đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử> của NNT, cụ thể như sau:

– Tên tờ khai: …………………

– Mã giao dịch điện tử: ………………

Tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử của người nộp thuế đã được cơ quan thuế tiếp nhận vào lúc…giờ…phút ngày…tháng…năm… Tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử của người nộp thuế sẽ được cơ quan thuế tiếp tục kiểm tra.

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế tiếp nhận Tờ khai ghi trên thông báo này, cơ quan thuế sẽ trả Thông báo Mẫu 02 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký của NNT, trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế nêu rõ lý do không chấp nhận.

<Trường hợp 4: Trường hợp không tiếp nhận Tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử>

Căn cứ <Tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử – Mẫu số 01- Ban hành kèm theo Nghị định số …/NĐ-CP> của người nộp thuế (NNT) gửi tới cơ quan thuế lúc… giờ… phút ngày … tháng … năm…., cơ quan thuế không tiếp nhận <Tờ khai Mẫu số 01 đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử> của NNT, cụ thể như sau:

– Tên tờ khai:…………………………………………………………………………………………………………

– Mã giao dịch điện tử;…………………     

– Lý do không chấp nhận:………………………………………………..

Trường hợp NNT/Quý đơn vị cần biết thêm thông tin chi tiết, xin vui lòng truy cập theo đường dẫn <http://www.xxx.gdt.gov.vn> hoặc liên hệ với <tên cơ quan thuế giải quyết hồ sơ> để được hỗ trợ.

Cơ quan thuế thông báo để người nộp thuế biết và thực hiện./.

 

 

<Chữ ký số của Tổng cục Thuế>

 

Ghi chú:

Chữ in nghiêng trong dấu <> nhằm mục đích giải thích rõ.

NNT chọn trường hợp thông báo tương ứng.

Mẫu số 01/TB-TNĐT

Ngay sau khi cơ quan thuế Thông báo chấp nhận việc đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/TB-TNĐT, doanh nghiệp thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu BC26/AC và lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu TB03/AC gửi đến cơ quan thuế theo hình thức điện tử.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————-

BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN

Quý………Năm………

  1. Tên tổ chức (cá nhân):………………………………………………………………..
  2. Mã số thuế:………………………………………………………………………………..
  3. Địa chỉ:………………………………………………………………………………………

Đơn vị tính: Số

Tên loại

hóa đơn

Ký hiệu

mẫu hóa đơn

Ký hiệu

hóa đơn

Số tồn đầu kỳ, mua/phát hành

trong kỳ

Số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ

Tổng số

Số tồn

đầu kỳ

Số mua/

phát hành

trong kỳ

Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy

Trong đó

Số lượng

đã sử dụng

Xóa bỏ

Mất

Hủy

Từ số

Đến số

Từ số

Đến số

Từ số

Đến số

Cộng

Số

lượng

Số

Số lượng

Số

Số lượng

Số

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

Hóa đơn

GTGT

01GTKT3/001

AA/13P

200

1

100

101

200

1

104

104

50

3

8,12,22

1

101

50

51

100

Hóa đơn

bán hàng

01GTGT3/001

                               

Phiếu

XKKVCNB

01XKNB3/001

                               
                                   

Cam kết báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên đây là đúng sự thật, nếu sai, đơn vị chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

Người lập biểu

(Ký, ghi rõ họ, tên)

…………, ngày……….. tháng………. năm………..

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu)

Mẫu BC26/AC báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn

Ví dụ mẫu BC26/AC - chuyển đổi hoá đơn điện tử

Tiếp đó, vào ứng dụng Báo cáo hóa đơn, chọn Mẫu Thông bảo hủy hóa đơn để cập nhất hóa đơn cần hủy, tại tiêu chí “ phương pháp hủy hóa đơn”, chọn:

+ Đối với hóa đơn giấy: ghi cắt góc;

+ Đối với hóa đơn điện tử: ghi hủy điện tử

==> Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng HĐĐT, chỉ cần liên hệ với Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để được hỗ trợ.

Bài viết về chuyển đổi hoá đơn điện tử với sự tham khảo nội dung từ bùi thuý hà trên đây hi vọng sẽ giúp kế toán viên thực hiện chuyển đổi hoá đơn dễ dàng, nhanh chóng, tránh sai sót. Truy cập thêm fanpage để cùng trao đổi về các thông tin nghiệp vụ nhé!

0 0 Bình chọn
Bình chọn
ok
0912.929.959
0973.241.678
0912.929.959
0982.929.939
Yêu cầu tư vấn