Chi phí nhân công thuê ngoài | Thực tế việc thuê nhân công bên ngoài ngày càng phổ biến, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp, công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, lĩnh vực dịch vụ, lĩnh vực sản xuất,… đòi hỏi DN có phương án chi phí nhân công thuê ngoài phù hợp để đưa vào khoản chi hợp lý tính thuế TNDN cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu qua bài viết ngay dưới đây.
Căn cứ quy định áp dụng
TT92/TT-BTC ngày 15/06/2016 hướng dẫn nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và giá trị gia tăng của cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh;
Khoản 1, Điều 6, TT 78/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định về các khoản chi phí được trừ;
Điểm a, Khoản 2, Điều 2 TT 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 về thu nhập từ tiền công, tiền lương;
Điểm i, Khoản 1, Điều 25 TT 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
Luật BHXH năm 2014;
Luật Lao động 2019
1. So sánh ưu và nhược điểm giữa 4 phương án khi DN sử dụng nhân công thuê ngoài
Nhân công thuê ngoài là việc Doanh nghiệp sử dụng sức lao động con người để thực hiện các công việc theo yêu cầu. Chi phí nhân công thuê ngoài được hiểu là số tiền mà Doanh nghiệp phải trả sau khi các nhân công này đã hoàn thành công việc theo thỏa thuận và hợp đồng đã ký kết.
Không thể đưa ra phương án chung cho tất cả các Doanh nghiệp tuy nhiên có thể xem xét dựa trên ưu điểm, nhược điểm của từng phương án để lựa chọn áp dụng:
(1) Tuy phải nộp toàn bộ thuế GTGT đầu ra và chịu thay người lao động 10% thuế TNCN nhưng bù lại, chi phí mà Doanh nghiệp bỏ ra để thuê nhân công lại khá rẻ. Thủ tục, hồ sơ theo phương án này cũng không quá phức tạp, nếu đúng và đầy đủ, Doanh nghiệp không lo bị truy thu về BHXH và thuế TNCN. Xét về độ an toàn, phương án 1 có thể coi là an toàn nhất.
(2) Nếu đứng trên góc độ là đội trưởng của nhóm giao khoán, chắc chắn các cá nhân sẽ không muốn đăng ký kinh doanh bởi ngoài phải thực hiện các thủ tục đăng ký, cá nhân sẽ phải trích một số khoản cho người lao động như đóng thuế TNCN, đóng BHXH. Chính vì thế, khi Doanh nghiệp thuê cá nhân kinh doanh cũng sẽ phải bỏ một khoản chi phí lớn hơn so với phương án 1.
(3) Phương án này tưởng chừng an toàn nhất bởi khi Doanh nghiệp có đầy đủ các hồ sơ cần thiết, việc được tính chi phí hợp lý là điều đương nhiên. Tuy nhiên, chi phí thuê công ty xây dựng khá đắt và Doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ về đối tác trước khi quyết định hợp tác, tránh rơi vào trường hợp mua bán hóa đơn dẫn đến bị loại toàn bộ chi phí khi quyết toán thuế.
(4) So với các phương án khác, phương án này tốn ít chi phí nhất nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro bị truy thuế thu TNCN và BHXH, đồng thời thủ tục, chứng từ khá nhiều, dẫn đến tốn nhiều thời gian và công sức của kế toán.
Ngoài mục đích tối ưu các loại thuế, Doanh nghiệp còn phải dựa vào các yếu tố khác như khối lượng công việc, tính chất ngành nghề kinh doanh để lựa chọn phương án thuê nhân công phù hợp.
VÍ DỤ: Công ty hoạt động trong lĩnh vực viễn thông, các dự án lắp đặt thiết bị thường kéo dài trong 2-3 tháng, số lượng nhân công không nhiều, Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phương án 1 hoặc phương án 4.
Ngược lại, Doanh nghiệp xây dựng, dự án kéo dài trong nhiều năm với số lượng nhân công lớn. Để đảm bảo chất lượng và tiến độ công trình cũng như quản lý tốt lao động, Doanh nghiệp nên thuê khoán công nhân cho cá nhân kinh doanh hoặc thuê công ty thầu xây dựng.
Một số Doanh nghiệp bị nhầm lẫn giữa phương án 1 và phương án 4, tức là Doanh nghiệp khoán cho một cá nhân không kinh doanh nhưng kế toán vẫn tiếp tục làm cam kết thu nhập theo mẫu 02 cho những lao động chỉ có thu nhập ở một nơi. Như vậy, Doanh nghiệp sẽ không khấu trừ 10% thuế TNCN của những lao động này. Cần lưu ý, khi Doanh nghiệp đã khoán việc cho 1 cá nhân không kinh doanh thì Doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế TNCN của tất cả các lao động trong đội đó không phân biệt lao động đó có thu nhập ở nhiều nơi hay không.
2. Thủ tục hồ sơ cho khoản chi phí nhân công thuê ngoài
2.1 Doanh nghiệp tự tìm nhân công
HỒ SƠ BAO GỒM:
– Hợp đồng khoán việc (mang tính chất dịch vụ), chứng minh thư, Hồ sơ người lao động nếu có
– Bảng chấm công, tính lương.
– Bản cam kết 02/CK-TNCN để tạm không khấu trừ thuế TNCN 10%.
*Điều kiện áp dụng bản cam kết 02/CK-TNCN là người lao động phải có MST tại thời điểm cam kết và chỉ có thu nhập tại 1 nơi, ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế.
2.2 Trường hợp thực hiện giao khoán công nhân cho 1 cá nhân kinh doanh
Về hoá đơn: trường hợp tiền công từ 100 triệu đồng/năm trở lên thì cơ quan thuế cấp hoá đơn lẻ, dưới 100 triệu/năm thì không cần hoá đơn.
HỒ SƠ BAO GỒM:
– Hợp đồng giao khoán nhân công
– Biên bản nghiệm thu
– Quyết toán khối lượng giao khoán
– Hóa đơn nhân công
2.3 Trường hợp thực hiện giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh
Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo mức thuế suất 10% trước khi chi trả cho cá nhân, không phân biệt cá nhân là đại diện cho nhóm cá nhân.
Về hoá đơn: CQT “KHÔNG” cấp hoá đơn
HỒ SƠ BAO GỒM:
– Hợp đồng giao khoán (có tính chất dịch vụ).
– Biên bản nghiệm thu khối lượng giao khoán hoàn thành.
– Xác nhận khối lượng giao khoán hoàn thành.
– Chứng minh nhân dân người làm đại diện và của từng lao động trong đội.
– Chứng từ thanh toán tiền mặt/ chứng từ ngân hàng đều được.
– Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
2.4 Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng
LƯU Ý: Trước khi lựa chọn công ty thầu xây dựng, Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ đối tác về tình trạng hoạt động kinh doanh, uy tín,…để tránh rủi ro về vấn đề mua bán hoá đơn, doanh nghiệp nợ, trốn thuế.
HỒ SƠ BAO GỒM:
– Hợp đồng giao khoán nhân công
– Biên bản nghiệm thu
– Biên bản xác nhận khối lượng giao khoán
– Quyết toán khối lượng giao khoán
– Hóa đơn VAT
– Ủy nhiệm chi thanh toán ngay
XEM THÊM:
3. Cách hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài (Theo TT 200)
1. Hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài trong trường hợp DN tự tìm nhân công (1) Trường hợp ký hợp đồng lao động cá nhân dưới 1 tháng Ghi nhận chi phí: Nợ TK 622 Có TK 334 Trích thuế TNCN 10% (nếu có): Nợ TK 334 Có TK 3335 Khi Thanh toán: Nợ TK 334 Có TK 111,112 (2) Trường hợp ký hợp đồng lao động cá nhân từ 1 tháng trở lên Ghi nhận chi phí: Nợ TK 622 Có TK 334 Trích bảo hiểm xã hội: Nợ TK 622,334 Có TK 338 Trích thuế TNCN 10% (nếu có): Nợ TK 334 Có TK 3335 Khi Thanh toán: Nợ TK 334 Có TK 111,112 | 2. Hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài trong trường hợp DN giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622 Có TK 331 Trích thuế TNCN 10%: Nợ TK 331 Có TK 3335 Khi Thanh toán: Nợ TK 331 Có TK 111,112 |
3. Hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài trong trường hợp DN thuê công ty thầu xây dựng Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622 Có TK 331 Khi Thanh toán: Nợ TK 331 Có TK 111,112 Có TK 111,112 | 4. Hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài trong trường hợp DN giao khoán công nhân cho 1 cá nhân kinh doanh Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622 Có TK 331 Khi Thanh toán: Nợ TK 331 Có TK 111,112 |
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây là những chia sẻ Kế Toán Việt Hưng về cách hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài trong các doanh nghiệp mong sẽ hữu ích cho các bạn kế toán ứng dụng vào cá phá sinh nghiệp vụ – Đừng quên Like Fanpage cập nhật thông tin hữu ích chia sẻ các khóa học.