Một doanh nghiệp vận hành ngày nay đôi khi sẽ không thể tránh khỏi tình trạng mua hàng mà không có hóa đơn. Đó có thể là hàng hóa đầu vào từ người dân, thuê vận chuyển cá nhân, nhà cá nhân hoặc nhân công cá nhân. Chắc hẳn, bạn đã từng gặp nhiều khó khăn trong vấn đề xử lý các chi phí không có hóa đơn, chứng từ cho doanh nghiệp của mình. Trong bài viết ngày hôm nay, Kế toán Việt Hưng sẽ giúp bạn có được cách xử lý chi phí không có hóa đơn tốt nhất. Bạn đọc hãy theo dõi nhé!
1. Quy định của nhà nước
Trước khi tìm hiểu cách xử lý chi phí không có hóa đơn – chứng từ, chúng ta sẽ cùng xem quy định của nhà nước cho trường hợp này như thế nào?
Theo Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định như sau:
Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN) trong các trường hợp:
+ Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
+ Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.
+ Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
+ Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
+ Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
+ Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
(**) Doanh nghiệp nếu muốn được ghi nhận là chi phí thì cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm:
+ Hợp đồng mua bán;
+ Hóa đơn, chứng từ thanh toán (có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản);
+ Biên bản bàn giao hàng hóa;
+ Bảng kê thu mua hàng hóa theo Mẫu 01/TNDN.
Một số lưu ý quan trọng cho người kế toán của doanh nghiệp đó là:
+ Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của DN ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực.
+ Giá mua hàng trên bảng kê thu mua phải tương tự như giá trên thị trường. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
+ Nếu mua hàng hóa, dịch vụ cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở nên thì yêu cầu cá nhân lập hóa đơn lẻ giao cho công ty và kê khai nộp thuế theo quy định.
+ Nếu thuê cá nhân dạng hợp đồng lao động thời vụ, hợp đồng giao khoán thì phải khấu trừ thuế TNCN.
2. Cách xử lý chi phí không có hóa đơn trong một số trường hợp
Trường hợp 1: Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của người dân, cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu <100 triệu/năm
Cách xử lý chi phí không có hóa đơn để được đưa vào chi phí cho trường hợp này:
Hồ sơ: Theo mục (**) ở phần trên + Bảng kê hàng hóa không theo Mẫu 01/TNDN.
Ví dụ:
+ Doanh nghiệp mua nông sản, thủy hải sản của người dân tự đánh bắt, sản xuất (trường hợp này không cần phân biệt doanh thu trên hay dưới 100 triệu/năm).
+ Doanh nghiệp thuê nhà cá nhân có doanh thu từ 100 triệu trở xuống. Hồ sơ cần có là hợp đồng thuê nhà, bảng kê theo mẫu 01/TNDN, chứng từ thanh toán và biên bản bàn giao nhà.
+ Doanh nghiệp mua xe ô tô của cá nhân. Hồ sơ bao gồm hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán và bảng kê mẫu 01/TNDN.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân kinh doanh có mức doanh thu trên 100 triệu/năm.
Cách xử lý chi phí không có hóa đơn để được đưa vào chi phí cho trường hợp này:
Ngoài chuẩn bị bộ hồ sơ theo mục (**), bạn cần yêu cầu hộ gia đình, cá nhân thực hiện kê khai thuế và nộp thuế theo đúng quy định của nhà nước. Lúc đó, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng để hộ gia đình, cá nhân kinh doanh giao lại cho doanh nghiệp của bạn.
Ví dụ: Doanh nghiệp mua văn phòng phẩm của cá nhân, hộ gia đình có doanh thu từ 100 triệu/năm trở lên. Hồ sơ như mục (**) + Hóa đơn bán hàng do cơ quan thuế cấp.
Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê cá nhân làm dịch vụ theo dạng thời vụ hoặc giao khoán.
Ví dụ:
Doanh nghiệp thuê lao động cá nhân, nhóm xây dựng, lắp đặt để lắp đặt vật tư. Nếu cá nhân lao động có doanh thu năm trên 100 triệu thì cá nhân đó phải lập hóa đơn lẻ do cơ quan thuế cấp và kê khai thuế, sau đó giao lại cho công ty.
Còn nếu doanh thu năm là dưới 100 triệu, công ty chuẩn bị hồ sơ như mục (**) bên trên. Nếu đó là cá nhân không kinh doanh thì khi chi trả từ 2 triệu đồng trở lên sẽ phải khấu trừ thuế TNCN là 10% trên thu nhập trước.
Trường hợp 4: Doanh nghiệp thuê nhà hoặc thuê xe của cá nhân.
Theo quy định của Khoản 2.5 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
+ Nếu doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ đi kèm bao gồm hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
+ Nếu trong hợp đồng mà tại mục thỏa thuận DN sẽ nộp thuế thay cho cá nhân thì khi đó hồ sơ sẽ cần có thêm chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
+ Nếu trong hợp đồng mà tại mục thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm thuế (Thuế GTGT, TNCN) và DN nộp thuế thay cho cá nhân thì khi đó DN sẽ được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản.
– Có thể hiểu ngắn gọn như này:
+ Nếu trong hợp đồng DN thỏa thuận sẽ chịu thuế thay: Nếu dưới 100 triệu/năm thì hồ sơ gồm HĐ thuê nhà và chứng từ thanh toán, còn nếu trên 100 triệu/năm thì hồ sơ cần thêm chứng từ kê khai và nộp thuế thay chủ nhà.
+ Nếu trong hợp đồng thể hiện là cá nhân sẽ chịu khoản thuế thì dù là trên hay dưới 100 triệu/năm hồ sơ vẫn sẽ có hợp đồng thuê nhà và chứng từ thanh toán.
Trường hợp 5: Doanh nghiệp mua xe ô tô của cá nhân, hộ gia đình (làm thủ tục sang tên đổi chủ, nộp lệ phí trước bạ).
Nguyên giá của ô tô được tính như sau: giá mua thực tế (được cơ quan chuyên môn thẩm định) + lệ phí trước bạ (khi sang tên cá nhân cho công ty) + chi phí khác.
Hồ sơ cần có bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký xe mang tên công ty, Giá mua xe (đã được thẩm định bởi cơ quan chuyên môn) và chứng từ lệ phí trước bạ + chứng từ chi phí khác + Bảng kê theo mẫu 01/TNDN.
Trường hợp 6: Doanh nghiệp quảng cáo trên các trang mạng trong và ngoài nước và thanh toán bằng thẻ ngân hàng không có hóa đơn GTGT.
Đối với quảng cáo nhà mạng trong nước, hồ sơ bao gồm: Hợp đồng đặt hàng qua email hoặc hình thức khác phù hợp với luật thương mại, luật giao dịch điện tử, luật CNTT + Hóa đơn GTGT + Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu chi phí là trên 20 triệu đồng).
Đối với quảng cáo nhà mạng quốc tế (không đăng ký thuế tại Việt Nam). Trường hợp này sẽ thường có các điều khoản giao kết ngay trên trang quảng cáo. Do vậy, bộ chứng từ cần thiết để xử lý chi phí không có hóa đơn cho trường hợp này đó là:
+ Văn bản đề xuất quảng cáo có chữ ký của lãnh đạo DN kèm theo bản in các điều khoản trên trang quảng cáo đó đưa ra (giá cả, phương thức quảng cáo, cách trả tiền, thời gian quảng cáo,…);
+ Chứng từ chứng minh được rằng yêu cầu quảng cáo của DN đã được thực hiện theo như đề xuất trên;
+ Chứng từ thanh toán: chứng minh việc DN thanh toán tiền trả cho trang quảng cáo;
+ Tờ khai và chứng từ nộp thuế nhà thầu nước ngoài theo quy định tại Thông tư số 78/2014 và số 103/2014).
Như vậy là bài viết này Kế Toán Việt Hưng đã tổng kết và chỉ ra một số hướng dẫn để bạn có cách xử lý chi phí không có hóa đơn một cách cẩn thận và tốt nhất. Chúng tôi hy vọng rằng đây sẽ là một bài viết hữu ích và giúp cho bạn có được tư liệu làm việc kế toán hiệu quả cho tương lai.