Từ ngày 1/4/2022, việc triển khai hóa đơn điện tử đã được áp dụng tại 57 tỉnh thành phố trực thuộc trung ương (6 tỉnh thành phố đã được triển khai áp dụng HĐĐT trước đó). Việc triển khai hóa đơn điện tử được coi là phù hợp với thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay.
Không chỉ thế, đây cũng được xem như là một trong những giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp, tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí cao. Độ an toàn, bảo mật thông tin của các đơn hàng trong doanh nghiệp, công ty cũng cao hơn. Tìm hiểu cách tra cứu hóa đơn điện tử trong bài viết hôm nay cùng Kế Toán Việt Hưng nhé!
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ban hành vào ngày 14/03/2011 quy định:
– Hóa đơn điện tử chính là các tập hợp về thông tin, dữ liệu với bên bán hàng hóa, cung ứng các dịch vụ được kế toán khởi tạo – lập – gửi – nhận – lưu trữ – quản lí các hóa đơn bằng điện tử có mã và không có mã của cơ quan Thuế.
– Các hóa đơn điện tử sẽ được tạo, lập và xử lý ngay trên hệ thống của máy tính đã được cấp mã số thuế và được lưu trữ ở trên máy tính của các đơn vị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại gì?
Theo Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ–CP ban hành đã nêu rõ các loại hóa đơn điện tử sẽ bao gồm các loại như sau
– Hóa đơn điện tử sẽ được phân thành:
+ Hóa đơn điện tử có mã (Mã này sẽ được cơ quan Thuế cung cấp cho các doanh nghiệp, tổ chức… một dãy số từ hệ thống của cơ quan Thuế tạo ra và một chuỗi kí tự được Cơ quan Thuế mã hóa dựa vào thông tin của bên bán lập ở trên hóa đơn): Là hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp các mã trước khi cá nhân doanh nghiệp, tổ chức thực hiện việc cung cấp các dịch vụ bán hàng hóa cho bên mua.
Ví dụ: Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn về việc bán hàng…
+ Hóa đơn điện tử không có mã số thuế chính là hóa đơn do tổ chức, cá nhân hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho bên mua nhưng mà những hóa đơn này sẽ không có mã số thuế.
Ví dụ: Phiếu thu cước vận chuyển hàng không, chứng từ về việc thu cước phí của vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ của ngân hàng…
Hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng đủ các nội dung
1. Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp pháp?
Căn cứ Theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT–BTC quy định:
– Hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng được các điều kiện sau
+ Phải đảm bảo được dộ tin cậy, toàn vẹn của tất cả các thông tin có trong hóa đơn điện tử từ khi tổ chức, cá nhân tạo ra.
+ Tất cả các thông tin có trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh nhất khi cần.
2. Nội dung cần có của một hóa đơn điện tử:
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 6 Thông tư 32/2011/TT–BTC nội dung của một hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng đầy đủ:
– Tên, kí hiệu hóa đơn, kí hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của đại diện bên Bán.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của đại diện bên Mua.
– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa, dịch vụ đó; thành tiền ghi bằng cả chữ và số. (Một điểm lưu ý ở nội dung của hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá chưa có thuế giá trị gia tăng phải có thêm dòng thuế suất thuế giá trị giá tăng, cộng cả 2 dòng này lại để thành tổng số tiền cần phải thanh toán bao gồm thuế).
– Chữ kí điện tử theo quy luật của Pháp luật ở bên Bán; ngày – tháng – năm lập và gửi hóa đơn điện tử.
– Hóa đơn điện tử cần phải được viết bằng Tiếng việt, nếu trong trường hợp hóa đơn có thêm tiếng nước ngoài, kế toán cần phải đặt trong ngoặc đơn hay đặt ngay dưới dòng Tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn chữ Chính.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên cơ quan Thuế
– Bước 1: Truy cập vào WEBSITE tra cứu thông tin về hóa đơn của Tổng cục thuế, đường Link của web:https://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
– Bước 2: Chọn tra cứu một hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn. Với trường hợp tra cứu nhiều hóa đơn thì chúng ta phải có 1 file excel thông tin về hóa đơn cần tra, thiết kế theo quy định như trên website tra cứu của Tổng cục Thuế.
– Bước 3: Chúng ta cần phải nhập đầy đủ tất cả 5 (*) ở phần điều kiện tra cứu
+ Mã số thuế người bán HHDV.
+ Mẫu số.
+ Ký hiệu hóa đơn
+ Hóa đơn bưu chính viễn thông ( Phần này sẽ chọn vào nếu như đó là doanh nghiệp có hóa đơn bưu điện, bưu chính viễn thông, invoice).
+ Mã xác thực chúng ta cần nhập lại đúng với hình ảnh đưa ra trên hệ thống.
+ Nhấn vào phần tìm kiếm.
– Bước 4: Kết quả tra cứu hóa đơn, kết quả đúng với hóa đơn giá trị gia tăng thì sẽ ra được kết quả như sau:
Khi nhấn vào tra cứu, chúng ta muốn xem thông tin đầy đủ như hình minh họa dưới thì chỉ cần nhấn vào xem thông tin chi tiết tại đây
* Đối với kết quả tìm kiếm được như trên thì có nghĩa hóa đơn này hợp pháp, đầy đủ các phần:
– Thông tin về người bán.
– Thông tin của hóa đơn.
– Thông tin của doanh nghiệp.
* Còn nếu kết quả không xuất hiện như trên mà chỉ có thông tin người bán hay chỉ có thông tin hóa đơn thì hóa đơn đó có nghĩa là chưa được thông báo phát hành hoặc làm thông báo phát hành nhưng chưa được cơ quan Thuế chấp thuận….
* Đối với trường hợp không tìm thấy kết quả, có nghĩa hóa đơn đó chưa được kê khai hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123
Đối với các tỉnh không thuộc 6 địa bàn: Hà Nội, Quảng Ninh, Hải Phòng, Bình Định, Tp Hồ Chí Minh, Phú Thọ sẽ tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT–BTC Nghị định 123/2021/NĐ–CP.
– Bước 1: Truy cập vào trang chủ của hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế https://www.hoadondientu.gdt.gov.vn
– Bước 2: Nhấn vào mục Tra cứu hóa điện tử
Bước này chúng ta cần phải nhập tất cả các thông tin bắt buộc được thể hiện rõ ở (*).
+ MST người bán.
+ Loại hóa đơn (Trong mục loại hóa đơn chúng ta phải chọn hóa đơn tương ứng với mục hóa đơn muốn tìm. Ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng hay là hóa đơn bán hàng,…..).
+ Kí hiệu hóa đơn (Trong phần kí hiệu hóa đơn, cần phải lưu ý một điểm đó là khi nhập kí hiệu chúng ta cần phải bỏ bớt đi 1 số đầu tiên).
Ví dụ: Kí hiệu trên hóa đơn của chúng ta là 1C21TCN thì phải bỏ bớt số 1 đầu tiên sẽ còn lại C21TCN.
+ Số hóa đơn có thể được nhập dưới cả 2 định dạng gồm từ 1 chữ số hay tối đa 8 chữ số.
+ Tổng tiền thanh toán sẽ phải nhập tổng tiền thanh toán ở hóa đơn bằng số.
– Bước 3: Khi đã nhập hoàn tất các bước chúng ta sẽ phải nhập đúng mã captcha.
– Bước 4: Nhấn vào mục Tìm kiếm khi đã hoàn thành tất cả các bước.
– Có một điểm lưu ý nếu như hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế hợp pháp ( được hiểu là đã được Cơ quan Thuế cấp mã) kết quả trả về như hình dưới đây.
– Nếu như kết quả nhận được không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm – Có nghĩa hóa đơn tra cứu này không tồn tại. Doanh nghiệp cần phải kiểm tra lại tất cả các thông tin chúng ta nhập đã chính xác chưa. Nhấn tìm kiếm lại thêm một lần nữa
+ Nếu như kế quả các thông tin đã đúng nhưng vẫn không hiển thị được hóa đơn trên tra cứu hóa đơn, chúng ta cần phải liên hệ với bên bán để kiểm tra lại hóa đơn đó.
Bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết cách để chúng ta có thể tra cứu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng hợp pháp hay là không hợp với 2 cách: theo cách cũ, theo cách mới Thông tư 78, Nghị định 123 với các tỉnh không thuộc 6 địa bàn đã nêu rõ ở Thông tư. Còn rất nhiều các nội dung quan trọng liên quan đến nghiệp vụ kế toán mà bạn cần quan tâm đó! Xem thêm nhiều thông tin hữu ích qua fanpage về kế toán nhé!