Kế toán hộ kinh doanh đang đối mặt với những thay đổi quan trọng trước ngày 1/6/2025. Liệu bạn đã nắm rõ những việc cần làm để tránh rủi ro và tối ưu hóa hoạt động? Trung tâm Kế Toán Việt Hưng sẽ là kim chỉ nam giúp bạn giải mã mọi khúc mắc. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu về các quy định mới nhất, giúp bạn chủ động chuẩn bị và thực hiện đúng các nghiệp vụ kế toán hộ kinh doanh, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Kế toán hộ kinh doanh cần làm gì trước ngày 1.6.2025?
1. Kế toán hộ kinh doanh cần kiểm tra lại mức doanh thu khoán đã được CQT xác định từ đầu năm 2025
Từ 01/6/2025, hộ kinh doanh có doanh thu khoán năm 2025 từ 1 tỷ đồng trở lên (do Chi cục Thuế ấn định đầu năm) phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền. Doanh thu này không dựa trên thực tế từ tháng 1-5 mà dựa trên thông báo khoán đầu năm. Hộ kinh doanh cần kiểm tra thông báo để xác định mình có thuộc diện áp dụng không và chuẩn bị kịp thời. Nếu doanh thu khoán không phù hợp (quá cao/thấp), cần liên hệ Chi cục Thuế để điều chỉnh trước 01/6/2025, cung cấp thông tin hoặc giải trình để đảm bảo đúng quy mô kinh doanh.
Ví dụ thực tế– Trường hợp 1: Hộ kinh doanh A nhận thông báo đầu năm 2025 với doanh thu khoán 1,2 tỷ đồng. Dù thực tế 5 tháng đầu năm chỉ đạt 400 triệu đồng, A vẫn phải dùng hóa đơn điện tử có mã từ 01/6/2025 vì doanh thu khoán vượt 1 tỷ đồng.
– Trường hợp 2: Hộ kinh doanh B được khoán 800 triệu đồng nhưng dự kiến doanh thu thực tế năm 2025 vượt 1,5 tỷ đồng. B cần liên hệ Chi cục Thuế trước 01/6/2025 để điều chỉnh mức khoán cho phù hợp, tránh vi phạm quy định về hóa đơn điện tử.
2. Kế toán hộ kinh doanh cần tìm hiểu các quy định về xử phạt và cách xử lý khi có sai sót
Hộ kinh doanh cần nắm rõ các mức phạt liên quan đến việc không xuất hóa đơn, xuất sai, hoặc không truyền dữ liệu đúng hạn. Đồng thời, nên tìm hiểu cách xử lý khi hóa đơn điện tử bị sai (hủy, điều chỉnh) để tránh vi phạm
3. Kế toán hộ kinh doanh cần tìm hiểu và chuẩn bị cho việc kết nối dữ liệu với cơ quan thuế
Hộ kinh doanh cần đảm bảo hệ thống máy tính tiền hoặc phần mềm hóa đơn điện tử được kết nối ổn định với Tổng cục Thuế để truyền dữ liệu hóa đơn theo thời gian thực. Nên kiểm tra kết nối mạng, thiết bị phần cứng (máy tính, điện thoại) và đăng ký tài khoản trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế để nhận thông báo hoặc tra cứu dữ liệu.
4. Kế toán hộ kinh doanh cần chọn lựa máy tính tiền phù hợp và làm quen với các thao tác trước khi bắt buộc sử dụng.
Chọn máy tính tiền phù hợp với loại hình kinh doanh (cửa hàng, quán ăn…), đảm bảo được Tổng cục Thuế công nhận. Cài đặt, chạy thử máy ít nhất 2 tuần để quen thao tác in hóa đơn, gửi dữ liệu thuế và xử lý tình huống. Ký hợp đồng với nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín (như Viettel Money, VNPT, BKAV) để tích hợp hệ thống thuế. Yêu cầu nhà cung cấp đào tạo hoặc cung cấp tài liệu hướng dẫn.
Ví dụ thực tếMột quán cà phê nhỏ chọn máy tính tiền của EasyPos tích hợp hóa đơn điện tử. Họ chạy thử 2 tuần, nhân viên học cách in hóa đơn, kiểm tra dữ liệu gửi thuế. Khi khách hàng yêu cầu hóa đơn, nhân viên chỉ mất 30 giây để xuất hóa đơn đúng quy định, tránh sai sót khi CQT kiểm tra.
5. Kế toán hộ kinh doanh cần đào tạo nhân viên và truyền thông với khách hàng về hóa đơn điện tử
Nếu hộ kinh doanh có nhân viên, cần tổ chức đào tạo ngắn về cách sử dụng máy tính tiền và quy trình xuất hóa đơn. Đồng thời, thông báo cho khách hàng quen về sự thay đổi này (qua bảng thông báo tại cửa hàng, tin nhắn, hoặc mạng xã hội) để họ làm quen với việc nhận hóa đơn điện tử.
6. Kế toán hộ kinh doanh cần dự trù chi phí và ngân sách cho việc chuyển đổi
Việc mua máy tính tiền, phần mềm, hoặc thuê dịch vụ kế toán sẽ phát sinh chi phí. Hộ kinh doanh cần lập kế hoạch tài chính trước để tránh bị động, đồng thời tìm hiểu các chương trình hỗ trợ từ nhà cung cấp thiết bị hoặc cơ quan thuế (nếu có).
7. Kế toán hộ kinh doanh cần rà soát lại các nhà cung cấp và đề nghị xuất hóa đơn cho các chi phí đầu vào.
Do sử dụng hóa đơn điện tử, chi phí đầu vào phải có hóa đơn hợp lệ để được tính thuế. Cần:
– Kiểm tra và làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo xuất hóa đơn điện tử.
– Lập danh sách nhà cung cấp không xuất hóa đơn điện tử.
– Xây dựng lộ trình chuyển đổi sang nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu trước 6/2025.
– Lưu trữ hóa đơn điện tử (PDF/XML) để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Ví dụ thực tếCông ty A mua nguyên liệu từ nhà cung cấp X, nhưng X chỉ cung cấp hóa đơn giấy. A yêu cầu X chuyển sang xuất hóa đơn điện tử. Nếu X không đáp ứng, A tìm nhà cung cấp Y, đã sử dụng hóa đơn điện tử, để thay thế trước 6/2025. Hóa đơn từ Y được lưu dưới dạng PDF/XML trên hệ thống kế toán, giúp A dễ dàng cung cấp khi cơ quan thuế kiểm tra.
8. Kế toán hộ kinh doanh cần đối chiếu và ghi nhận lại toàn bộ hàng hóa, tài sản, công nợ để ghi sổ đầy đủ, chuẩn xác.
Hộ kinh doanh cần kiểm kê toàn bộ hàng hóa, tài sản, công nợ để ghi sổ chính xác. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp minh bạch. Kiểm kê kho, máy móc, công nợ để nắm rõ hiện trạng, quản lý dòng tiền và lập sổ sách rõ ràng. Dùng công cụ số hóa như Google Sheets, Excel để lưu trữ, đồng bộ dữ liệu, giảm sai sót.
Ví dụ thực tếMột tiệm tạp hóa nhỏ kiểm kê hàng tồn (gạo, mì, dầu ăn…), liệt kê thiết bị (tủ lạnh, quạt), ghi lại công nợ (nợ nhà cung cấp 5 triệu, khách nợ 2 triệu). Họ nhập dữ liệu vào Google Sheets, chia cột: Tên hàng, Số lượng, Giá trị, Công nợ. Khi dùng hóa đơn điện tử, dữ liệu này dễ dàng đồng bộ, giúp chủ tiệm theo dõi tồn kho và dòng tiền chính xác, tránh nhầm lẫn so với ghi chép tay.
9. Kế toán hộ kinh doanh cần luôn luôn xuất hóa đơn cho mọi giao dịch mà không phân biệt khách có nhận hay không.
Mỗi giao dịch bán hàng phải xuất hóa đơn, dù khách có lấy hay không, vì dữ liệu được gửi trực tiếp đến cơ quan thuế. Việc này đảm bảo tuân thủ luật, tăng uy tín và dễ đối chiếu sổ sách. Thiết lập quy trình để nhân viên tự động xuất hóa đơn ngay khi giao dịch xong, có thể gửi hóa đơn qua email/Zalo nếu khách không lấy bản cứng.
Ví dụ thực tếMột quán cà phê nhỏ áp dụng quy trình: sau mỗi đơn hàng, nhân viên nhập thông tin vào máy POS, xuất hóa đơn điện tử ngay lập tức. Khách không lấy hóa đơn thì nhận bản mềm qua Zalo hoặc email. Khi cơ quan thuế kiểm tra, quán dễ dàng cung cấp đầy đủ dữ liệu, tránh sai sót và phạt.
10. Kế toán hộ kinh doanh cần theo dõi và ghi chép chi tiết chi phí, công nợ, kể cả các khoản nhỏ lẻ thanh toán bằng tiền mặt.
Ghi chép đầy đủ mọi chi phí, công nợ, kể cả khoản nhỏ lẻ bằng tiền mặt (như mua văn phòng phẩm, trả lương, vận chuyển) để tránh thất thoát và đảm bảo minh bạch khi quyết toán thuế. Sử dụng sổ tay hoặc ứng dụng như MISA để ghi rõ khoản chi, lý do, đối tượng, số tiền. Luôn lấy biên nhận/hóa đơn để đối chiếu.
Ví dụ thực tếThanh toán tiền cà phê họp khách (200.000 VNĐ): Nhập vào MISA với chi tiết “Chi phí tiếp khách, quán DEF, 17/5/2025”, kèm hóa đơn.
11. Kế toán hộ kinh doanh cần kiểm tra danh sách người lao động và chuẩn bị hồ sơ tham gia đóng BHXH bắt buộc theo quy định Luật BHXH 2024.
Từ 01/01/2026, theo Luật BHXH 2024, hộ kinh doanh sử dụng lao động thường xuyên phải đóng BHXH bắt buộc. Cần:
– Lập danh sách nhân sự: Ghi rõ thông tin cá nhân, hợp đồng, thời gian làm việc, mức lương.
– Liên hệ cơ quan BHXH: Tìm hiểu quy trình đăng ký, mức đóng cho lao động toàn thời gian/bán thời gian.
– Chuẩn bị hợp đồng lao động đúng quy định để tránh rủi ro.
Ví dụ thực tếHộ kinh doanh A có 3 nhân viên: 2 người làm toàn thời gian (lương 8 triệu/tháng), 1 người bán thời gian (4 triệu/tháng). Chủ hộ cần:
– Lập bảng danh sách: Họ tên, CMND/CCCD, loại hợp đồng, lương.
– Liên hệ BHXH quận/huyện để hỏi mức đóng (ví dụ: 8% lương cho BHXH, 1.5% cho BHYT từ phía người lao động).
– Ký hợp đồng lao động chuẩn với nhân viên, đảm bảo ghi rõ thời gian làm việc, lương, quyền lợi BHXH.
12. Kế toán hộ kinh doanh cần tham gia các khoá học kế toán cho hộ kinh doanh hoặc thuê dịch vụ kế toán để ghi chép và kiểm soát doanh thu cùng chi phí.
Để quản lý tài chính hiệu quả khi dùng hóa đơn điện tử, bạn nên:
– Học kế toán cơ bản để tự theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ, lãi lỗ.
– Hoặc thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, chọn đơn vị quen làm với hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử và máy tính tiền.
– Yêu cầu báo cáo tài chính định kỳ (tháng/quý) để nắm rõ tình hình kinh doanh, tránh sai sót.
Ví dụ thực tếAnh A mở quán cà phê, sử dụng hóa đơn điện tử để ghi nhận doanh thu. Anh thuê dịch vụ kế toán với chi phí 2 triệu/tháng. Họ giúp anh theo dõi tiền bán hàng, chi phí nguyên liệu, lương nhân viên, và cung cấp báo cáo lãi lỗ hàng tháng. Nhờ đó, anh A biết được tháng nào lãi 10 triệu, tháng nào lỗ 3 triệu, từ đó điều chỉnh giá bán và chi phí để kinh doanh hiệu quả hơn.
13. Xem xét việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang Công ty TNHH khi quy mô hoạt động đã mở rộng.
Khi Hộ kinh doanh có doanh thu lớn, thuê nhiều lao động, hoặc muốn mở rộng, nên cân nhắc chuyển lên Công ty TNHH một thành viên để:
– Có tư cách pháp nhân, dễ vay vốn, ký hợp đồng.
– Hạch toán rõ ràng, đưa lương chủ doanh nghiệp vào chi phí hợp lý (tiết kiệm thuế TNDN).
– Tận dụng ưu đãi thuế cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (ví dụ: giảm thuế TNDN, miễn thuế trong thời gian đầu).
LƯU Ý: Cần tham khảo kế toán/pháp lý để đánh giá chi phí chuyển đổi (vốn, thủ tục, BHXH).
Hộ kinh doanh A bán hàng online, doanh thu 3 tỷ/năm, thuê 10 nhân viên. Khi chuyển thành Công ty TNHH, A được giảm 50% thuế TNDN trong 2 năm đầu (theo chính sách hỗ trợ DNNVV), dễ dàng ký hợp đồng với đối tác lớn và vay vốn ngân hàng nhờ tư cách pháp nhân.
XEM THÊM: Nên Chuyển Đổi Hộ Kinh Doanh Kê Khai Hay Thành Lập Công Ty?
MIỄN PHÍ TƯ VẤN – HỌC THỬ KHOÁ HỌC KẾ TOÁN |
Hành động ngay để kế toán hộ kinh doanh sẵn sàng trước 1/6/2025. Kế Toán Việt Hưng luôn bên bạn. Thắc mắc nghiệp vụ? Để lại bình luận ngay dưới bài viết hoặc tham gia Zalo Page hỗ trợ 1:1 siêu tiện! Cập nhật ưu đãi nóng hổi cho khóa học kế toán tổng hợp – thuế và gói dịch vụ đa lĩnh vực.