Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một yêu cầu quan trọng mà mọi doanh nghiệp phải tuân thủ, nhưng liệu bạn đã thực hiện đúng hạn? Chậm nộp báo cáo này có thể khiến công ty bạn đối mặt với mức phạt lên đến 20 triệu đồng! Hãy cùng Trung tâm Kế Toán Việt Hưng khám phá những điều cần lưu ý về quy định này và cách tránh những rủi ro không đáng có. Đừng để sai sót nhỏ trở thành gánh nặng lớn cho doanh nghiệp của bạn!
1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động: Ai phải nộp?
– Người sử dụng lao động: Bao gồm tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc theo thỏa thuận (theo khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019).
– Đơn vị hoạt động cụ thể:
- Doanh nghiệp có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Tổ chức, hợp tác xã sử dụng lao động.
- Hộ gia đình hoặc cá nhân thuê lao động (phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ).
TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT:
– Nếu sử dụng lao động nước ngoài, phải nộp báo cáo riêng theo Mẫu 07/PLI (Nghị định 152/2020/NĐ-CP).
– Trong khu công nghiệp, khu kinh tế, phải báo cáo thêm cho Ban quản lý khu công nghiệp/khu kinh tế.
NGOẠI LỆ: Các đơn vị không sử dụng lao động nào (không thuê mướn ai) không phải nộp báo cáo.
1.1 Nội dung báo cáo tình hình sử dụng lao động
Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2025 theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP (đính kèm biểu mẫu).
1.2 Vậy hộ kinh doanh có phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng lao động không?
– Hộ kinh doanh (hộ gia đình kinh doanh) phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nếu hộ đó có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc theo thỏa thuận (theo khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019).
– Quy định này áp dụng chung cho người sử dụng lao động, bao gồm hộ gia đình, cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức, hợp tác xã (khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP).
→ Nếu HỘ KINH DOANH không sử dụng lao động nào (chỉ chủ hộ tự làm), thì không phải nộp.
LÝ DO:
– Nhiều tài liệu hướng dẫn (như từ Sở LĐ-TB&XH TP.HCM qua CV 11352/SLĐTBXH-VLATLĐ năm 2024 hoặc Công văn 25985/SLĐTBXH-VLATLĐ năm 2023) thường tập trung vào doanh nghiệp, nên dễ gây nhầm lẫn. Tuy nhiên, các văn bản gốc (Bộ luật và Nghị định) rõ ràng bao gồm hộ gia đình/cá nhân có sử dụng lao động.
– Hộ kinh doanh không phải đăng ký số lao động dự kiến khi thành lập (theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP), nhưng khi đã sử dụng lao động thực tế, họ phải tuân thủ các nghĩa vụ lao động (hợp đồng, BHXH, và báo cáo).
2. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
– Theo quy định mỗi năm, DN sẽ phải thực hiện báo cáo định kỳ 06 tháng về tình hình thay đổi lao động 02 lần. Hoàn thành gửi báo cáo trên Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc gửi trực tuyến về Sở Nội vụ.
– Hạn cuối báo cáo tình hình thay đổi lao động trong 06 tháng đầu năm là trước ngày 05/6. Hạn cuối báo báo cáo tình hình thay đổi lao động cuối năm là trước ngày 05/12 của năm đó.
– Sau thời gian quy định nêu trên, Sở Nội vụ KHÔNG TIẾP NHẬN báo cáo; đồng thời Sở Nội vụ sẽ tổng hợp tình hình thực hiện làm cơ sở để xác nhận việc chấp hành các quy định pháp luật khi có yêu cầu của các cơ quan.
→ Tránh vi phạm hành chính theo Khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
>>XEM THÊM: Cách Lập Tờ Khai Danh Sách Số Tiền Nộp Thuế TNCN Đã Nộp Thay Cá Nhân Trên HTKK
3. Hướng dẫn chi tiết cách ghi Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động (Mẫu số 01/PLI)
Tại Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP), Mẫu 01/PLI là biểu mẫu chuẩn dùng để báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động.
– Dựa trên hợp đồng lao động, sổ sách nhân sự, dữ liệu BHXH, và báo cáo kỳ trước. Số liệu phải tính đến cuối tháng 5 (báo cáo 6 tháng đầu năm) hoặc cuối tháng 12 (báo cáo cả năm).
– Người điền: Người đại diện theo pháp luật hoặc bộ phận nhân sự.
(1) Sở Nội vụ; cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện
(2) Vị trí việc làm phân loại theo:
– Cột (8) Nhà quản lý: Nhóm này bao gồm những nhà lãnh đạo, quản lý làm việc trong các ngành, các cấp và trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có giữ các chức vụ, có quyền quản lý, chỉ huy, điều hành từ trung ương tới cấp xã;
– Cột (9) Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Nhóm này bao gồm những nghề đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và kinh nghiệm ở trình độ cao (đại học trở lên) trong lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, giáo dục, kinh doanh và quản lý, công nghệ thông tin và truyền thông, luật pháp, văn hóa, xã hội;
– Cột (10) Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Nhóm này bao gồm những nghề đòi hỏi kiến thức và kinh nghiệm ở trình độ bậc trung (cao đẳng, trung cấp) về các lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, kinh doanh và quản lý, luật pháp, văn hóa, xã hội, thông tin và truyền thông, giáo viên, giáo dục, công nghệ thông tin.
4. Hình thức nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Các đơn vị có thể lựa chọn một trong 02 hình thức sau:
CÁCH 1: Đơn vị gửi báo cáo về Sở Nội vụ theo hình thức trực tuyến, bằng cách:
+ Truy cập:
File Excel Mẫu số 01/PLI báo cáo tình hình sử dụng lao động: TẢI VỀ
File Word Mẫu số 01/PLI báo cáo tình hình sử dụng lao động: TẢI VỀ
+ Hoặc Quét mã QR code để truy cập đường link
Báo cáo gửi trực tuyến bao gồm các thông tin chung, bản scan báo cáo có ký tên, đóng dấu đỏ (dạng tập tin *.pdf) và bản mềm (dạng tập tin Excel: *.xls, *.xlsx) để thuận tiện trong công việc theo dõi và tổng hợp.
CÁCH 2: Nộp tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Đơn vị thực hiện “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động” tại Cổng thông tin điện tử: https://dichvucong.gov.vn/
Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động Online
BƯỚC 1: Truy cập đăng nhập web https://dichvucong.gov.vn/
BƯỚC 2: Đơn vị cắm USB Token chữ ký số vào máy tính để đăng nhập tài khoản
LƯU Ý:
– Trường hợp máy tính chưa cài đặt công cụ ký điện tử, hệ thống hiển thị thông báo. Đơn vị thực hiện tải về và cài đặt Công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số tại mục “tại đây”.
– Trường hợp Đơn vị chưa có tài khoản thì thực hiện đăng ký mới tại mục “Chưa có tài khoản? Đăng ký”
BƯỚC 3: Nhập từ khoá “báo cáo tình hình sử dụng lao động” vào thanh công cụ Tìm kiếm.
HIỂN THỊ KẾT QUẢ: “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động“
BƯỚC 4: Góc phải màn hình có hiển thị nút “Nộp trực tuyến” dành cho đơn vị.
BƯỚC 5:Hoàn tất thủ tục. Sau khi thực hiện kê khai, đơn vị bấm vào nút “Đăng ký”, hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.
BƯỚC 6:Khi màn hình hiện lên bảng “Chúc mừng Doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công!” bấm nút “Thoát” kết thúc.
5. Phạt tới 20 triệu đồng các đơn vị chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động sau 5/12?
Tại Điểm c Khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;
Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022, nếu người sử dụng lao động là cá nhân không nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động đúng thời hạn, sẽ bị xử phạt từ 5 đến 10 triệu đồng.
Đối với người sử dụng lao động là tổ chức, mức phạt sẽ gấp đôi, từ 10 đến 20 triệu đồng, nếu không thực hiện báo cáo đúng hạn.
Đừng để bị phạt vì chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc về nghiệp vụ kế toán, đừng ngần ngại để lại bình luận dưới bài viết của chúng tôi để nhận hỗ trợ 1:1. Cập nhật ưu đãi hấp dẫn cho các khóa học kế toán tổng hợp – thuế và các gói dịch vụ kế toán đa lĩnh vực. Hãy hành động ngay hôm nay!
BÀI LIÊN QUAN
Các Công Việc Của Kế Toán Cuối Năm 2025 – Đầu Năm 2026
Bộ Hồ Sơ – Cách Hạch Toán Hàng Hóa Bị Hư Hỏng Theo Thông Tư 200 – 133
Hạch Toán Doanh Thu Chưa Thực Hiện Dài Hạn Và Ngắn Hạn
Kiểm Tra Thuế Hộ Kinh Doanh – 21 Dấu Hiệu Rủi Ro Cần Lưu Ý
Hạch Toán Doanh Thu Chưa Thực Hiện 3387: Khoản Học Phí Thu Trước Nhiều Kỳ
