Các Công Việc Của Kế Toán Cuối Năm 2025 – Đầu Năm 2026

Công việc của kế toán cuối năm luôn là một thử thách lớn, khi phải hoàn tất các báo cáo tài chính và chuẩn bị cho những thay đổi quan trọng. Nhưng bạn đã biết hết các nhiệm vụ quan trọng của kế toán trong giai đoạn cuối năm 2025 và đầu năm 2026. Trung tâm Kế Toán Việt Hưng chia sẻ những công việc cần làm để đảm bảo công tác kế toán luôn chính xác và kịp thời. Cùng khám phá ngay các bước cần thiết!

1. Về Đối chiếu công nợ

Công việc của kế toán cuối năm không thể thiếu bước đối chiếu công nợ, là quá trình so sánh số dư các khoản phải thu và phải trả trên sổ sách kế toán với số liệu thực tế từ đối tác. Đây là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, đồng thời tránh rủi ro tài chính và thuế.

– Ảnh hưởng đến dòng tiền và thanh khoản: Đối chiếu công nợ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch thu/chi tiền chính xác, tránh thiếu hụt khi ngân sách.

– Tránh rủi ro thuế: Sai sót trong đối chiếu có thể dẫn đến ghi nhận chi phí sai kỳ, làm doanh nghiệp bị loại trừ chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, tăng thuế phải nộp.

THỰC HIỆN

– Lập biên bản xác nhận: Gửi thư hoặc biên bản đối chiếu công nợ đến các đối tác lớn, yêu cầu xác nhận số dư vào cuối năm. Nếu không phản hồi trong 30 ngày, ghi chú lại để chứng minh sự nỗ lực.

– Xử lý sai lệch: Khi phát hiện chênh lệch (ví dụ: công nợ phải thu 50 triệu nhưng đối tác chỉ xác nhận 40 triệu), kiểm tra nguyên nhân, điều chỉnh ngay và lưu chứng từ làm cơ sở nếu bị kiểm tra thuế.

VD 1: Giả sử công ty bạn bán hàng cho khách A với hóa đơn 200 triệu ngày 15/12/2025, nhưng quên hạch toán phải thu. Cuối năm, đối chiếu phát hiện chênh lệch 200 triệu. Nếu không điều chỉnh kịp, năm 2026 bạn mới ghi nhận doanh thu 2025 → Chi phí liên quan (như khấu hao) bị lệch kỳ, CQT có thể loại trừ chi phí của năm 2025 (dẫn đến nộp thêm ~40 triệu thuế TNDN, tính 20% trên khoản chênh lệch). Ngược lại, nếu ghi nhận thừa phải trả nhà cung cấp B 100 triệu, bạn có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào sai, mất quyền khấu trừ 10% (giả sử thuế suất 10%).

2. Về Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Công việc của kế toán cuối năm không thể thiếu bước trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, giúp doanh nghiệp dự phòng rủi ro khi khách hàng chậm hoặc không trả được nợ. Đây không phải là xóa nợ, mà là ghi nhận chi phí dự phòng để báo cáo tài chính phản ánh chính xác tình hình.

– Giúp doanh nghiệp ước tính lỗ tiềm ẩn từ nợ xấu, tránh sai lầm như vay tiền dựa trên phải thu “ảo”.

– Trích lập không đúng có thể dẫn đến việc cơ quan thuế loại trừ chi phí dự phòng khỏi chi phí được trừ, khiến doanh nghiệp phải nộp thêm thuế TNDN (thuế suất 20%).

– Giảm rủi ro dòng tiền, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch thu hồi nợ hiệu quả vào đầu năm 2026.

THỰC HIỆN

– Xác định khoản nợ quá hạn: Liệt kê tất cả khoản nợ tại ngày 31/12/2025, tính thời gian quá hạn và áp dụng mức trích lập.

+ Doanh nghiệp thông thường: Quá hạn 6 tháng đến 1 năm (30%), 1 đến 2 năm (50%), v.v.

+ Doanh nghiệp viễn thông/bán lẻ: Mức trích lập tương tự nhưng áp dụng cho nợ quá hạn từ 3 tháng.

– Hạch toán kế toán:

+ Trích lập: Nợ TK 642 / Có TK 229.

+ Hoàn nhập: Nợ TK 229 / Có TK 642.

+ Xử lý nợ xấu: Nợ TK 229 / Có TK 131.

– Lập hồ sơ: Cần danh sách chi tiết nợ phải thu, bảng tính dự phòng, biên bản họp Ban Giám đốc phê duyệt trích lập và lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm.

VD 2: Công ty có khoản phải thu từ khách hàng A: 100 triệu, quá hạn 18 tháng. Mức trích lập: 50% x 100 triệu = 50 triệu. Nếu đã trích 20 triệu năm trước, năm nay trích thêm 30 triệu.

3. Về Kiểm kê tài sản & Xử lý chênh lệch

Công việc của kế toán cuối năm không thể thiếu bước kiểm kê tài sản, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, tránh tình trạng “sổ sách đẹp nhưng thực tế thiếu hụt”. Kiểm kê phải thực hiện vào cuối năm (31/12/2025), dù kiểm kê sớm hay muộn, cần điều chỉnh chênh lệch.

– Phát hiện mất mát, hư hỏng sớm, tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khấu hao TSCĐ khỏi chi phí hợp lý, tăng thuế TNDN.

– Giúp lập kế hoạch bảo trì hoặc thanh lý tài sản vào năm 2026.

– Kiểm kê theo yêu cầu của Luật Kế toán và Thông tư 200/133, tránh bị phạt hành chính.

QUY TRÌNH KIỂM KÊ

– Lập kế hoạch: Phân công hội đồng kiểm kê, liệt kê tài sản từ sổ sách (TK 211, 152, 111).

– Kiểm kê thực tế: Đếm, đo, kiểm tra tài sản, ghi chép số lượng, tình trạng, giá trị.

– Lập biên bản và báo cáo: Ghi ngày 31/12/2025 trên biên bản, phê duyệt từ Ban Giám đốc trước khi nộp báo cáo tài chính.

XỬ LÝ CHÊNH LỆCH

– Tài sản thừa: Hạch toán tăng TSCĐ (Nợ TK 211 / Có TK 711) nếu hợp lệ.

– Tài sản thiếu: Hạch toán giảm TSCĐ (Nợ TK 811 / Có TK 211), truy thu nhân viên nếu mất.

VD: Giả sử công ty bạn kiểm kê ngày 25/12/2025 (trước hạn), phát hiện thiếu 5 máy tính (sổ sách 20 cái, thực tế 15 cái, giá trị 100 triệu).

– Nguyên nhân: 2 cái hỏng, 3 cái mất (do nhân viên cũ).

– Xử lý: Hạch toán xóa 2 cái hỏng (Nợ TK 214: 40tr / Có TK 211: 40tr; Nợ TK 642: 40tr / Có TK 214: 40tr). Với 3 cái mất, lập biên bản, truy thu nhân viên và ghi lỗ (Nợ TK 811: 60tr / Có TK 211: 60tr). Điều chỉnh phát sinh từ 25/12 đến 31/12 (nếu mua thêm 1 cái: cộng vào). Biên bản vẫn ghi ngày 31/12/2025.

Kết quả: Báo cáo tài chính năm 2025 phản ánh đúng, tránh bị CQT loại chi phí khấu hao 20 triệu (tiết kiệm ~4 triệu thuế).

4. Về Xác định hàng tồn kho hư hỏng, giảm giá trị

Công việc của kế toán cuối năm không thể thiếu việc xác định hàng tồn kho (HTK) hư hỏng, giảm giá trị. Doanh nghiệp cần kiểm tra các mặt hàng trong kho như nguyên liệu, thành phẩm để đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng giá trị thực tế của HTK, tránh “thổi phồng” tài sản. Theo Thông tư 48/2019/TT-BTC, việc này phải thực hiện vào cuối năm 2025 và điều chỉnh nếu có sự thay đổi sau ngày kiểm kê.

– Phản ánh đúng giá trị tài sản: HTK hư hỏng, lỗi thời sẽ làm méo mó báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến quyết định vay vốn đầu năm 2026.

– Tránh rủi ro thuế: Nếu không trích lập dự phòng đúng, cơ quan thuế có thể loại trừ khoản này khỏi chi phí hợp lý, khiến doanh nghiệp phải nộp thêm thuế TNDN (20%).

– Hỗ trợ kinh doanh: Giúp doanh nghiệp thanh lý HTK hư hỏng, tối ưu hóa kho hàng cho năm 2026.

THỰC HIỆN

– Kiểm kê thực tế: Kiểm tra HTK vào ngày 31/12/2025, đánh giá giá trị thuần (giá bán ước tính trừ chi phí).

– Lập bảng trích lập chi tiết: Ghi rõ tài khoản, mã hàng, số lượng, giá trị giảm.

– Tính và hạch toán dự phòng: Trích lập theo chênh lệch giá trị thuần và sổ sách.

VD: Giả sử kho công ty bạn có 1.000 chai nước ngọt (TK 152), sổ sách 500.000đ/chai, tổng 500 triệu. Kiểm kê 31/12/2025 phát hiện 200 chai hỏng (mốc meo), giá bán ước tính chỉ 100.000đ/chai (giảm 80%).

– Giá trị giảm: 200 chai x (500.000 – 100.000) = 80 triệu.

– Nếu năm trước đã trích 20 triệu cho lô này, trích thêm 60 triệu (Nợ 632: 60tr / Có 229: 60tr).

Kết quả: Báo cáo tài chính năm 2025 ghi nhận chi phí 60 triệu, giảm lợi nhuận chịu thuế ~12 triệu (20% thuế TNDN). Nếu không trích, CQT loại trừ, bạn phải nộp thêm thuế và phạt chậm nộp (0.03%/ngày). Sau đó, thanh lý 200 chai với giá 20 triệu, ghi thu TK 711.

5. Về Kế toán lưu ý xem số dư tiền mặt lớn không

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm kiểm tra số dư tiền mặt lớn (TK 111) để đảm bảo tính hợp lý trong báo cáo tài chính. Nếu số dư tiền mặt vượt quá 3-6 tháng chi phí hoạt động nhưng vẫn phát sinh chi phí lãi vay, cơ quan thuế có thể loại trừ chi phí lãi vay khỏi “chi phí hợp lý”, khiến doanh nghiệp phải nộp thêm thuế TNDN.

– Nếu CQT kiểm tra và không thuyết phục được về lý do vay, chi phí lãi vay có thể bị loại trừ, dẫn đến tăng thuế phải nộp.

– Giúp doanh nghiệp nhận diện vấn đề dòng tiền và lập kế hoạch vay hoặc đầu tư hợp lý cho năm 2026.

–  Luật TNDN 2025 yêu cầu chi phí phải có chứng từ hợp lệ và phù hợp với thực tế kinh doanh.

THỰC HIỆN

– Kiểm tra số dư tiền mặt: Tại ngày 31/12/2025, so sánh số dư tiền mặt với chi phí hoạt động 3-6 tháng và các khoản vay nợ.

– Đánh giá tính hợp lý lãi vay: Liệt kê khoản vay và chuẩn bị giải trình hợp lý (mục đích vay, hợp đồng vay, biên bản họp Ban Giám đốc).

– Điều chỉnh nếu cần: Nếu phát hiện bất hợp lý, hoàn nhập lãi vay hoặc ưu tiên trả nợ sớm để giảm chi phí.

VD: Giả sử công ty bạn có số dư tiền mặt cuối năm 2025: 2 tỷ đồng (tương đương 4 tháng chi phí), nhưng vay ngân hàng 3 tỷ với lãi 150 triệu/năm. CQT kiểm tra: “Tại sao không dùng 2 tỷ tiền mặt để giảm vay, mà vẫn trả lãi 150 triệu?”.

Nếu không giải trình (ví dụ: 2 tỷ tiền mặt là từ dự án FDI không rút được ngay), họ loại trừ 100 triệu lãi vay → Lợi nhuận chịu thuế tăng 100 triệu, nộp thêm 20 triệu thuế TNDN.

Giải pháp: Trong biên bản họp, ghi rõ “Vay để đầu tư máy móc mới, tiền mặt giữ cho thanh khoản hàng ngày” – kèm hợp đồng dự án, giúp được chấp nhận toàn bộ.

6. Về Kiểm tra rà soát số liệu TK 341

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm kiểm tra số liệu vay nợ trên TK 341 (vay dài hạn) để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ. Việc rà soát này giúp xác định lãi vay hợp lý và tránh rủi ro thuế, khi cơ quan thuế có thể loại trừ chi phí lãi vay nếu không hợp lý.

– Sai sót có thể khiến chi phí lãi vay bị loại trừ, tăng thuế TNDN 20%.

– Kiểm tra chứng từ vay, giao dịch liên kết, và đảm bảo lãi vay hợp lý theo Luật TNDN 2025 và Nghị định 20/2025.

– Giúp tối ưu hóa vay nợ và giảm lãi vay cho năm 2026.

THỰC HIỆN

• Kiểm tra đối chiếu khoản vay trên sổ sách và xác nhận của bên cho vay (Nếu sai thường là do KT hạch toán chi trả lãi vay lẫn vào trả nợ gốc,…).
• Kiểm tra xem nghiệp vụ vay giữa công ty và công ty khác có bằng tiền mặt hay không (Nếu bằng tiền mặt thì “không đúng” quy định. Nếu không đúng quy định thì “rủi ro lãi vay bị loại trừ”).
• Kiểm tra có vay ngoại tệ hay không (Nếu có thì kiểm tra đánh giá chênh lệch tỷ giá đã đúng hay chưa).
• Kiểm tra thuế nhà thầu của khoản lãi vay.
• Kiểm tra công ty có giao dịch liên kết hay không (Nếu có xem tổng lãi vay có vượt 30% EBITDA không – ngưỡng giữ nguyên theo Luật TNDN 2025, nhưng bổ sung tính chi phí lãi vay chuyển tiếp từ kỳ trước; có sẽ phải nhập vào chỉ tiêu B7 trên tờ khai thuế TNDN năm Mẫu 03).
• Kiểm tra xem số dư tiền mặt, TK 141 có tồn ảo không (Nếu có thì xem xét rủi ro chi phí lãi vay bị loại trừ hay không).
• Kiểm tra hồ sơ, chứng từ lãi vay đủ và đúng hay chưa

VD: Giả sử công ty bạn vay ngân hàng 5 tỷ (TK 341), lãi 300 triệu/năm, nhưng sổ sách ghi trả 200 triệu vào gốc thay vì lãi (sai 100 triệu). Đối chiếu phát hiện chênh lệch → Điều chỉnh (Nợ 635 100tr / Có 341 100tr).

Ngoài ra, vay từ công ty mẹ (liên kết) 2 tỷ, tổng lãi vay 400 triệu / EBITDA 1 tỷ = 40% >30% → Phần thừa 100 triệu (10% x 1 tỷ) ghi B7 tờ khai, không trừ thuế → Tiết kiệm nộp thêm 20 triệu thuế.

Nếu tiền mặt tồn 1 tỷ mà vẫn vay, giải trình “tiền mặt cho dự án FDI” kèm hợp đồng → Được chấp nhận.

7. Về Số dư tiền mặt lớn không để xác định tính hợp lý của chi phí lãi vay.

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm kiểm tra số dư tiền mặt lớn (TK 111, 112) để xác định tính hợp lý của chi phí lãi vay. Nếu tiền mặt quá lớn mà doanh nghiệp vẫn vay và trả lãi, cơ quan thuế có thể loại trừ lãi vay khỏi chi phí hợp lý, khiến doanh nghiệp phải nộp thêm thuế TNDN.

– Nếu lãi vay bị loại, doanh nghiệp phải nộp thêm thuế TNDN và có thể bị phạt chậm nộp.

– Giúp nhận ra tiền mặt “ngủ đông”, tối ưu hóa sử dụng vốn cho năm 2026.

– Luật TNDN 2025 yêu cầu chi phí phải phù hợp với thực tế kinh doanh và có chứng từ hợp lệ.

THỰC HIỆN

– Đánh giá số dư tiền mặt: So sánh số dư tiền mặt với chi phí hoạt động 3-6 tháng. Nếu tiền mặt lớn mà vay thêm, chuẩn bị giải trình hợp lý.

– Kiểm tra lãi vay: Liệt kê lãi vay năm 2025, chứng minh mục đích vay (mở rộng sản xuất, thanh khoản khẩn cấp).

– Điều chỉnh nếu cần: Ưu tiên trả nợ sớm, lập file Excel lưu trữ giải trình và hồ sơ hỗ trợ.

VD: Giả sử công ty bạn có số dư tiền mặt + gửi ngân hàng cuối năm 2025: 1,5 tỷ đồng (tương đương 5 tháng chi phí 300 triệu/tháng), nhưng vẫn vay thêm 2 tỷ với lãi 200 triệu/năm. CQT kiểm tra: “Tồn tiền lớn sao không giảm vay?”

Nếu không giải trình (ví dụ: 1 tỷ tiền mặt từ dự án FDI khóa tài khoản dự án, không dùng được cho vay thông thường), họ loại trừ 150 triệu lãi vay → Lợi nhuận chịu thuế tăng 150 triệu, nộp thêm 30 triệu thuế TNDN.

Giải pháp: Biên bản họp ghi “Vay để mua máy móc mới, tiền mặt giữ cho lương thưởng Tết” kèm hợp đồng máy móc → Được chấp nhận toàn bộ, tiết kiệm thuế.

8. Về Đối chiếu xác nhận số dư ngân hàng

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm đối chiếu số dư ngân hàng (TK 112) để đảm bảo sự chính xác trong báo cáo tài chính. Việc đối chiếu này giúp phát hiện sai sót trong giao dịch ngân hàng, tránh chênh lệch ảnh hưởng đến quyết toán thuế TNDN và các chi phí liên quan.

– Sai sót trong số dư ngân hàng có thể làm lệch toàn bộ tài sản, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và thuế TNDN năm 2025.

– CQT có thể loại trừ chi phí liên quan nếu không giải thích được chênh lệch, khiến doanh nghiệp phải nộp thêm thuế TNDN và bị phạt chậm nộp.

– Giúp phát hiện vấn đề sớm (như gian lận nội bộ) và lập kế hoạch dòng tiền cho năm 2026.

THỰC HIỆN

– Chuẩn bị từ tháng 12/2025: Xuất báo cáo TK 112 từ phần mềm kế toán và chuẩn bị đối chiếu với sao kê ngân hàng.

– Đối chiếu số dư ngân hàng: Gửi thư xác nhận đến ngân hàng hoặc sử dụng sao kê điện tử từ e-banking để so sánh với sổ sách kế toán.

– Kiểm tra và xử lý chênh lệch: Nếu có chênh lệch, yêu cầu ngân hàng điều chỉnh hoặc ghi chú tạm thời; điều chỉnh hạch toán nếu cần.

VD: Giả sử sổ sách TK 112 của bạn ghi số dư 500 triệu tại 31/12/2025, nhưng sao kê ngân hàng chỉ 490 triệu (chênh 10 triệu do chuyển khoản nhận hàng ngày 30/12 chưa cập nhật). Bạn gửi thư xác nhận – ngân hàng phản hồi xác nhận 500 triệu (đã cập nhật).

Kết quả: Biên bản khớp, báo cáo tài chính năm 2025 chính xác, tránh bị CQT nghi vấn khi quyết toán (tiết kiệm thời gian tranh chấp).

Nếu không đối chiếu, chênh lệch 10 triệu có thể bị coi là “tồn ảo”, ảnh hưởng đến khấu trừ thuế GTGT đầu vào (mất ~1 triệu nếu thuế suất 10%).

9. Về Trích trước các khoản chi phí phải trả

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc trích trước các khoản chi phí phải trả (như lãi vay, quảng cáo, bảo hiểm) vào sổ sách dù chưa có đầy đủ chứng từ. Việc này giúp tuân thủ nguyên tắc dồn tích, ghi nhận chi phí đúng kỳ phát sinh, đảm bảo báo cáo tài chính chính xác.

– Ghi nhận đúng kỳ kế toán: Tránh “chạy” chi phí sang năm 2026, làm lệch báo cáo tài chính năm 2025.

– Chi phí trích trước giúp giảm lợi nhuận chịu thuế, tiết kiệm thuế TNDN ngay trong kỳ 2025.

– Giúp doanh nghiệp dự báo chi phí thực tế, lập kế hoạch ngân sách chính xác cho năm 2026.

THỰC HIỆN

– Xác định chi phí cần trích trước: Liệt kê các khoản đã phát sinh nhưng chưa đủ chứng từ (lãi vay, quảng cáo, bảo hiểm).

– Hạch toán trích trước: Sử dụng bút toán Nợ TK 635 (lãi vay) / Có TK 335 (chi phí phải trả).

– Hoàn nhập khi nhận chứng từ: Khi có hóa đơn hợp lệ, hoàn nhập bút toán để khớp sổ sách.

VD: Giả sử hợp đồng vay ngân hàng của bạn quy định lãi tháng 12/2025 là 50 triệu, nhưng hóa đơn lãi chỉ đến ngày 10/01/2026. Cuối năm 2025, bạn trích trước: Nợ TK 635 50tr / Có TK 335 50tr → Báo cáo năm 2025 ghi nhận chi phí 50 triệu, giảm lợi nhuận chịu thuế ~10 triệu (20% thuế TNDN).

Sang 2026, nhận hóa đơn và trả qua ngân hàng: Nợ TK 335 50tr / Có TK 112 50tr → Khớp sổ sách, chi phí được chấp nhận trừ thuế.

Nếu không trích trước, chi phí “chạy” sang 2026 → Năm 2025 lợi nhuận cao hơn, nộp thuế thừa 10 triệu (có thể hoàn sau nhưng mất thời gian).

10. Hạch toán lãi dự thu nếu có khoản tiền gửi tiết kiệm

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc hạch toán lãi dự thu từ các khoản tiền gửi tiết kiệm (TK 112), dù ngân hàng chưa chi trả lãi (do kỳ hạn chéo năm). Việc này giúp tuân thủ nguyên tắc dồn tích kế toán, ghi nhận doanh thu đúng kỳ phát sinh, tránh lệch báo cáo tài chính và đảm bảo thuế TNDN chính xác.

– Ghi nhận đúng kỳ kế toán: Tránh “chạy” doanh thu sang năm 2026, đảm bảo báo cáo tài chính 2025 chính xác.

– Lãi dự thu giúp giảm lợi nhuận chịu thuế trong kỳ 2025; nếu không ghi, có thể bị loại thu nhập và phạt thuế.

– Giúp lãnh đạo thấy rõ thu nhập tài chính và lập kế hoạch tái đầu tư vào năm 2026.

THỰC HIỆN

– Xác định lãi dự thu: Tính toán lãi từ tiền gửi tiết kiệm (lãi suất x dư nợ x số ngày / 360) đến ngày 31/12/2025.

– Hạch toán trích trước: Ghi nhận lãi dự thu vào Nợ TK 1388 (phải thu khác) / Có TK 515 (doanh thu tài chính).

– Hoàn nhập khi nhận lãi: Khi nhận lãi vào năm 2026, hạch toán vào TK 112 và điều chỉnh phần lãi chưa nhận.

VD: Giả sử DN gửi 1 tỷ đồng tiết kiệm kỳ hạn 3 tháng từ 01/11/2025, lãi suất 5%/năm, ngân hàng chi trả ngày 15/02/2026. Lãi đến 31/12/2025: ~12 triệu (1 tỷ x 5% x 61 ngày / 360).

– Cuối 2025: Nợ TK 1388 12tr / Có TK 515 12tr → Tăng doanh thu tài chính 12 triệu, chịu thuế TNDN ~2,4 triệu (20%).

– Tháng 2/2026 nhận tổng lãi 20 triệu: Nợ TK 112 20tr / Có TK 1388 12tr (phần dự thu); Nợ TK 112 8tr / Có TK 515 8tr (phần thêm).

– Kết quả: Báo cáo 2025 phản ánh đúng, tránh bị CQT loại thu nhập (nếu không ghi, phạt thêm thuế năm 2026).

11. Tính phân bổ khấu hao, phân bổ TK 242 của các tháng (nếu thống nhất phân bổ theo hàng tháng)

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc tính và phân bổ khấu hao TSCĐ và chi phí trả trước dài hạn (TK 242) vào cuối năm 2025. Đây là quy trình quan trọng để ghi nhận chi phí đúng kỳ và tuân thủ nguyên tắc dồn tích kế toán, đảm bảo báo cáo tài chính chính xác.

– Đảm bảo ghi nhận đúng kỳ kế toán: Tránh việc “chạy” chi phí sang năm 2026, giúp báo cáo tài chính năm 2025 chính xác, tránh ảnh hưởng đến quyết toán thuế TNDN.

– Khấu hao và phân bổ chi phí trả trước giúp giảm lợi nhuận chịu thuế, tiết kiệm thuế TNDN cho năm 2025. Nếu không thực hiện đúng, có thể bị loại trừ và phạt thuế.

– Giúp lãnh đạo theo dõi hao mòn TSCĐ và các chi phí dài hạn, lập ngân sách bảo trì và đầu tư cho năm 2026.

THỰC HIỆN

– Xác định cơ sở phân bổ: Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng và phân bổ TK 242 dựa trên thời gian hợp đồng (theo chính sách nội bộ).

– Hạch toán phân bổ: Ghi nhận chi phí vào TK 627 (sản xuất) hoặc TK 642 (quản lý) / Có TK 214 (khấu hao lũy kế) hoặc TK 242.

– Kiểm tra và điều chỉnh: So sánh với kiểm kê TSCĐ, ngừng khấu hao nếu TSCĐ bị hỏng, và phê duyệt từ Ban Giám đốc.

VD: Giả sử DN mua máy sản xuất (TSCĐ) giá 600 triệu, thời gian sử dụng 5 năm (60 tháng), giá thanh lý 0. Mức khấu hao tháng = 600tr / 60 = 10 triệu/tháng. Tháng 12/2025: Nợ TK 627 10tr / Có TK 214 10tr → Chi phí sản xuất tăng 10 triệu, giảm lợi nhuận chịu thuế ~2 triệu (20% TNDN).

Đồng thời, TK 242 có tiền thuê đất 120 triệu cho 12 tháng (từ 01/01/2025), mức tháng 10 triệu. Tháng 12: Nợ TK 642 10tr / Có TK 242 10tr. Tổng chi phí tháng 12: 20 triệu, được trừ thuế nếu chứng từ hợp lệ.

12. Tính giá hàng tồn kho Tháng/Quý/Năm

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc tính giá hàng tồn kho (giá vốn HTK) để xác định chi phí hàng hóa đã bán và còn tồn kho cuối kỳ, giúp báo cáo tài chính năm 2025 chính xác cho quyết toán thuế TNDN. Phương pháp tính giá hàng tồn kho cần được thực hiện nhất quán theo chính sách nội bộ của doanh nghiệp.

– Việc tính giá vốn HTK giúp xác định chính xác lợi nhuận gộp và báo cáo tài chính, giảm thiểu sai lệch khi quyết toán thuế TNDN năm 2025.

– Giá vốn HTK được trừ thuế nếu chứng từ hợp lệ (hóa đơn GTGT), giúp giảm lợi nhuận chịu thuế và tránh phạt chậm nộp.

– Giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhập hàng và lập kế hoạch tồn kho cho năm 2026.

THỰC HIỆN

– Xác định phương pháp tính giá HTK: Chọn phương pháp tính giá (Bình quân gia quyền, FIFO) và định kỳ tính (tháng/quý/năm), tùy theo quy mô doanh nghiệp.

– Thu thập dữ liệu: Dữ liệu từ hóa đơn nhập hàng (hóa đơn điện tử), sổ cái TK 152/156, và số lượng xuất/nhập.

– Tính toán và hạch toán: Giá vốn xuất kho = Số lượng xuất x Giá đơn vị. Hạch toán vào TK 632 (giá vốn) và TK 152/156 khi xuất kho.

VD: Giả sử DN áp dụng bình quân gia quyền, tính quý IV/2025: Đầu quý HTK 1.000 sp giá 100.000đ/sp (100 triệu); nhập 500 sp giá 120.000đ/sp (60 triệu); xuất 800 sp.

– Giá bình quân = (100tr + 60tr) / (1.000 + 500) = 106.667đ/sp.

– Giá vốn xuất = 800 x 106.667 ≈ 85,3 triệu (Nợ 632 85,3tr / Có 152 85,3tr).

– HTK cuối = 700 sp x 106.667 ≈ 74,7 triệu.

Kết quả: Lợi nhuận gộp giảm 85,3 triệu, chịu thuế TNDN ~17 triệu (20%), nhưng được trừ nếu chứng từ hợp lệ.

13. Đăng ký mã số thuế cá nhân cho những ai chưa đăng ký

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc đăng ký mã số thuế cá nhân (MST) cho những cá nhân chưa có MST, nhằm tuân thủ quy định pháp lý và đảm bảo quá trình quyết toán thuế TNCN cho năm 2025 chính xác.

– Không có MST sẽ không thể khấu trừ thuế tại nguồn hoặc ủy quyền quyết toán, dẫn đến phạt và rủi ro khi quyết toán thuế TNCN năm 2025.

– Đăng ký MST giúp khấu trừ giảm trừ gia cảnh và tránh bị nộp thuế thừa hoặc phạt chậm nộp (0.03%/ngày).

– Cá nhân kinh doanh cần MST để kê khai thuế, đặc biệt với những thay đổi từ luật mới áp dụng năm 2026.

THỰC HIỆN

– Xác định đối tượng đăng ký MST: Cá nhân cư trú hoặc không cư trú có thu nhập chịu thuế TNCN.

– Nộp hồ sơ đăng ký MST: Thực hiện qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn) hoặc tại chi cục thuế địa phương.

– MST sẽ được cấp tự động qua email/SMS hoặc giấy xác nhận.

VD: Giả sử bạn là nhân viên lương 15 triệu/tháng tại công ty A (hợp đồng 1 năm), nhưng freelance 5 triệu/tháng tại B (không khấu trừ 10%). Bạn không đủ điều kiện ủy quyền cho A quyết toán (vì thu nhập nơi vãng lai >10 triệu bình quân? Không, 5tr <10tr, nhưng nếu B chưa khấu trừ thì vẫn không).

Đăng ký MST trước 31/12/2025 để tự quyết toán đến 30/04/2026, khấu trừ gia cảnh 11tr/tháng → Thuế TNCN chỉ ~0,5 triệu/năm.

14. Về Cam kết 08/CK-TNCN

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc quản lý và ký kết mẫu 08/CK-TNCN cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công để tổ chức trả thu nhập mà không khấu trừ thuế TNCN (0% thay vì 10%). Việc này giúp cá nhân tiết kiệm dòng tiền tạm khấu trừ, nhưng phải thực hiện đúng thời điểm và quy định.

– Ký cam kết không đúng thời điểm có thể dẫn đến phạt hành chính và truy thu thuế TNCN, ảnh hưởng đến quyết toán thuế TNCN năm 2025.

– Cam kết đúng thời điểm giúp cá nhân được nhận lương đầy đủ, tiết kiệm thuế TNCN tạm khấu trừ, nhưng cần tự quyết toán nếu thu nhập vượt mức quy định.

– Tổ chức trả thu nhập tránh sai sót khi khấu trừ thuế TNCN, đặc biệt khi lập tờ khai thuế TNCN cuối năm.

THỰC HIỆN

– Xác định điều kiện áp dụng: Cá nhân có thu nhập dưới 60 triệu đồng/năm, chỉ có thu nhập từ một nơi trả lương và có MST cá nhân.

– Lập và ký bản cam kết: Sử dụng mẫu 08/CK-TNCN, ký vào thời điểm chi trả lương (ví dụ: ngày 10/12/2025 khi nhận lương tháng 12).

– Xử lý sau khi ký: Tổ chức không khấu trừ thuế lần đó, và cá nhân tự kiểm tra thu nhập cuối năm, nếu vượt mức phải quyết toán bổ sung.

VD: Giả sử nhân viên A lương 4 triệu/tháng (tổng năm 48 triệu <60 triệu), chỉ làm một nơi. Ngày 10/12/2025 nhận lương tháng 12, ký 08/CK-TNCN ngày 10/12 (thời điểm chi trả) → Công ty không khấu trừ 10% (tiết kiệm 0.4 triệu thuế tạm).

Nếu ký giả ngày 31/12 cho cả năm, CQT phát hiện → Phạt A 20% số thuế (khoảng 0.08 triệu) + truy thu, công ty bị kiểm tra khấu trừ sai.

15. Về Đánh giá chênh lệch tỷ giá các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ như tiền, công nợ

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc đánh giá chênh lệch tỷ giá các khoản mục tiền tệ ngoại tệ, như tiền mặt (TK 111/112), công nợ phải thu (TK 131), và công nợ phải trả (TK 331). Đây là quy trình quan trọng để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác, tuân thủ Luật Kế toán 2025 và các quy định về thuế.

– Đánh giá tỷ giá đúng thời điểm (31/12/2025) giúp báo cáo tài chính chính xác và tránh bị loại trừ chi phí chênh lệch tỷ giá khi quyết toán thuế TNDN năm 2025.

– Lãi/lỗ từ chênh lệch tỷ giá không chịu thuế TNDN, nhưng phải được tách riêng để kê khai chính xác và tránh rủi ro bị phạt khi quyết toán.

– Giúp doanh nghiệp dự báo rủi ro tỷ giá và lập kế hoạch phòng ngừa (như hợp đồng tương lai) cho năm 2026.

THỰC HIỆN

– Xác định khoản mục cần đánh giá: Liệt kê các khoản tiền tệ ngoại tệ (TK 111/112, 131, 331) và sử dụng tỷ giá cuối kỳ (31/12/2025).

– Tính chênh lệch tỷ giá: Sử dụng tỷ giá thực tế để tính toán giá trị mới và chênh lệch so với giá trị sổ sách.

– Hạch toán chênh lệch: Hạch toán vào TK 413 (chênh lệch tỷ giá), kết chuyển vào thu nhập tài chính (TK 515) hoặc chi phí tài chính (TK 635).

VD: Giả sử DN có khoản phải thu 10.000 USD (TK 131) từ khách hàng, tỷ giá sổ sách (01/01/2025) 24.000 VND/USD, giá trị 240 triệu VND. Tỷ giá 31/12/2025: 25.000 VND/USD, giá trị mới 250 triệu VND → Lãi 10 triệu.

– Hạch toán: Nợ TK 131 10tr / Có TK 413 10tr.

– Kết chuyển: Nợ TK 413 10tr / Có TK 515 10tr → Tăng thu nhập tài chính 10 triệu, chịu thuế TNDN ~2 triệu (20%), nhưng nếu từ phải thu thì tách không tính thuế. Nếu lỗ (tỷ giá giảm còn 23.000), Nợ TK 413 10tr / Có TK 131 10tr; sau Nợ TK 635 10tr / Có TK 413 10tr.

16. Nộp tờ khai thuế tháng 12/2025 hoặc quý IV/2025

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc kê khai và nộp tờ khai thuế GTGT và TNCN cho tháng 12/2025 (nếu kê khai theo tháng) hoặc quý IV/2025 (nếu kê khai theo quý). Đây là bước quan trọng để tổng hợp dữ liệu thuế, tính thuế phải nộp và chuẩn bị cho quyết toán thuế năm sau.

– Hạn nộp tờ khai thuế rất chặt chẽ. Nếu trễ, có thể bị phạt chậm nộp (0.03%/ngày) và bị khóa hệ thống kê khai điện tử, ảnh hưởng đến quyết toán thuế TNDN.

– Áp dụng giảm thuế GTGT 2% trong kỳ tháng 12/2025 giúp giảm số thuế đầu ra, đồng thời kê khai thuế TNCN chính xác để tránh truy thu từ nhân viên.

– Giúp doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu thuế trong năm và lập kế hoạch tài chính cho năm 2026.

THỰC HIỆN

– Chuẩn bị dữ liệu thuế: Tổng hợp hóa đơn GTGT đầu ra/đầu vào và thu nhập TNCN từ lương thưởng. Tính thuế GTGT và TNCN chính xác.

– Kê khai và nộp tờ khai thuế:

+ Tháng 12/2025 (kê khai tháng): Nộp tờ khai trước 20/01/2026.

+ Quý IV/2025 (kê khai quý): Nộp tờ khai trước 30/01/2026.

+ Nộp qua hệ thống etax.gdt.gov.vn (bắt buộc sử dụng chữ ký số).

– Kiểm tra và bổ sung: Kiểm tra thông báo từ cơ quan thuế và bổ sung nếu có sai sót.

VD: Giả sử DN kê khai quý, quý IV/2025 doanh thu 1 tỷ đồng (áp dụng giảm GTGT 8%): Thuế đầu ra = 1 tỷ x 8% = 80 triệu; đầu vào khấu trừ 50 triệu → Phải nộp 30 triệu GTGT.

TNCN khấu trừ từ lương 10 nhân viên: Tổng 20 triệu (10% trên thu nhập >2tr). Nộp tờ khai trước 30/01/2026 qua etax, chuyển khoản 30 triệu GTGT + nộp thay TNCN 20 triệu. Nếu không giảm 2%, thuế đầu ra sẽ 100 triệu → Tiết kiệm 20 triệu nhờ chính sách.

17. Kết chuyển kết quả kinh doanh, sử dụng TK 911

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc kết chuyển kết quả kinh doanh vào tài khoản 911 để xác định lãi/lỗ cuối năm và chuẩn bị cho báo cáo tài chính năm 2025. Đây là bước quan trọng trong việc tổng hợp doanh thu và chi phí, đảm bảo số liệu chính xác và tuân thủ các quy định kế toán.

– Kết chuyển kết quả kinh doanh giúp doanh nghiệp đóng sổ sách đúng hạn và lập báo cáo tài chính chính xác, tránh bị phạt do sai sót khi quyết toán thuế TNDN.

– Quy trình kết chuyển lãi/lỗ rõ ràng giúp phân phối lợi nhuận và tối ưu hóa kế hoạch tài chính cho năm 2026, đồng thời giảm thiểu rủi ro thuế.

– Kết quả kết chuyển sẽ được sử dụng trong Báo cáo kết quả kinh doanh, đảm bảo khớp với quyết toán thuế TNDN và giúp doanh nghiệp thực hiện các BCTC một cách chính xác.

THỰC HIỆN

– Tổng hợp số liệu: Xuất báo cáo từ phần mềm kế toán, tổng hợp doanh thu (TK 511, 515, 711) và chi phí (TK 632, 635, 641, 642, 811).

– Hạch toán kết chuyển:

• Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 511, 515, 711 / Có TK 911.
• Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 632, 635, 641, 642, 811.
• Kết chuyển lãi/lỗ: Nếu lãi: Nợ TK 911 / Có TK 421. Nếu lỗ: Nợ TK 421 / Có TK 911.

– Kiểm tra và phê duyệt: So sánh kết quả với Báo cáo kết quả kinh doanh thử, phê duyệt bởi Ban Giám đốc.

– Lập hồ sơ: Lưu trữ bút toán chi tiết và báo cáo TK 911 theo quy định Luật Kế toán 2025.

VD: Doanh thu năm 2025 là 1,05 tỷ đồng, chi phí là 900 triệu đồng, kết chuyển lãi 150 triệu đồng sang TK 421 để phân phối trong năm 2026.

18. Xác định chi phí không hợp lý, không hợp lệ để đưa vào B4 khi quyết toán thuế TNDN

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc rà soát và loại trừ các chi phí không hợp lý, không hợp lệ, đảm bảo việc kê khai thuế TNDN chính xác khi quyết toán. Theo quy định của Luật Thuế TNDN 2025, các chi phí không hợp lệ phải được ghi vào chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán Mẫu 03/TNDN, giúp tránh rủi ro bị CQT loại trừ chi phí, từ đó giảm thiểu thuế phải nộp.

– Việc loại trừ chi phí không hợp lệ trước khi quyết toán giúp doanh nghiệp tránh bị phạt chậm nộp thuế và các khoản truy thu từ CQT.

– Việc tự loại trừ các chi phí không hợp lệ giúp doanh nghiệp giảm số thuế TNDN phải nộp, tránh bị phạt thuế hoặc thuế quá mức.

– Cung cấp cái nhìn rõ ràng về các chi phí không hợp lệ, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch chi tiêu hợp lý cho năm 2026.

THỰC HIỆN

– Rà soát chi phí (tháng 12/2025): Tổng hợp các chi phí từ sổ sách, phân loại theo các khoản không được trừ như chi phí quảng cáo không có chứng từ, chi phí vượt mức quy định, chi phí cá nhân không liên quan đến sản xuất kinh doanh.

– Xác định và loại trừ: Loại trừ các chi phí không hợp lệ, tính toán số tiền không được trừ, và kê khai vào chỉ tiêu B4 trong tờ khai quyết toán thuế.

– Lập file Excel lưu trữ: Cập nhật file Excel chi tiết với cột ghi rõ lý do loại trừ và các chứng từ liên quan, đồng thời lưu trữ file điện tử để tham khảo trong trường hợp CQT yêu cầu kiểm tra sau này.

– Kê khai quyết toán: Đưa vào chỉ tiêu B4 khi nộp tờ khai thuế TNDN, đồng thời giữ file để cung cấp cho CQT nếu có yêu cầu kiểm tra trong 5 năm tới.

VD: Nếu doanh nghiệp chi 100 triệu đồng cho quảng cáo nhưng chỉ có hóa đơn hợp lệ cho 70 triệu, phần 30 triệu không có hóa đơn sẽ được loại trừ vào B4, giúp tiết kiệm được khoản thuế 6 triệu đồng.

19. Xác định thu nhập miễn thuế, các khoản giảm trừ thu nhập tính thuế khác

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc rà soát và xác định các khoản thu nhập miễn thuế cũng như các khoản giảm trừ thu nhập tính thuế khác, để kê khai chính xác vào tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN). Đây là bước quan trọng nhằm giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp lý và tối ưu thuế trong kỳ quyết toán.

– Việc xác định thu nhập miễn thuế và giảm trừ thuế chính xác giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị truy thu thuế 20% và phạt chậm nộp (0.03%/ngày) khi CQT kiểm tra quyết toán thuế TNDN năm 2025 (hạn 31/03/2026).

– Giảm thu nhập chịu thuế ngay kỳ 2025, tiết kiệm được hàng trăm triệu đồng, tùy theo quy mô doanh nghiệp.

– Giúp lãnh đạo lập kế hoạch ưu đãi thuế (như đầu tư đổi mới sáng tạo) cho năm 2026.

THỰC HIỆN

– Rà soát thu nhập (tháng 12/2025): Tổng hợp thu nhập miễn thuế từ cổ tức/lãi chia (TK 515), chênh lệch tỷ giá (TK 413), và các khoản thu nhập mới như tín chỉ carbon hoặc đổi mới sáng tạo. Tham chiếu Điều 3 Luật TNDN 2025 để xác định các khoản miễn thuế.

– Xác định và loại trừ: Tách thu nhập miễn thuế khỏi thu nhập chịu thuế và giảm trừ khác. Kê khai vào chỉ tiêu A3 trong tờ khai 03/TNDN và thuyết minh trong báo cáo tài chính.

– Lập hồ sơ lưu trữ: Cập nhật file Excel chi tiết về thu nhập miễn thuế, cùng cơ sở pháp lý và chứng từ liên quan. Lưu trữ file điện tử và báo cáo Ban Giám đốc.

– Kê khai quyết toán: Đưa vào chỉ tiêu A3 khi nộp tờ khai thuế TNDN, và giữ hồ sơ để cung cấp cho CQT nếu có yêu cầu kiểm tra.

VD: Giả sử doanh nghiệp nhận cổ tức 200 triệu từ công ty con (miễn thuế theo Điều 3 Luật TNDN 2025) và thu nhập từ chuyển nhượng tín chỉ carbon 100 triệu. Tổng thu nhập miễn thuế là 370 triệu, giúp giảm thu nhập chịu thuế và tiết kiệm 74 triệu đồng thuế TNDN.

20. Nộp thuế TNDN tạm tính năm 2025

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc nộp thuế TNDN tạm tính, một quy trình quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng hạn và tối ưu hóa dòng tiền. Nộp thuế TNDN tạm tính giúp ước tính một phần thuế phải nộp dựa trên lợi nhuận quý IV/2025 (tháng 10-12/2025), thay vì chờ quyết toán cả năm. Việc này giúp doanh nghiệp tránh bị phạt chậm nộp và giảm thiểu rủi ro thuế.

– Hạn nộp thuế TNDN tạm tính cho quý 4 là 30/01/2026. Nếu trễ, doanh nghiệp sẽ bị phạt chậm nộp 0.03%/ngày và có thể bị khóa kê khai điện tử. Điều này cũng là cơ sở quan trọng để quyết toán thuế TNDN năm 2025 (hạn 31/03/2026).

– Đảm bảo nộp đủ 80% thuế tạm tính giúp tránh bị truy thu lớn trong kỳ quyết toán. Đặc biệt, Luật TNDN 2025 cung cấp ưu đãi thuế suất 17% cho doanh nghiệp nhỏ (doanh thu dưới 200 tỷ đồng).

– Cung cấp dữ liệu tạm tính giúp lập kế hoạch thuế cho năm 2026, tối ưu dòng tiền và ngân sách nộp thuế.

THỰC HIỆN

– Tính tạm nộp thuế quý IV (tháng 12/2025):

• Ước tính lợi nhuận quý IV = Doanh thu – Chi phí (sau khi loại trừ chi phí không hợp lệ).
• Thuế tạm nộp = Lợi nhuận x Thuế suất (20% cho doanh nghiệp thông thường, 17% cho doanh nghiệp nhỏ).
• Kiểm tra tổng tạm nộp 4 quý >=80% thuế cả năm (dự báo từ BCTC thử).

– Kê khai và nộp thuế:

• Nộp tờ khai tạm tính Mẫu 01/TNDN qua etax.gdt.gov.vn trước hạn 30/01/2026.
• Nộp tiền thuế qua ngân hàng (chuyển khoản, mã QTTTNS).
• Nếu chưa nộp các quý trước, cần nộp đủ số thuế vào quý 4.

– Kiểm tra và bổ sung:

Sau khi nộp, nhận thông báo từ CQT và khai bổ sung trong vòng 10 năm nếu có sai sót.

– Lập hồ sơ lưu trữ:

Tờ khai điện tử, bảng tính tạm nộp (Excel: Quý, lợi nhuận, thuế tạm nộp), chứng từ liên quan. Lưu trữ trong 10 năm theo yêu cầu pháp lý.

VD: Giả sử, lợi nhuận cả năm 2025 dự báo 1 tỷ, thuế phải nộp 200 triệu (20%). Tạm nộp trong 3 quý đầu là 120 triệu (60%). Quý IV ước tính lợi nhuận 300 triệu, thuế tạm nộp 60 triệu. Tổng tạm nộp là 180 triệu (90% >80%, đạt yêu cầu). Nếu tạm nộp tổng cộng chỉ 140 triệu (<80%), cần nộp bổ sung 60 triệu vào quý 4 để đạt đủ 200 triệu.

21. Quyết toán thuế TNDN

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc thực hiện quyết toán thuế TNDN cho doanh nghiệp, giúp tổng hợp toàn bộ thu nhập, chi phí, và tính toán số thuế chính thức cho cả năm 2025. Sau khi đã hoàn thành việc tạm nộp thuế theo quý (như đã đề cập ở Điểm 20), doanh nghiệp cần nộp tờ khai quyết toán và thanh toán số thuế còn thiếu (nếu có).

Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi 2024) và Luật Thuế TNDN 2025, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán là ngày 31/03/2026 cho năm tài chính dương lịch. Quyết toán thuế dựa trên BCTC, loại trừ chi phí không hợp lệ (theo Điểm 18), thu nhập miễn thuế (theo Điểm 19), và áp dụng thuế suất mới (20% thông thường, 17% cho doanh nghiệp nhỏ).

– Hạn chót quyết toán là 31/03/2026; nếu trễ, doanh nghiệp sẽ bị phạt chậm nộp 0.03%/ngày trên số thuế chậm và có thể bị khóa kê khai điện tử. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyết toán thuế TNDN năm 2025, với các quy định mới từ Luật TNDN 2025.

– Việc quyết toán thuế giúp so sánh với tạm nộp thuế (80% cả năm) để hoàn thuế nếu nộp thừa, hoặc nộp bổ sung nếu thiếu.

– Quyết toán giúp doanh nghiệp tổng kết năm 2025 và lập kế hoạch thuế cho năm 2026, đặc biệt trong bối cảnh thay đổi luật thuế (giảm thời gian miễn thuế từ 5 năm xuống 3 năm cho một số thu nhập).

THỰC HIỆN

(1) Chuẩn bị hồ sơ (tháng 1-2/2026):

– Tổng hợp BCTC năm 2025 (theo Điểm 24), tờ khai tạm nộp 4 quý (theo Điểm 20), loại trừ chi phí không hợp lệ (B4 – Điểm 18), và tách thu nhập miễn thuế (A3 – Điểm 19).

– Tính thuế TNDN = (Thu nhập chịu thuế x Thuế suất) – Tạm nộp.

– Sử dụng phần mềm kế toán để xuất tờ khai Mẫu 03/TNDN.

(2) Kê khai và nộp (trước 31/03/2026):

– Nộp tờ khai điện tử qua etax.gdt.gov.vn (chữ ký số bắt buộc).

– Nộp tiền thuế còn thiếu (nếu có) qua ngân hàng (mã QTTTNDN).

– Nếu nộp thừa, hoàn theo quy định của cơ quan thuế.

(3) Kiểm tra và bổ sung:

Sau khi nộp, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo từ CQT; nếu sai sót, có thể khai bổ sung trong vòng 10 năm, tuy nhiên vẫn sẽ bị phạt nếu chậm.

(4) Lập hồ sơ lưu trữ:

Lưu tờ khai, BCTC, báo cáo kiểm toán (nếu áp dụng), và file Excel chi tiết (thu nhập, chi phí, thuế).

VD: Giả sử, lợi nhuận chịu thuế năm 2025 là 1 tỷ VND (sau loại trừ 100 triệu chi phí không hợp lệ). Tạm nộp thuế là 160 triệu VND (80% của 200 triệu). Sau khi quyết toán, thuế phải nộp là 200 triệu, doanh nghiệp sẽ nộp bổ sung 40 triệu VND trước 31/03/2026.

22. Quyết toán thuế TNCN

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc quyết toán thuế TNCN, tổng hợp toàn bộ thu nhập, chi phí trong năm 2025 để tính thuế chính thức và nộp tờ khai thuế. Quyết toán thuế là bước quan trọng giúp đảm bảo doanh nghiệp (hoặc cá nhân) tuân thủ quy định của Luật Thuế TNCN 2025, giảm thuế và tránh những rủi ro liên quan đến việc khai báo thuế sai lệch.

– Hạn chót để nộp tờ khai thuế TNCN là 31/03/2026 cho tổ chức trả thu nhập và 30/04/2026 cho cá nhân tự quyết toán. Nếu nộp muộn, sẽ bị phạt chậm nộp và có thể bị khóa kê khai điện tử.

– Quyết toán giúp hoàn thuế nếu đã nộp thừa qua tạm tính. Cần tách rõ các khoản thu nhập miễn thuế và giảm trừ gia cảnh để tối ưu thuế cho năm 2025.

– Đảm bảo doanh nghiệp khấu trừ đúng thuế cho nhân viên, tránh bị truy thu thuế và phạt.

THỰC HIỆN

– Xác định đối tượng và ủy quyền (tháng 1/2026): Cá nhân cư trú có thu nhập từ 2 nơi trở lên hoặc thu nhập vãng lai cần phải quyết toán. Nếu ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập, cần đảm bảo thu nhập từ nơi ủy quyền chính chiếm trên 50% tổng thu nhập.

– Chuẩn bị hồ sơ: Tổng hợp chứng từ thu nhập và giảm trừ gia cảnh (MST phụ thuộc) và tính thuế theo biểu lũy tiến. Sử dụng phần mềm etax.gdt.gov.vn để xuất tờ khai Mẫu 02/QTT-TNCN.

– Nộp quyết toán:

• Tổ chức trả thu nhập: Nộp tờ khai trước 31/03/2026 qua etax.gdt.gov.vn.
• Cá nhân trực tiếp quyết toán: Nộp tờ khai trước 30/04/2026, hoặc 05/05/2026 nếu trùng ngày nghỉ lễ.

– Lập hồ sơ: Lưu trữ tờ khai, chứng từ gốc, mẫu ủy quyền và các tài liệu liên quan trong vòng 10 năm.

VD: Giả sử bạn có thu nhập từ 2 nơi: 200 triệu từ DN A (ủy quyền) và 50 triệu từ freelance B (chưa khấu trừ 10%). Sau khi giảm trừ bản thân và người phụ thuộc, thu nhập chịu thuế là 65,2 triệu đồng và thuế TNCN phải nộp là 4,5 triệu đồng. Nếu ủy quyền DN A nộp thay, bạn sẽ hoàn thành quyết toán trước 31/03/2026.

LƯU Ý:

– Xác định ủy quyền: Chỉ có thể ủy quyền nếu thu nhập chính đến từ 1 nơi và không có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ.

– Nếu không ủy quyền đúng hạn, sẽ phải tự quyết toán và có thể bị phạt 20% số thuế chậm nộp.

– Nộp online để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót; kiểm tra kỹ hồ sơ MST phụ thuộc.

23. Đăng ký hồ sơ người phụ thuộc đúng hạn

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc đăng ký hồ sơ người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh, giúp giảm thu nhập chịu thuế TNCN. Mỗi cá nhân có thể đăng ký người phụ thuộc (con cái, vợ/chồng, cha mẹ tàn tật) để nhận giảm trừ gia cảnh, giúp tiết kiệm thuế trong năm 2025.

Hồ sơ người phụ thuộc cần được đăng ký đúng hạn để áp dụng giảm trừ cho toàn bộ năm. Quy trình đăng ký có thể thực hiện trực tuyến qua etax.gdt.gov.vn hoặc tại chi cục thuế địa phương.

– Đăng ký muộn có thể dẫn đến mất giảm trừ gia cảnh cho cả năm, khiến cá nhân phải nộp thêm thuế TNCN lũy tiến (5-35%) và phạt chậm nộp (0.03%/ngày).

– Giảm thu nhập chịu thuế ngay từ kỳ tính thuế năm 2025, giúp tiết kiệm thuế lên đến hàng chục triệu đồng (ví dụ: 2 con = 8,8 triệu/tháng giảm trừ).

– Doanh nghiệp cần thu thập và quản lý hồ sơ nhân viên để khấu trừ đúng thuế, tránh bị truy thu sau.

THỰC HIỆN

– Xác định đối tượng và hồ sơ: Người phụ thuộc phải đáp ứng các điều kiện như không có thu nhập trên 1 triệu đồng/tháng và sống phụ thuộc. Hồ sơ bao gồm giấy khai sinh, CMND, và xác nhận tình trạng (nếu cần).

– Nộp đăng ký:

• Online qua etax.gdt.gov.vn (chữ ký số).
• Trực tiếp tại chi cục thuế hoặc qua tổ chức trả thu nhập.

– Theo dõi và bổ sung: CQT xác nhận hồ sơ trong 3 ngày và yêu cầu bổ sung nếu thiếu chứng minh.

– Lập hồ sơ lưu trữ: Lưu trữ bản sao giấy tờ, biên nhận nộp, và hồ sơ điện tử trong vòng 10 năm.

VD: Giả sử bạn có con 16 tuổi và đăng ký muộn vào tháng 11/2025. Nếu đăng ký trước 31/12/2025, bạn sẽ được giảm trừ cho 2 tháng (8,8 triệu đồng). Nếu đăng ký để ủy quyền quyết toán, bạn sẽ được giảm trừ cho toàn bộ năm (52,8 triệu đồng).

-> Rủi ro: Hồ sơ thiếu có thể khiến bạn mất giảm trừ và bị truy thu thuế.

-> Nộp online qua etax.gdt.gov.vn để đảm bảo nhanh chóng và chính xác. Đừng quên kiểm tra lại hồ sơ trước khi quyết toán.

24. Làm Báo cáo Tài chính cho năm 2025

Công việc của kế toán cuối năm là quá trình tổng hợp và lập báo cáo tài chính (BCTC) cho doanh nghiệp, tổng kết tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong năm 2025. Việc này được yêu cầu để nộp cho Cơ Quan Thuế (CQT), cổ đông, hoặc công bố công khai, tùy vào quy mô doanh nghiệp.

Việc lập báo cáo tài chính phải tuân thủ các Thông tư 200/2014/TT-BTC (cho doanh nghiệp lớn) hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC (cho doanh nghiệp nhỏ và vừa). Theo Luật Kế toán 2025, các quy định hiện tại về cấu trúc BCTC vẫn giữ nguyên nhưng yêu cầu minh bạch hơn về các yếu tố rủi ro tài chính và yếu tố bền vững.

– BCTC là tài liệu bắt buộc phải nộp kèm theo quyết toán thuế TNDN trước 31/03/2026. Nếu không nộp đúng hạn, sẽ bị phạt từ 5 đến 20 triệu đồng.

– Báo cáo tài chính giúp phản ánh đúng sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, phục vụ cho các hoạt động vay vốn, đầu tư trong năm 2026 và giúp xác định lãi/lỗ sau kết chuyển.

– BCTC là căn cứ để chứng minh thu nhập miễn thuế, tránh việc loại trừ chi phí trong quyết toán thuế.

THỰC HIỆN

– Chuẩn bị dữ liệu: Tổng hợp các dữ liệu sau kết chuyển (TSCĐ, HTK, công nợ, chênh lệch tỷ giá, v.v.) từ phần mềm kế toán (Misa/Fast).

– Lập các bảng BCTC: Đảm bảo dữ liệu khớp nhau, ví dụ: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn. Lập bảng theo Thông tư áp dụng (200 hoặc 133).

– Lập thuyết minh và kiểm tra: Giải thích các chỉ tiêu quan trọng trong báo cáo, kiểm tra chéo với quyết toán thuế, và phê duyệt từ Ban Giám đốc.

Nộp hồ sơ: Nộp báo cáo tài chính điện tử qua etax.gdt.gov.vn trước 31/03/2026 cho các doanh nghiệp thường, và 90 ngày cho doanh nghiệp kiểm toán/FDI. Lưu trữ hồ sơ trong 10 năm.

VD: Giả sử doanh nghiệp nhỏ theo Thông tư 133 có tài sản 500 triệu, doanh thu 300 triệu, và lợi nhuận 50 triệu. Sau khi lập BCTC, doanh nghiệp sẽ nộp tờ khai qua etax trước 31/03/2026, kèm quyết toán thuế TNDN (thuế 17% = 8,5 triệu đồng).

25. Nộp các loại thuế sau khi trừ đi các khoản thuế đã tạm nộp trước

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc tính toán và nộp các loại thuế còn thiếu sau khi đã trừ đi các khoản thuế đã tạm nộp trong suốt năm. Doanh nghiệp cần tính toán các loại thuế như GTGT, TNDN, và TNCN và nộp số thuế còn lại theo hạn tờ khai, tránh phạt chậm nộp và hoàn tất nghĩa vụ thuế cho năm 2025. Tùy thuộc vào loại thuế và tần suất kê khai, hạn nộp sẽ khác nhau, và việc nộp thuế chính thức cùng với tờ khai rất quan trọng.

– Hạn nộp thuế trùng với hạn tờ khai. Nếu không nộp đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt 0.03%/ngày trên số thuế chậm nộp, và thậm chí bị khóa hệ thống kê khai điện tử.

– Trừ các khoản tạm nộp giúp doanh nghiệp tránh nộp thừa thuế và giảm bớt gánh nặng tài chính, nhất là trong kỳ thuế tháng 12/2025 và quý IV/2025.

– Giúp doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu để dự báo thuế cho năm 2026, và tránh việc nộp thuế môn bài do bãi bỏ từ 01/01/2026.

THỰC HIỆN

– Tính số thuế phải nộp: Tổng hợp các khoản tạm nộp (GTGT, TNDN, TNCN). Thuế còn phải nộp = Thuế phát sinh – Tạm nộp/khấu trừ. Áp dụng giảm 2% GTGT cho các hóa đơn đầu ra từ 01/07/2025.

– Kê khai và nộp thuế:

• GTGT: Nộp tờ khai và thuế còn phải nộp (nếu có) trước 20/01/2026 (kê khai tháng) hoặc 30/01/2026 (kê khai quý).
• TNDN: Tạm nộp quý IV trước 30/01/2026, quyết toán trước 31/03/2026.
• TNCN: Tổ chức nộp thay trước 31/03/2026, cá nhân trực tiếp trước 30/04/2026.

– Kiểm tra và bổ sung: Nhận thông báo từ CQT, nếu có sai sót, khai bổ sung trong 10 năm nhưng sẽ phải nộp phạt nếu chậm.

– Lập hồ sơ: Lưu trữ tờ khai điện tử, bảng tính Excel chi tiết thuế phát sinh, tạm nộp, và chứng từ liên quan.

VD: Giả sử doanh nghiệp kê khai quý GTGT: Quý IV/2025 có đầu ra 500 triệu (thuế GTGT đầu ra 40 triệu, áp dụng giảm 8%) và đầu vào 30 triệu, thì thuế còn phải nộp là 10 triệu. Sau khi trừ đi tạm nộp 5 triệu, số thuế cần nộp là 5 triệu trước 30/01/2026. TNDN và TNCN cũng cần được nộp đúng hạn.

LƯU Ý:

– Hạn nộp thuế không thay đổi so với các năm trước và trùng với hạn nộp tờ khai/quyết toán.

– Giảm 2% GTGT áp dụng cho phần lớn hàng hóa/dịch vụ với thuế suất 10%.

– Môn bài sẽ được bãi bỏ từ 01/01/2026.

26. Nếu công ty thành lập năm 2025 thì miễn lệ phí môn bài năm 2025 và Kế toán phải lập tờ khai môn bài năm 2025

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc nộp tờ khai lệ phí môn bài cho công ty thành lập trong năm 2025. Mặc dù công ty mới thành lập năm 2025 sẽ được miễn lệ phí môn bài cho năm đầu tiên, nhưng kế toán vẫn cần thực hiện thủ tục kê khai tờ khai Mẫu 01/MBA trước 30/01/2026. Đây là bước quan trọng để tuân thủ quy định của pháp luật và chuẩn bị cho việc nộp lệ phí môn bài chính thức cho năm 2026.

– Dù được miễn lệ phí môn bài cho năm 2025, nhưng doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai đúng hạn để tránh bị phạt từ 1-3 triệu đồng. Đây là một phần của công việc của kế toán cuối năm, giúp đảm bảo công ty không bị rơi vào tình trạng bị coi là chậm đăng ký.

– Do lệ phí môn bài sẽ bãi bỏ từ 01/01/2026, công ty sẽ chỉ cần nộp một lần duy nhất cho năm 2026. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí và không phải nộp lệ phí môn bài từ năm 2027 trở đi.

– Kế toán giúp công ty lập kế hoạch dòng tiền đầu năm 2026 và tránh tình trạng quên nộp lệ phí môn bài, điều này có thể dẫn đến việc khóa mã số thuế (MST).

THỰC HIỆN

– Lập tờ khai môn bài năm 2025: Dù miễn nộp, kế toán cần kê khai tờ khai lệ phí môn bài theo Mẫu 01/MBA, ghi rõ ngày thành lập và miễn năm đầu. Nộp online qua etax.gdt.gov.vn (chữ ký số bắt buộc) trước 30/01/2026.

– Nộp lệ phí cho năm 2026: Doanh nghiệp cần tính mức lệ phí môn bài căn cứ vào vốn điều lệ (vốn <=10 tỷ: 2 triệu; vốn >10 tỷ <=20 tỷ: 3 triệu). Lệ phí môn bài năm 2026 phải nộp trước 30/01/2026 qua ngân hàng.

– Xử lý thay đổi: Nếu doanh nghiệp tăng vốn hoặc mở chi nhánh/văn phòng đại diện, cần nộp bổ sung 50% mức phí (nếu thay đổi trong năm 2026).

– Lập hồ sơ: Lưu trữ tờ khai điện tử, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và biên lai nộp phí trong 10 năm.

VD: Giả sử Công ty A thành lập vào 01/06/2025 với vốn điều lệ 15 tỷ đồng. Công ty này sẽ được miễn lệ phí môn bài năm 2025, nhưng kế toán cần nộp tờ khai trước 30/01/2026. Lệ phí môn bài năm 2026 là 3 triệu đồng, sẽ được nộp trước 30/01/2026. Nếu công ty mở chi nhánh vào 15/12/2025, tờ khai bổ sung sẽ được nộp mà không phải đóng thêm lệ phí cho năm 2025.

LƯU Ý

– Miễn lệ phí môn bài năm đầu: Công ty mới thành lập năm 2025 sẽ được miễn lệ phí môn bài cho năm 2025, nhưng vẫn phải nộp tờ khai trước 30/01/2026.

– Bãi bỏ lệ phí môn bài từ 01/01/2026: Các công ty mới thành lập trong năm 2025 chỉ cần nộp lệ phí môn bài một lần cho năm 2026, và không cần nộp từ năm 2027 trở đi, theo Nghị quyết 198/2025/QH15.

27. Nộp các báo cáo, thống kê khác nộp cho các cơ quan liên quan

Công việc của kế toán cuối năm bao gồm việc tổng hợp và nộp các báo cáo định kỳ về lao động, thống kê kinh tế, môi trường và an toàn đến các cơ quan nhà nước như Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (MOLISA), Tổng cục Thống kê (GSO),

Sở Tài nguyên Môi trường, Bảo hiểm xã hội (BHXH). Những báo cáo này là bắt buộc theo Luật Thống kê 2015 và Luật Lao động 2019, giúp doanh nghiệp tuân thủ yêu cầu pháp lý và hỗ trợ quá trình kiểm tra, thanh tra của các cơ quan liên quan.

– Việc nộp báo cáo đúng hạn là một phần quan trọng trong công việc của kế toán cuối năm. Nếu trễ, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính từ 5-50 triệu đồng tùy thuộc vào loại báo cáo và có thể bị đình chỉ hoạt động theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

– Báo cáo kịp thời giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả lao động và môi trường, đồng thời chuẩn bị dữ liệu cho báo cáo tài chính (theo điểm 24) và quyết toán thuế TNDN (theo điểm 21).

– Đối với Luật Lao động 2025, doanh nghiệp cần cập nhật các chỉ số mới như tỷ lệ lao động nữ và đào tạo kỹ năng số từ báo cáo năm 2025.

THỰC HIỆN

– Xác định báo cáo cần nộp: Các doanh nghiệp với lao động >10 người phải nộp báo cáo về lao động, an toàn lao động và môi trường. Kế toán cần tổng hợp dữ liệu từ sổ sách nhân sự và phần mềm nhân sự (như Fast HR) để chuẩn bị báo cáo.

– Lập và nộp báo cáo: Sử dụng mẫu chuẩn từ cơ quan và nộp báo cáo điện tử qua cổng thông tin quốc gia (thongke.gov.vn cho GSO, molisa.gov.vn cho MOLISA) hoặc etax.gdt.gov.vn với chữ ký số. Đảm bảo báo cáo được phê duyệt lãnh đạo trước khi nộp.

– Kiểm tra và bổ sung: Sau khi nộp, nhận xác nhận từ cơ quan. Nếu phát hiện sai sót, bổ sung báo cáo trong vòng 30 ngày nhưng phải nộp phạt nếu chậm.

– Lập hồ sơ lưu trữ: Lưu trữ tờ khai gốc, dữ liệu nguồn (danh sách nhân viên), biên nhận nộp trong 5-10 năm tùy loại báo cáo.

=> Lập lịch nộp báo cáo hàng quý và kiểm tra dữ liệu lao động, môi trường, an toàn lao động để chuẩn bị kịp thời. Nộp trước hạn 15 ngày để tránh tắc nghẽn hệ thống và phạt.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn nắm bắt được công việc của kế toán cuối năm một cách hiệu quả! Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về nghiệp vụ kế toán, đừng ngần ngại để lại câu hỏi dưới bài viết. Đừng quên cập nhật ngay ưu đãi hấp dẫn cho các khóa học kế toán tổng hợp – thuế và các gói dịch vụ kế toán đa lĩnh vực tại Kế Toán Việt Hưng!

BÀI LIÊN QUAN

Bộ Hồ Sơ – Cách Hạch Toán Hàng Hóa Bị Hư Hỏng Theo Thông Tư 200 – 133

Hạch Toán Doanh Thu Chưa Thực Hiện Dài Hạn Và Ngắn Hạn

Hạch Toán Doanh Thu Chưa Thực Hiện 3387: Khoản Học Phí Thu Trước Nhiều Kỳ

Cách Hạch Toán Doanh Thu Chưa Thực Hiện Được Thực Tế

Hạch Toán Kế Toán Dịch Vụ Sửa Chữa Ô Tô Thực Tế Mới Nhất

11 Cách Xử Lý Dư Nợ Tài Khoản 331 Tránh Bị Truy Thu Thuế