Hạch toán hàng hoá bị hư hỏng – “kẻ phá đám” thầm lặng khiến kho hàng doanh nghiệp chao đảo chỉ sau một cơn mưa bất chợt hay tai nạn nhỏ? Bạn có bao giờ giật mình khi hóa đơn kiểm kê “biến mất” vài trăm triệu, đẩy lợi nhuận xuống vực thẳm? Trung tâm Kế Toán Việt Hưng sẽ “bật mí” bộ hồ sơ đầy đủ, cách hạch toán hàng hoá bị hư hỏng siêu đơn giản, sáng tạo để bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu lợi nhuận.
1. Hồ sơ đối với hàng hóa bị tổn thất do thiên tai (bão lũ)
Hồ sơ là yếu tố then chốt để chứng minh tổn thất là bất khả kháng, tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí (theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC). Đối với bão lũ, hồ sơ cần nhấn mạnh yếu tố thời tiết cực đoan (mưa lớn, ngập lụt) và phải được lập ngay sau sự kiện (trong vòng 30 ngày để kịp báo cáo thuế). Bộ hồ sơ phải lưu trữ ít nhất 10 năm.
(1) Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất
NỘI DUNG:
– Ghi rõ: Ngày/giờ xảy ra thiên tai (ví dụ: bão số 10 ngày 30/9/2025); nguyên nhân (ngập lụt do bão lũ, gió mạnh); chủng loại hàng hóa (hàng tồn kho, TSCĐ); số lượng (số kiện, kg); tình trạng (hư hỏng toàn bộ/hai phần); giá trị tổn thất (giá gốc + chi phí liên quan); giá trị thu hồi (nếu bán thanh lý).
– Phụ lục: Ảnh chụp hiện trường, danh sách hàng hóa chi tiết (mã hàng, lô sản xuất).
YÊU CẦU:
– Do DN tự lập, ký xác nhận của: Người đại diện pháp luật (Giám đốc), Thủ kho, Kế toán trưởng, và ít nhất 2 nhân chứng (nhân viên).
– Đối với bão lũ: Phải có xác nhận từ UBND xã/phường về tình hình thiên tai (theo Công văn 4328/TCT năm 2025). Chịu trách nhiệm pháp lý nếu sai sót (phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
– Mẫu theo Phụ lục 01 Thông tư 200/2014/TT-BTC.
VÍ DỤ:
Biên bản kiểm kê ngày 05/10/2025, tổn thất 500 thùng hàng điện tử do ngập lụt bão lũ, giá trị 200 triệu VND, thu hồi 20 triệu VND.
(2) Phụ lục báo cáo nhanh thiệt hại
– Mẫu theo Công văn 4328/CT-CS 2025) nếu tổn thất > 50 triệu VND, để hỗ trợ gia hạn thuế.
LƯU Ý:
– Vẫn là hồ sơ cốt lõi để chi phí được trừ thuế TNDN.
– Với bão lũ 2025: Ưu tiên ảnh/video hiện trường để chứng minh (theo bản tin kế toán tuần 06-12/10/2025).
(3) Hồ sơ bồi thường thiệt hại
NỘI DUNG:
– Giấy xác nhận bồi thường từ công ty bảo hiểm (nếu có hợp đồng bảo hiểm hàng hóa/TSCĐ).
– Bao gồm: Hợp đồng bảo hiểm gốc, biên bản giám định thiệt hại của bên bảo hiểm, quyết định chi trả (số tiền, thời hạn).
– Nếu không có bảo hiểm: Thay bằng biên bản từ cơ quan chức năng (Sở Công Thương hoặc Cục Quản lý thị trường).
YÊU CẦU:
– Chỉ áp dụng nếu hàng hóa được bảo hiểm (theo Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022).
– Với bão lũ: Bảo hiểm thường bao phủ “rủi ro thiên tai”, nhưng cần chứng minh không phải lỗi DN (ví dụ: không lưu kho đúng quy định). Hồ sơ này giúp ghi nhận thu nhập khác (TK 711).
– Nếu nhận hỗ trợ Nhà nước (Quỹ Phòng chống thiên tai), thêm Quyết định chi trả từ Sở Tài chính tỉnh (theo Công văn 4328/CT-CS 2025).
VÍ DỤ:
Quyết định bồi thường mẫu: “Công ty Bảo hiểm ABC chi trả 150 triệu VND cho tổn thất do bão lũ ngày 30/9/2025.”
LƯU Ý:
– Áp dụng nếu có bảo hiểm; giúp ghi TK 711.
– Không có thì DN tự chịu, nhưng hồ sơ này hỗ trợ đơn xin gia hạn nộp thuế (Điều 64 Luật Quản lý thuế 2019).
(4) Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức/cá nhân bồi thường
NỘI DUNG:
– Hợp đồng thuê kho/vận chuyển (nếu bên thứ ba chịu trách nhiệm);
– Biên bản họp nội bộ về trách nhiệm;
– Quyết định truy cứu từ Ban Giám đốc.
– Nếu Nhà nước hỗ trợ (sau bão lớn): Giấy xác nhận hỗ trợ từ Quỹ Phòng chống thiên tai.
YÊU CẦU:
– Áp dụng nếu tổn thất do lỗi bên thứ ba (ví dụ: nhà thầu vận chuyển không che chắn hàng hóa trong bão).
– Với bão lũ: Tham chiếu Công văn 4062/TCT-CS (2024) về hỗ trợ sau bão, yêu cầu đơn xin xác nhận thiệt hại từ UBND tỉnh (mẫu theo Thư viện Pháp luật). Không có thì DN tự chịu toàn bộ.
– Văn bản đề nghị gia hạn nộp thuế nếu trách nhiệm thuộc bên thứ ba (tài liệu chứng minh tổn thất do thiên tai).
VÍ DỤ:
– Mẫu đơn xác nhận thiệt hại sau bão (TẢI VỀ)
LƯU Ý:
– Chỉ áp dụng nếu có lỗi bên ngoài; không bắt buộc nếu tự nhiên.
– Với bão lũ: Tham chiếu Luật Phòng chống thiên tai 2025 (hợp nhất tại VBHN 21/VBHN-VPQH).
2. Lưu ý chung về hồ sơ
Tổng giá trị tổn thất = Giá trị hư hỏng – Giá trị thu hồi (nếu bán phế liệu).
Với bão lũ, ưu tiên thu thập chứng cứ thời tiết từ Trung tâm Khí tượng Thủy văn (dữ liệu công khai). Nếu hồ sơ thiếu, chi phí không được trừ thuế TNDN (phạt 20% theo Luật Quản lý thuế 2019).
XEM THÊM: Các khoá học kế toán Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh & HCSN công lập
3. Cách hạch toán hàng hóa bị hư hỏng do thiên tai
Hạch toán theo nguyên tắc thận trọng (VAS 01), ghi nhận tổn thất vào chi phí ngay khi xảy ra, và thu nhập bồi thường khi nhận tiền. Đối với bão lũ, phân loại là “tổn thất bất khả kháng” để dễ trừ thuế.
– Ghi giảm giá trị hàng hóa/TSCĐ bị tổn thất (TK 156/211).
– Ghi chi phí tổn thất vào TK chi phí phù hợp (sau trừ giá trị thu hồi).
– Ghi thu nhập bồi thường (nếu có) vào TK 711.
– Hồ sơ vẫn như nội dung trên (biên bản kiểm kê, xác nhận thiên tai).
VÍ DỤ: Tổn thất 200 triệu VND hàng tồn kho do bão lũ, thu hồi 20 triệu VND, bồi thường 150 triệu VND (nếu có). Áp dụng cho DN thương mại (không sản xuất).
3.1 Hạch toán hàng hóa bị hư hỏng Theo Thông tư 200
Bút toán:
– TK 632: Giá vốn hàng bán (tổn thất hàng hóa).
– TK 811: Chi phí khác (nếu không phải giá vốn).
– TK 711: Thu nhập khác.
– TK 156: Hàng tồn kho.
a. Trường Hợp Có Bảo Hiểm Bồi Thường
– Kiểm kê tổn thất:
Nợ TK 632: 180 triệu
Có TK 156: 180 triệu
Thu hồi:
Nợ TK 156: 20 triệu
Có TK 131/111 / 20 triệu.
– Nhận bồi thường:
Nợ TK 111/112: 150 triệu
Có TK 711: 150 triệu.
⇒ Phần chênh lệch (30 triệu) là chi phí ròng, được trừ thuế TNDN nếu có hồ sơ. Với bão lũ, ghi chú “tổn thất bất khả kháng” trong chứng từ.
b. Trường Hợp Không Được Bồi Thường
– Ghi nhận:
Nợ TK 632 : 180 triệu
Có TK 156: 180 triệu.
=> Toàn bộ vào chi phí, ảnh hưởng lợi nhuận kỳ.
c. Thuế GTGT & Trừ Thuế TNDN
– Không khấu trừ GTGT đầu vào cho phần hỏng.
– Được trừ 100% nếu hồ sơ đầy đủ (biên bản + xác nhận thiên tai).
3.2 Hạch toán hàng hóa bị hư hỏng Theo Thông tư 133
Bút toán
– TK 811: Chi phí khác (chính cho tổn thất bất thường như thiên tai).
– TK 711: Thu nhập khác (giống).
– TK 156: Hàng tồn kho (giống)
a. Trường Hợp Có Bảo Hiểm Bồi Thường
– Kiểm kê tổn thất:
Nợ TK 811 : 180 triệu
Có TK 156: 180 triệu
(Thu hồi tương tự TT200).
– Nhận bồi thường:
Nợ TK 111/112: 150 triệu
Có TK 711 : 150 triệu.
⇒ Phần chênh lệch (30 triệu) là chi phí ròng, được trừ thuế TNDN nếu có hồ sơ. Với bão lũ, ghi chú “tổn thất bất khả kháng” trong chứng từ.
b. Trường Hợp Không Được Bồi Thường
Ghi nhận:
Nợ TK 811 : 180 triệu
Có TK 156: 180 triệu.
⇒ Toàn bộ vào chi phí, ảnh hưởng lợi nhuận kỳ. Với Thông tư 133, dễ dàng hơn vì không phân loại giá vốn riêng. Kết chuyển cuối kỳ: TK 632/811/711 vào TK 911 (giống nhau).
c. Thuế GTGT & Trừ Thuế TNDN
– Không khấu trừ GTGT đầu vào cho phần hỏng.
– Được trừ 100% nếu hồ sơ đầy đủ (biên bản + xác nhận thiên tai).
⇒ Báo cáo đơn giản hơn TT 200 (không cần thuyết minh chi tiết).
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách hạch toán hàng hóa bị hư hỏng theo Thông tư 200 – 133 do Kế Toán Việt Hưng chia sẻ. Nếu bạn còn vướng mắc về nghiệp vụ kế toán đa lĩnh vực, hãy để lại bình luận bên dưới để được giải đáp nhanh nhất!
BÀI LIÊN QUAN
Hạch Toán Doanh Thu Chưa Thực Hiện Dài Hạn Và Ngắn Hạn
Hạch Toán Doanh Thu Chưa Thực Hiện 3387: Khoản Học Phí Thu Trước Nhiều Kỳ
Cách Hạch Toán Doanh Thu Chưa Thực Hiện Được Thực Tế
Hạch Toán Kế Toán Dịch Vụ Sửa Chữa Ô Tô Thực Tế Mới Nhất
11 Cách Xử Lý Dư Nợ Tài Khoản 331 Tránh Bị Truy Thu Thuế
