Có rất nhiều gặp phải tình huống trớ trêu khi khi không mua hàng nhưng vẫn bị xuất hóa đơn và bên bán lại tự ý hủy hóa đơn kê khai Thuế, điều này dẫn đến vấn đề đơn vị doanh nghiệp mua gặp phải rắc rối khi giải trình với CQ Thuế. Vậy cách thức xử lý trong trường hợp này là như thế nào? Bài viết này của Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng sẽ giúp các bạn giải đáp thắc mắc này để biết được cách xử lý không bị phạt.
1. Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra là như thế nào ?
1.1 Về Hóa đơn đầu vào
– Hóa đơn đầu vào được biết là một trong những loại hóa đơn sẽ xuất hiện khi đơn vị doanh nghiệp thực hiện mua sắm hàng hóa hay nguyên vật liệu được sử dụng trong việc sản xuất kinh doanh. Hóa đơn đầu vào đóng một vài trò rất quan trọng trong quá trình ghi nhận, kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. bằng hình thức lưu trữ, theo dõi thật kỹ những hóa đơn đầu vào thì lúc này doanh nghiệp cần phải đảm bảo được những khoản chi phí liên quan cho việc mua hàng hóa hay sử dụng dịch vụ được ghi nhận thật chính xác, và phải áp dụng đúng trong quy trình kế toán. Tất cả những điều này cần phải đảm bảo một cách thật minh bạch, tuân thủ đúng theo quy định về Thuế của doanh nghiệp.
– Hóa đơn đầu vào sẽ gồm có những chứng từ: hợp đồng mua bán hàng hóa, phiếu nhập kho hàng hóa mua vào, biên lai ghi số tiền giao dịch với khách hàng, phiếu thu…. Đặc biệt nhất, đối với hóa đơn điện tử gồm những hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có thực hiện kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế.
1.2 Về Hóa đơn đầu ra
– Hóa đơn đầu ra là loại hóa đơn thực hiện do bên phát hành, được thể hiện những nội dung: tên, số lượng hàng hóa doanh nghiệp mua, đơn giá, thành tiền cho hàng hóa/ dịch vụ doanh nghiệp cung cấp với khách hàng hay đối tác. Nó cũng chứa những thông tin rất chi tiết về tên sản phẩm/ dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiên tương ứng. Hóa đơn đầu ra là một dạng tài liệu thanh toán và cũng là công cụ quan trọng để ghi nhận, xác định giá trị hàng hóa hay dịch vụ được cung ứng. Và nó cũng là bằng chứng chứng minh cho giao dịch, cơ sở để thực hiện cho quy trình kế toán, báo cáo tài chính của đơn vị.
– Hóa đơn đầu ra chính là hóa đơn được thiết lập từ bên bán hàng hóa, lập đúng theo quy định Pháp luật đề ra. Còn hóa đơn đầu vào là hóa đơn được sử dụng với bên mua hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ cho đơn vị. Cùng là loại hóa đơn, đó có thể là hóa đơn đầu ra của người bán và là hóa đơn đầu vào của người mua.
2. Vậy hóa đơn đã thực hiện kê khai có được tự ý hủy hay không?
Theo quy định từ ngày 01 tháng 07 năm 2022 toàn bộ những doanh nghiệp hay hộ kinh doanh phải thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, ngoại trừ những trường hợp đặc biệt chưa đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng, vật chất:
Theo Điều 9 thông tư 323/2011/TT – BTC cũng quy định rõ về trường hợp hủy hóa đơn điện tử như sau:
- Với trường hợp hóa đơn điện tử đã được thiết lập, gửi cho bên mua nhưng vẫn chưa thực hiện giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hay là hóa đơn điện tử đã được thiết lập, gửi cho bên mua nhưng người bán và người mua chưa thực hiện kê khai thuế, nếu như có phát hiện sau thì chỉ được phép hủy khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên bán và mua. Việc hủy hóa đơn điện tử đang có hiệu lực đúng theo thời hạn do cả 2 bên tham gia đã thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy cũng cần phải thực hiện lưu trữ để phục vụ cho việc tra cứu của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Tại Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT – BTC cũng có quy định rõ về việc hủy hóa đơn như sau:
- Với trường hợp đã thiết lập hóa đơn và giao cho bên mua nhưng vẫn chưa thực hiện giao dịch hàng hóa hay hóa đơn đã được thiết lập và giao cho bên mua, người bán và người mua chưa thực hiện kê khai thuế nếu như có bất kỳ phát hiện sai sót phải hủy bỏ, thì bên bán và bên mua cần lập biên bản thu hồi những liên của số hóa đơn đã lập sai đó. Biên bản thu hồi hóa đơn cần thể hiện được lý do cho việc thu hồi hóa đơn. Người bán cần phải gạch chéo những liên và lưu giữ lại số hóa đơn đã thiết lập sai, lập lại hóa đơn mới đúng theo quy định.
Như vậy, theo quy định nếu như hóa đơn đầu vào đã thực hiện kê khai thuế nhưng vẫn xảy ra các sai sót thì doanh nghiệp hay tổ chức kinh doanh không được phép hủy bỏ. Với những trường hợp làm trái theo quy định thì sẽ bị xử phạt đúng với hành vi làm mất, hỏng hay cháy hóa đơn đúng theo Nghị định 125/2020/NĐ – CP.
3. Bên bán có được phép tự ý hủy hóa đơn có sai sót hay không?
Tùy thuộc vào trường hợp, nếu như hóa đơn vẫn chưa gửi cho bên mua thì bên bán được phép hủy và lập lại hóa đơn mới thay thế, với những hóa đơn đã gửi cho bên mua thì không được phép hủy trừ vào một số trường hợp ngoại lệ.
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 19 NĐ 123/2020/NĐ – CP về việc xử lý hóa đơn nếu như bị sai sót:
– Trường hợp người bán phát hiện ra hóa đơn đã được cấp mã nhưng vẫn chưa gửi cho người mua và có sự sai sót thì cần gửi Mẫu 04/SS – HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã và đã lập có sự sai sót đến CQT và lập lại hóa đơn mới, ký số gửi đến Cơ quan Thuế để được cấp lại mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã được lập để gửi lại cho bên mua.
– Với trường hợp khi hóa đơn đã gửi cho bên mua nhưng lại có sự sai sót:
- Sai sót về tên, địa chỉ của bên mua nhưng lại không sai mã số thuế hay những nội dung khác thì người bán cần thông báo cho bên mua về việc hóa đơn bị sai sót, gửi Mẫu 04/SS – HĐĐT lên cơ quan Thuế (trừ trường hợp hóa đơn không có mã chưa gửi dữ liệu lên Cơ quan thuế và không cần lập lại hóa đơn.
- Sai mã số thuế hay sai sót về số tiền được ghi trên hóa đơn, sai sót về Thuế suất, tiền Thuế, hàng hóa được ghi trên hóa đơn không chất lượng, quy cách,… cả 02 bên lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh/ thay thế cho hóa đơn bị sai sót.
>> Như vậy, chúng ta cũng thấy về mặt nguyên tắc, hóa đơn khi được gửi cho bên bán rồi thì bên mua không được tự ý hủy hóa đơn mà chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh/ thay thế, ngoại trừ một số trường hợp được quy định ngay tại Điểm b Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT – BTC:
– Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hay trong khi cung cấp dịch vụ đúng theo quy định ngay tại Khoản 2 Điều 9 của NĐ 123/2020/NĐ – CP sau đó có các phát sinh về việc hủy hay chấm dứt cung cấp dịch vụ thì người bán được phép thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo lên Cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn đúng theo Mẫu 04/SS – HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định số 123/2020/NĐ – CP.
4. Bên bán tự ý hủy hóa đơn đã thực hiện kê khai Thuế thì xử lý như thế nào?
Với trường hợp bên bán tự ý hủy hóa đơn đã thực hiện kê khai thì hóa đơn này sẽ được xem là bất hợp pháp, bên mua phải giải trình, bổ sung các thông tin, tài liệu để chứng minh giao dịch có xảy rta
Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ – CP, Điểm b Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT – BTC tất cả hóa đơn điện tử đã gửi cho bên mua thì không được phép hủy ngoại trừ trường hợp chấm dứt/ hủy cung cấp dịch vụ đối với dịch vụ thu tiền trong/ trước khi cung cấp dịch vụ.
Đồng thời, theo hướng dẫn tại Công văn 1952/CTBDU – TTHT năm 2023 quy định, trường hợp bên bán nếu như tự ý hủy mà không thông báo cho bên mua hay không có sự thỏa thuận giữa 02 bên thì hóa đơn này được xem là bất hợp pháp.
Tất nhiên người mua không được phép thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT, hạch toán vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
TRƯỜNG HỢP 1: Khi bên bán tự ý hủy hóa đơn đã thực hiện kê khai Thuế và không thông báo cho bên mua thì có thể bên mua phải giải trình về việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp:
Khi bên mua có công văn mời lên làm việc về trường hợp hóa đơn bất hợp pháp, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ bao gồm:
Bản điện tử hay bản in chuyển đổi của hóa đơn.
Hợp đồng mua bán hóa đơn, đơn đặt hàng,…
Chứng từ thanh toán (chuyển khoản hay tiền mặt).
Biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu, phiếu xuất kho….
Sổ chi tiết về kho hàng,…
Có nghĩa doanh nghiệp phải chứng minh được các giao dịch là có thật, đúng theo quy định sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hóa đơn mua hàng đó và tính vào khoản chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
TRƯỜNG HỢP 2: Khi bên bán hủy nhầm hóa đơn, lúc này 02 bên lập lại biên bản thỏa thuận đã ghi rõ các sai sót và bên bán lập lại hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị hủy nhầm. Hóa đơn thay thế cần phải có dòng chữ:
Thay thế cho hóa đơn mẫu số…. ký hiệu…. số…. ngày…. tháng… năm…
Vì đã kê khai thuế nên nếu như kê khai bổ sung mà không thay đổi về nghĩa vụ thuế thì chỉ phải nộp bản giải trình kê khai bổ sung và những tài liệu liên quan, không cần nộp tờ khai bổ sung.
5. Trường hợp không mua hàng bị xuất hóa đơn thì xử lý như thế nào?
Với trường hợp doanh nghiệp không thực hiện mua hàng/ sử dụng dịch vụ nhưng lại nhận được hóa đơn ghi mã số Thuế của doanh nghiệp thì:
- Cần liên hệ ngay với đơn vị đã xuất hóa đơn để tìm hiểu lý do.
- Không thực hiện kê khai, khấu trừ Thuế GTGT với hóa đơn này.
- Nếu như nhận thấy những dấu hiệu vi phạm pháp luật cần báo cho Cơ quan nhà nước có thẩm quyền: cơ quan công, sở công thương, CQT quản lý….
Căn cứ theo Khoản 2 Điều 4 NĐ125/2020/NĐ – CP quy định rõ hóa đơn, chứng từ không là những hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán lại không có thật một phần/ toàn bộ.
Theo đó, nếu như doanh nghiệp thực hiện kê khai, khấu trừ thuế đối với dạng hóa đơn này thì tùy thuộc vào trường hợp sử dụng không hợp pháp hóa đơn.
Đối chiếu theo quy định tại Điều 28 NĐ125/2020/NĐ – CP về hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn thì bị phạt tiền từ 20 – 50 triệu đồng và buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA group FB CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Bài viết của Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng đã giải đáp được chi tiết thắc mắc về vấn đề không mua hàng bị xuất hóa đơn và bên bán tự ý hủy hóa đơn – cách xử lý. Trung tâm luôn chiêu sinh các khóa họa kế toán thực hành giúp cho bạn có thêm kinh nghiệm, trình độ chuyên môn tốt nhất. Hãy nhanh tay đăng ký và tham gia khóa học nhé.