Báo cáo tài chính sẽ được lập đưa vào những số liệu ở trên chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo này sẽ phản ánh đầy đủ những sự kiện, nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị. Tất nhiên, sau khi hoàn thiện báo cáo tài chính thì kế toán vẫn cần phải thực hiện việc rà soát lại dữ liệu để tránh những sai sót không đáng có dẫn đến việc bị CQT phạt. Bài viết này Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng sẽ chia sẻ đến các bạn những lưu ý về các bước kiểm tra trước khi lập báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính là gì ?
Đây là một trong những hình thức văn bản thể hiện về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hàng quý, hàng năm của đơn vị. theo đúng thời gian pháp luật quy định, đơn vị sẽ được yêu cầu nộp báo cáo tài chính lên Uỷ ban chứng khoán nhà nước. Và theo chuẩn mực của kế toán, báo cáo tài chính sẽ gồm những biểu mẫu dưới đây:
- Báo cáo cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tiền tệ.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
- Bảng cân đối phát sinh.
Những chỉ tiêu ở trên báo cáo tài chính được chuẩn hóa đúng theo chuẩn mực, quy định chung, để người đọc có thể nắm bao quát báo cáo tài chính của từng đơn vị.
Những lưu ý trước khi lập báo cáo tài chính
1. Đầu năm đã thực hiện quy trình kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối hay chưa?
– Cần kiểm tra lại xem đã mở chi tiết cho TK 421 (4211, 4212) để hạch toán hay chưa và cần phải phân biệt được lợi nhuận chưa phân phối trong năm tài chính trước với năm hiện tại thật rành mạch, rõ ràng.
– Bởi vì thường có nhiều bạn kế toán hay làm nhanh hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ gom tất cả các lợi nhuận vào chung TK 421 làm cho những số liệu của năm trước và năm nay bị lẫn với nhau.
– Khi bạn thực hiện hành động phân ra chi tiết TK 421 sẽ giúp cho bạn xác định được số tiền lỗ năm này với năm trước để làm căn cứ chuyển lỗ cho năm sau này. Và đây cũng là một trong những bút toán thường bị kế toán lãng quên không hạch toán.
>> Như vậy, vào đầu năm tài chính kế toán phải làm bút toán kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối vào năm nay sang lợi nhuận chưa phân phối ở năm trước và bút toán được ghi:
- Với TK 4212 nếu số dư có sẽ ghi:
Nợ TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
Có Tk 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối ở năm trước
- Với trường hợp TK 4212 có số dư nợ, ghi:
Nợ TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối ở năm trước
Có TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
2. Kiểm tra sổ tiền mặt
– Vào sổ chi tiết tiền mặt để kiểm tra và đảm bảo bảo rằng tiền mặt không bị âm vào bất kỳ thời điểm nào. Nếu như bạn thấy sổ quỹ tiền mặt bị âm thì cần tìm biện pháp xử lý: giấy vay mượn bổ sung nguồn vốn lưu động tạm thời, lập hợp đồng vay tiền Nợ TK 111/ Có TK 3388 hay theo những phương án đề xuất khác.
– Kiểm tra thật kỹ càng số dư cuối kỳ, cần có sự trùng khớp với biên bản kiểm kê tiền mặt vào ngày 31/ 12
Hiện nay vẫn còn rất nhiều bạn kế toán làm tiền mặt bị âm, và điều cần lưu ý ở đây là tiền mặt không bao giờ được phép âm
3. Sổ tiền gửi ngân hàng
– Kiểm tra sổ 112 và sổ phụ ngân hàng, số dư hàng tháng, số dư vào cuối năm có trùng khớp với số dư cuối năm ở sổ phụ ngân hàng hay không? Và bạn cần đối chiếu, kiểm tra thật kỹ càng hàng tháng của năm tài chính.
– Phải có đầy đủ sổ phụ đúng theo từng tháng , bao gồm: sổ phụ, giấy báo nợ (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi,… có sao kê hàng tháng và năm.
– Vừa phải có sổ phụ file cứng, file mềm kết xuất từ Internet Banking. Nếu đơn vị nào chưa đăng ký thì cần thực hiện đăng ký để kiểm tra dễ dàng hơn, không cần tìm trong sổ phụ. Kế toán cũng dễ dàng cung cấp cho Cơ quan Thuế.
– Nếu như lỡ có thiếu bất kỳ chứng từ nào, thì vào cuối năm cũng nên thực hiện kiểm tra lại để xin in bổ sung cho đủ.
Nếu có phát sinh về lãi tỷ giá hối đoái, kế toán cần ghi:
Nợ TK 1122
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Nếu có phát sinh lỗ về tỷ giá hối đoái thì cần ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Có TK 1122
Kết chuyển lãi cho tỷ giá hối đoái đánh giá cuối năm chính vào doanh thu hoạt động tài chính:
Nợ TK 413 – chênh lệch tỷ giá hối đoái
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi)
Kết chuyển lãi cho tỷ giá hối đoái đánh giá cuối năm chính vào doanh thu hoạt động tài chính:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
4. Kiểm tra tài khoản chứng khoán kinh doanh (TK 121)
– Vào cuối năm tài chính, kế toán cần tiến hành kiểm tra những khoản cổ phiếu, trái phiếu đã có sự trùng khớp với xác nhận số dư của đơn vị.
– Tiến hành trích lập những khoản dự phòng đầu tư chứng khoán. Thực hiện đánh giá lại giá trị của những khoản đầu tư này đúng theo giá trị của thị trường vào ngày 31/ 12.
5. Công nợ phải thu khách hàng (TK 131)
– Cần lập biên bản đối chiếu với số công nợ khách hàng, đảm bảo nguồn công nợ giữ 2 biên bản có sự trùng khớp nhau.
– Trích lập những khoản dự phòng, khoản phải thu khó đòi đúng theo quy định ( nếu có).
6. Kiểm tra thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (TK 1331)
– Tài khoản này chỉ có số dư Nợ, phản ánh số thuế đầu vào được khấu trừ hoàn lại nhưng ngân sách nhà nước vẫn chưa hoàn trả.
– Kiểm tra số lượng hóa đơn đầu vào có thật sự trùng khớp với số lượng hóa đơn đã được thực hiện kê khai hay là không.
– Kiểm tra lại số tiền hàng hóa dịch vụ, số tiền thuế giá trị giá trị ở hóa đơn đã trùng khớp với tờ khai thuế giá trị gia tăng đúng theo tháng hay theo quý. Số dư tài khoản 1331 (nếu có) vào ngày 31/ 12 phải trùng khớp với TK 41 “Thuế giá trị gia tăng chưa khấu trừ hết kỳ này” tại tờ khai 01/ GTGT tháng 12 hay quý 4. Nếu như bị sai thì cần tiến hành kê khai và điều chỉnh bổ sung.
– Cần kiểm tra lại những hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng có chứng từ được thanh toán qua ngân hàng (giấy báo nợ, ủy nhiệm chi….) hay không.
– Vào cuối kỳ thì kế toán cần phải thực hiện việc xác định số thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được khấu trừ số thuế GTGT đầu ra, khi thực hiện xác định số thuế giá trị gia tăng trong kỳ thì sẽ ghi:
Nợ TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp
Có TK 1331 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Kiểm tra lại những khoản tạm ứng (TK 141).
– Tiến hành thực hiện việc đối chiếu công nợ tạm ứng đối với nhân viên, đảm bảo số công nợ giữa 2 bên cần trùng khớp nhau.
– Trích lập những khoản dự phòng tạm ứng với các trường hợp đã nghỉ việc, không đòi được.
7. Kiểm tra công cụ dụng cụ (TK 153)
– Thực hiện việc kiểm kê về số lượng thực tế của công cụ dụng cụ so với danh sách ở trên sổ sách và đảm bảo có sự trùng khớp.
– Kiểm tra bảng phân bổ công cụ dụng cụ đối với việc ghi nhận ở sổ sách kế toán.
8. Kiểm tra những tài khoản hàng tồn kho (TK 151, 152, 154, 155, 156, 157)
– Những mục tài khoản này chỉ phản ánh dư nợ, giá trị thực tế hàng tồn kho vào cuối kỳ.
– Kiểm tra những hóa đơn hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào đã có đầy đủ phiếu nhập kho, số lượng, thành tiền của phiếu nhập kho có sự trùng khớp với hóa đơn hay không.
– Kiểm kê số lượng thực tế về hàng tồn kho và cần đảm bảo các số liệu trùng khớp với nhau.
– Cần kiểm tra hàng hóa có bị xuất nhầm, bị âm, xuất các mặt hàng không có trong kho không.
– Kiểm tra thật chi tiết về hàng xuất kho đã được tính đúng giá hay chưa.
– Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu có): khoản dự phòng giảm giá cho các mặt hàng tồn kho nếu như có sự suy giảm về giá trị thuần có thể thực hiện so với giá gốc của hàng tồn đó.
9. Kiểm tra TSCĐ và hao mòn TSCĐ (TK 211, 21, 214)
– Lập bảng tính khấu hao TSCĐ, thẻ TSCĐ.
– Đối chiếu bảng tính khấu hao về TSCĐ với phát sinh và số dư TK 211, 21, 214.
10. Kiểm tra về chi phí trả trước (TK 242)
– Kiểm tra đã lập bảng phân bổ chi phí trả trước vào hàng tháng không.
– Đối chiếu bảng phân bổ chi phí trả trước với phát sinh và số dư TK 242.
11. Công nợ phải trả cho người bán
Lập biên bản đối chiếu về công nợ với nhà cung cấp, đảm bảo công nợ cần có sự trùng khớp.
12. Kiểm tra những khoản phải nộp cho nhà nước (TK333)
Tài khoản 33311 – Thuế GTGT phải nộp: số dư có đầu kỳ TK 3331 ở bảng cân đối phát sinh = thuế GTGT phải nộp của tờ khai thuế = chỉ tiêu [40] ở tờ khai thuế.
Tài khoản 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu: kiểm tra số thuế GTGT hàng nhập khẩu đã nộp đã được ghi nhận vào mục thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ở TK 133 chưa.
Ngoài ra, cần phải thực hiện kiểm tra các loại thuế:
- Tài khoản 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Tài khoản 3333 – Thuế nhập khẩu.
- Tài khoản 3333 – Thuế nhập khẩu.
- Tài khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân.
- Tài khoản 3338 – Thuế bảo vệ môi trường và những loại thuế khác ( thuế môn bài).
Thực hiện kiểm tra tất cả những loại thuế nêu trên xem đã nộp (nếu có) đã được ghi nhận vào sổ sách hay chưa.
13. Kiểm tra lương và những khoản trích theo lương (TK 334, 338)
– Kiểm tra những bút toán hạch toán số tiền lương có trùng khớp với sổ sách hay không.
– Chứng từ ký tá đã đầy đủ.
– Có đăng ký mã số thuế TNCN cuối năm làm quyết toán hay là không, lương thời vụ dưới 03 tháng vào mỗi lần chi trả có thực hiện việc giữ lại 10% hay không.
– Những khoản phụ cấp đã trùng khớp với những khoản phụ cấp trên bảng lương chưa.
– Khi tăng lương có lập lại phụ lục hợp đồng và quyết định tăng lương chưa.
– Phân biệt những rõ những khoản chi nào được miễn thuế TNCN khi thực hiện quyết toán và khoản nào phải chịu thuế TNCN.
– Số lương cuối kỳ chưa chi hay tạm ứng trước; lập bảng đối chiếu công nợ với nhân viên.
14. Kiểm tra những khoản đi vay (TK341)
– Đối chiếu những khoản đi vay của đơn vị mình với những đơn vị khác.
– Lập bảng tính lãi vay đúng theo kỳ và trích thuế TNCN 5% với từng lần chi trả lãi vay .
– Lập bảng tính lãi vay theo kỳ và thực hiện đối chiếu bảng tính lãi vay của ngân hàng hay yêu cầu đơn vị doanh nghiệp đang nợ xuất hóa đơn với với từng lần chi trả lãi vay.
15. Kiểm tra doanh thu (TK 511, 515, 711)
– Kiểm tra những khoản ghi nhận doanh thu đã đủ điều kiện để ghi nhận chưa.
– Xác định những chi phí liên quan đến các giao dịch bán hàng.
– Đã thực hiện việc hạch toán, tập hợp, kết chuyển chưa.
– Kiểm tra khoản doanh thu nào sẽ chịu thuế TNDN, khoản doanh thu nào được hưởng ưu đãi về thuế, miễn thuế…
16. Kiểm tra giá vốn bán hàng (TK 632)
Kiểm tra giá vốn đã được trừ và giá vốn không được trừ trước khi thực hiện việc xác định chi phí hợp lý để căn cứ vào đó tính giá thành, xem đã hạch toán, tập hợp, kết chuyển giá vốn chưa.
17. Kiểm tra những khoản chi phí (TK 641, 642, 811)
Kiểm tra đã thực hiện hạch toán, tập hợp và thực hiện kết chuyển chi phí hay chưa.
18. Tập hợp doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh (TK911)
Kiểm tra thực hiện kết chuyển khoản doanh thu, chi phí và kết chuyển kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ vào phần lợi nhuận sau thuế chưa phân phối đã kết chuyển lãi lỗ.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA group FB CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Bài viết của Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề lưu ý các bước kiểm tra trước khi lập báo cáo tài chính. Bạn có thể đăng ký các khóa học đào tạo kế toán thực hành tại trung tâm để được hướng dẫn cách thức kiểm tra và lập báo cáo tài chính chuẩn nhất nhé.
