Trên thị trường các doanh nghiệp, tổ chức đều gặp phải những khoản nợ của khách hàng hay đối tác khó đòi. Vậy cách để hạch toán công nợ phải thu của khách hàng sẽ xử lý và thực hiện như thế nào? Mời bạn tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây của Kế Toán Việt Hưng nhé!
Nợ phải thu của khách hàng là gì?
Nợ phải thu của khách hàng là khoản mục ở bảng cân đối kế toán, là các khoản nợ của khách hàng với công ty hoặc hàng hóa hay dịch vụ đã được sử dụng nhưng chưa thanh toán. Bởi vì nó liên quan đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Đặc điểm các khoản mục nợ phải thu của khách hàng
Nợ phải thu của khách hàng và doanh thu có mối liên hệ chặt chẽ với nhau bởi vì đều được phát sinh ở quy trình bán hàng.
Tại bảng cân đối kế toán, các khoản mục nợ phải thu của khách hàng được trình bày tại mục đầu tư ngắn hạn và tài sản lưu động. Bao gồm các khoản mục nợ phải thu của khách hàng trừ đi phần dự phòng chính suy ra nợ phải thu thuần.
Xem thêm: 25 lưu ý về công nợ phải trả người bán khi chuẩn bị thanh tra
Và có đặc điểm như sau:
Người sử dụng báo cáo tài chính hay dựa vào các mối liên hệ giữa tài sản và công nợ, qua đó để đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp đó. Vì vậy có khả năng đơn vị ghi tăng các khoản nợ mà phải thu của khách hàng, so sánh với thực tế để để làm tăng khả năng thanh toán của doanh nghiệp đó.
Nợ phải thu của khách hàng nó là khoản mục quan trọng ở bảng cân đối kế toán, bởi vì nó liên quan đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đó và việc lập dự phòng phải thu khó đòi hay được dựa vào ước tính của bộ phận giám đốc nên khó kiểm tra.
Dường như các khoản tiền phải thu của các doanh nghiệp đều có liên quan đến khoản phải thu của khách hàng, vì vậy gian lận rất dễ phát sinh tại các khoản này.
Hướng dẫn cách hạch toán công nợ phải thu của khách hàng
Hạch toán công nợ phải thu của khách hàng hiện là một vấn đề mà hầu như tất cả các doanh nghiệp đều rất quan tâm. Vậy làm thế nào để quản lý công nợ một cách có hiệu quả nhất, cách thức và thứ tự thực hiện có tác dụng nhất?
Đầu tiên là công nợ phải thu của khách hàng. Theo Thông tư 200 và Thông tư 133, phải thu của khách hàng là tài khoản 131.
Kết cấu tài khoản được trình bày như sau:
Bên nợ:
+ Thể hiện số tiền phải thu của khách hàng được phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, dịch vụ, hàng hóa và các khoản đầu tư tài chính.
+ Trường hợp nếu tỷ giá ngoại tệ tăng hơn so với đồng Việt Nam thì phải đánh giá các khoản phải thu bằng ngoại tệ.
+ Thể hiện số tiền còn phải thu khách hàng.
Xem thêm: Thủ tục cấn trừ công nợ 2 bên và 3 được lập như thế nào?
Bên có:
+ Trường hợp nếu tỷ giá ngoại tệ tăng hơn so với đồng Việt Nam thì phải đánh giá các khoản phải thu bằng ngoại tệ.
+ Thể hiện số tiền chiết khấu thương mại cho bên mua và chiết khấu thanh toán.
+ Thể hiện số tiền trả trước của khách hàng và nhận ứng trước của khách hàng.
+ Thể hiện doanh thu của số hàng đã được bán mà bên mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT)
+ Thể hiện các khoản giảm giá bán hàng cho khách hàng khi đã giao hàng và các khách hàng có khiếu nại.
Số dư:
+ Có trường hợp tài khoản 131 có thể có số dư ngay cả 2 bên.
+ Số dư ở bên có phản ánh con số đã thu nhiều hơn số phải thu khách hàng.
+ Số dư bên nợ phản ánh rõ số tiền mà doanh nghiệp phải thu của khách hàng.
Cách hạch toán công nợ phải thu đối với khách hàng
– Bộ phận kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp các dịch vụ theo giá bán khi chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng khi ghi nhận doanh thu đối với các sản phẩm, dịch vụ và các đối tượng thuộc chịu thuế GTGT, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt,…
Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (tổng tiền thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu cung cấp dịch vụ và bán hàng (khi chưa có thuế)
Có TK 333 – Thuế và tương đương các khoản phải nộp Nhà nước.
Xem thêm: Khóa học kế toán tổng hợp Thương mại Dịch vụ Nhập khẩu
Ví dụ: Doanh nghiệp ER kinh doanh về lĩnh vực buôn bán bóng đèn. Khách hàng A là doanh nghiệp đặt mua ngày 22/05/2022 đặt bóng đèn với số lượng là 100 cái với giá là 75.000đ/cái chưa bao gồm thuế (VAT 8%), chưa thu tiền. Kế toán doanh nghiệp ER hạch toán công nợ phải thu như sau:
Nợ TK 131 (Khách hàng A): 8.100.000
Có TK 511: 7.500.000
Có TK 333: 600.000
– Trong lĩnh vực thương mại thì trường hợp bị khách trả lại thì khá thường xuyên diễn ra, hạch toán trong trường hợp bị khách hàng trả lại:
Nợ TK 5213 – Hàng bán bị hoàn lại (giá chưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán đó bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)
Có TK 131 – Phải thu của bên mua
Ví dụ: Tiếp theo ví dụ trên, khách hàng A sau khi nhận 100 cái bóng đèn, sau khi qua công đoạn kiểm tra thì có 5 cái không sáng được và khách hàng B thực hiện trả lại cho Doanh nghiệp ER ngày 23/05/2022. Kế toán doanh nghiệp B hạch toán công nợ phải thu như sau:
Nợ TK 5213: 375.000 75.000*5 cái)
Nợ TK 333: 30.000 (VAT 8%)
Có TK 131 (khách hàng A): 405.000đ
– Trong lĩnh vực dịch vụ, thương mại thì việc giảm giá hay khuyến mãi cũng hay gặp, vì vậy sẽ có 2 trường hợp sau:
Trường hợp 1: số tiền chiết khấu thương mại giảm giá bán đã ghi trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã được trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không khiếu nại riêng số chiết khấu, giảm giá.
Trường hợp 2: hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền đã được chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán cho khách hàng khi chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa được xác định số phải chiết khấu, khi giảm giá thì doanh thu được ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau khoảng thời điểm ghi nhận doanh thu nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng về khoản chiết khấu giảm giá đó để điều chỉnh định kỳ giảm doanh thu gộp:
Nợ TK 521 – Các khoản khi giảm trừ doanh thu (5211,5212) (giá chưa có thuế).
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của sản phẩm giảm giá, chiết khấu thương mại).
Có TK 131 – Phải thu của bên mua (tổng số tiền được giảm giá)
– Chiết khấu thanh toán phải trả cho bên mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời gian quy định, trừ hao các khoản nợ phải thu khách hàng:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – TGNH
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (số tiền được chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 – Phải thu của bên mua.
Ví dụ: Ngày 22/05/2022, doanh nghiệp ER bán 100 cái bóng đèn cho khách hàng X với giá là 75.000đ/cái chưa VAT (trong đó VAT 8%). Theo như hợp đồng ký kết thì hết hạn thanh toán của khách hàng X là ngày 6/06/2022. Trong trường hợp thanh toán trước hạn sẽ được hưởng chiếc khấu 2% trên tổng tiền hàng. Ngày 26/05/2022, khách hàng X thanh toán trước hạn và hưởng 2% chiết khấu cho doanh nghiệp ER, kế toán ER hạch toán công nợ phải thu:
Nợ TK 112: 7.938.000
Nợ TK 635: 162.000 (chiết khấu 2%)
Có TK 131: 8.100.000
– Nhận được tiền do khách hàng thanh toán (ngay cả tiền lãi của số nợ nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hoặc cung cấp dịch vụ:
Nợ các TK 111, 112…
Có TK 131 – phải thu của bên mua
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính đó
Trong trường hợp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có TK 131 được ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao dịch đó).
Ví dụ: Khách hàng D đặt 200 cái bóng đèn và họ muốn giao hàng nhanh nên đã chuyển ứng trước 5tr, kế toán hạch toán công nợ phải thu như sau:
Nợ TK 112: 5.000.000
Có TK 131: 5.000.000
– Trường hợp phát sinh thêm khoản nợ phải thu khó đòi không thể thu nợ được phải xử lý xóa sổ, căn cứ theo biên bản xử lý hóa nợ:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất về tài sản (2293) (số lập dự phòng)
Nợ TK 642 – Chi phí để quản lý doanh nghiệp (số chưa được lập dự phòng)
Có TK 131 – phải thu của bên mua
– Khi lập báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá như tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính:
Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng hơn tỷ giá Đồng Việt Nam:
Nợ TK 131 – Phải thu của bên mua
Có TK 413 – Lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm hơn với tỷ giá Đồng Việt Nam:
Nợ TK 413 – Lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 131 – phải thu của bên mua.
Việc hạch toán công nợ phải thu của khách hàng là 1 trong những công việc kế toán viên cần xử lý khi làm việc tại doanh nghiệp thương mại dịch vụ. Hi vọng với các chia sẻ kèm theo ví dụ chi tiết trên đây là những thông tin giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn nâng cao mọi nghiệp vụ kế toán áp dụng thực tế hiệu quả, tham khảo ngay Khóa học kế toán thương mại dịch vụ của chúng tôi, hoặc liên hệ fanpage để được tư vấn.