Công nợ phải trả là những khoản phát sinh khi bạn mua hàng từ một công ty hay một đơn vị cung cấp hàng hóa khác. Vậy khi thanh tra, có những lưu ý về công nợ phải trả nào mà kế toán và doanh nghiệp cần biết? Theo dõi ngay bài tổng hợp của Kế Toán Việt Hưng dưới đây nhé!
Để quản lý tốt công nợ phải trả bạn cần chú ý:
+ Quản lý công nợ của từng nhà cung cấp
+ Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn và theo hạn thanh toán
+ Quản lý công nợ theo từng hợp đồng mua
Các lưu ý về công nợ phải trả của doanh nghiệp
Vốn là một nghiệp vụ khá quan trọng trong mọi doanh nghiệp, nên để làm việc với thanh tra thuế một cách nhanh chóng, kế toán nói riêng, doanh nghiệp nói chung cần cập nhật ngay 25 lưu ý về công nợ phải trả. Chi tiết xem ngay nội dung tiếp nhé!
1. Chưa có hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả (người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc người nhận thầu xây lắp chính, phụ).
2. Chưa thực hiện phân loại các khoản phải trả như phải trả cho bên thứ ba, phải trả tồn lâu ngày hoặc có vấn đề…
3. Công nợ phải trả quá hạn thanh toán (hoặc lâu ngày chưa được giải quyết).
4. Chưa thực hiện đối chiếu hoặc đối chiếu chưa đầy đủ công nợ với người bán tại thời điểm cuối năm.
5. Số dư công nợ phải trả trên số kế toán chênh lệch với biên bản đối chiếu công nợ phải trả nhưng chưa được xử lý.
Các khoản phải trả bị hạch toán sai trong kì.
6. Theo dõi công nợ chưa phù hợp: theo dõi trên hai mã cho cùng một đối tượng, không tiến hành bù trừ đối với các khoản công nợ của cùng một đối tượng.
7. Không theo dõi chi tiết công nợ theo nguyên tệ đối với công nợ phải trả có gốc ngoại tệ
8. Cuối kì, chưa đánh giá lại số dư các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch liên NH tại thời điểm lập BCTC
9. Phân loại sai nội dung các khoản phải trả khác vào các khoản phải trả người bán, không phân loại khoản phải trả thương mại và phi thương mại, hạch toán không đúng nội dung kinh tế.
10. Không có bảng phân tích tuổi nợ để có kế hoạch thanh toán, các khoản nợ quả hạn chưa được thanh toán.
11. Chưa hạch toán tiền lãi phải trả cho người bán nếu mua trả chậm.
12. Không hạch toán giảm công nợ phải trả trong trường hợp giảm giá hàng bán hay được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán.
13. Hạch toán xuất nhập khẩu ủy thác chưa đúng kì kế toán và theo dõi công nơi với đối tác nước ngoài chưa thích hợp.
14. Quản lí và hạch toán công nợ phải trả chưa phù hợp và chặt chẽ. Những khoản công nợ phải trả không xác định được chủ nợ đã hạch toán tăng thu nhập khác, nhưng không đủ bằng chứng hợp lệ.
15. Bù trừ số dư trả tiền trước cho người bán với số dư phải trả người bán không cùng đối tượng.
16. Số liệu trên số tổng hợp và sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh không khớp nhau và không khớp với hóa đơn, chứng từ gốc hoặc không khớp với thư xác nhận của Kiểm toán viên.
17. Ghi nhận khoản phải trả không trên cơ sở hóa đơn chứng từ hoặc hóa đơn chứng từ không hợp lệ.
18. Các khoản phải trả với bên thứ ba không có chứng từ hợp lệ, không được ghi chép, phản ánh, trình bảy hoặc phản ánh không hợp lí.
19. Số liệu trên số tiền mặt và tiền gửi NH với tổng phát sinh Nợ trên tài khoản phải trả không khớp nhau, có chênh lệch lớn.
20. Việc thanh toán cho người bán bằng tiền mặt với giá trị lớn thông qua các nhân viên của Công ty thể hiện việc quản lý tiền mặt chưa chặt chẽ, có thể xảy ra rủi ro bất lợi cho Công ty hoặc dẫn đến sự chiếm dụng vốn của Công ty cho các mục đích cá nhân do nhận tiền không kịp thời hạn thanh toán.
21. Không hạch toán lãi chậm trả trên những khoản phải trả quá hạn thanh toán.
22. Chưa tiến hành xử lí các khoản phải trả người bán không có đối tượng vào thu nhập khác.
23. Trường hợp hàng về nhưng hóa đơn chưa về, đơn vị phản ảnh chưa đúng về mặt giá trị và chưa điều chỉnh hoặc điều chỉnh không đúng khi có hóa đơn về.
24. Thủ tục nhập kho báo số tiến hành chậm hơn so với bút toán trả tiền làm cho tại 31/12 TK331 có số dư Nợ nhưng thực chất đây không phải là khoán trả trước cho người bán.
25. Khoản giao dịch với số tiền lớn không kí hợp đồng mua hàng với người bán.
Hỏi đáp về công nợ phải trả
Công ty có một khoản nợ thuộc trường hợp: Khoản nợ phải thu đã được trích lập 100% dự phòng theo quy định tại gạch đầu dòng thứ 4 điểm a, khoản 2 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC mà sau 3 năm tính từ thời điểm doanh nghiệp trích lập đủ 100% dự phòng mà vẫn chưa thu hồi được nợ.
Tuy nhiên, xuống tiếp điểm b, khoản 4, Điều 6 thì lại quy định: Nợ phải thu không có khả năng thu hồi quy định tại điểm a, khoản điều này khi có đủ tài liệu chứng minh sau:
1. Sổ kế toán,chứng từ;
2.Đối với cá nhân: giấy chứng tử, lệnh truy nã;
3. Các hồ sơ, tài liệu chứng minh khoản nợ phải thu đã được trích lập 100%.
Các khoản nợ của Công ty chủ yếu là đối với cá nhân, và đã được trích lập dự phòng 100% có đủ tài liệu chứng minh khoản nợ theo (1), (3), khách hàng không hợp tác trả nợ và khoản nợ này đã được trích lập gần 10 năm thì Công ty chúng tôi có được xử lý tài chính đối với các khoản nợ này không. Khi không có giấy chứng tử, lệnh truy nã.. đối với “trường hợp đối với cá nhân” đã được quy định trong 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC.
Trả lời:
– Tại điểm a Khoản 4 Điều 6 Thông tư số 48/2019/TT-BTC ngày 08/8/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng tại doanh nghiệp quy định:
“Điều 6. Dự phòng nợ phải thu khó đòi
4. Xử lý tài chính các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi:
a) Nợ phải thu không có khả năng thu hồi là các khoản nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán hoặc chưa đến thời hạn thanh toán thuộc một trong những trường hợp sau:
…
– Đối tượng nợ là cá nhân đã chết hoặc đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án.
– Khoản chênh lệch còn lại của các khoản nợ không thu hồi được sau khi đã xử lý trách nhiệm cá nhân, tập thể phải bồi thường vật chất.
– Khoản nợ phải thu đã được trích lập 100% dự phòng theo quy định tại gạch đầu dòng thứ 4 điểm a khoản 2 Điều này mà sau 03 năm tính từ thời điểm doanh nghiệp trích lập đủ 100% dự phòng mà vẫn chưa thu hồi được nợ.”
– Tại điểm b Khoản 4 Điều 6 Thông tư số 48/2019/TT-BTC ngày 08/8/2019 quy định:
“b) Nợ phải thu không có khả năng thu hồi quy định tại điểm a khoản 4 Điều này khi có đủ các tài liệu chứng minh, cụ thể như sau:
– Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được đến thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của doanh nghiệp như: hợp đồng kinh tế; khế ước vay nợ; cam kết nợ; bản thanh lý hợp đồng (nếu có); đối chiếu công nợ (nếu có); văn bản đề nghị đối chiếu công nợ hoặc văn bản đòi nợ do doanh nghiệp đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát); bảng kê công nợ và các chứng từ khác có liên quan.
– Trường hợp đối với tổ chức kinh tế:
+ Đối tượng nợ đã phá sản: có quyết định của Tòa án tuyên bố phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản.
+ Đối tượng nợ đã ngừng hoạt động, giải thể: có văn bản xác nhận hoặc thông báo bằng văn bản/thông báo trên trang điện tử chính thức của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động hoặc giải thể; hoặc khoản nợ đã được doanh nghiệp, tổ chức khởi kiện ra tòa án theo quy định, có bản án, quyết định của tòa và có ý kiến xác nhận của cơ quan thi hành án về việc đối tượng nợ không có tài sản để thi hành án.
+ Đối với khoản nợ phải thu nhưng đối tượng nợ đã được cơ quan có thẩm quyền quyết định cho xoá nợ theo quy định của pháp luật; khoản chênh lệch thiệt hại được cơ quan có thẩm quyền quyết định cho bán nợ.
– Trường hợp đối với cá nhân:
+ Giấy chứng tử (bản sao chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối với đối tượng nợ đã chết.
+ Lệnh truy nã; hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với đối tượng nợ đã bỏ trốn; hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật về việc đối tượng nợ không còn ở nơi cư trú đối với khoản nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau của các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông; hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án.
– Các hồ sơ, tài liệu chứng minh khoản nợ phải thu đã được trích lập 100% dự phòng theo quy định tại gạch đầu dòng thứ 4 điểm a khoản 2 Điều này mà sau 03 năm tính từ thời điểm doanh nghiệp trích lập đủ 100% dự phòng mà vẫn chưa thu hồi được nợ hoặc khoản nợ phải thu đã được trích lập 100% dự phòng theo quy định tại gạch đầu dòng thứ 4 điểm b khoản 2 Điều này mà sau 01 năm tính từ thời điểm doanh nghiệp trích lập đủ 100% dự phòng mà vẫn chưa thu hồi được nợ.”
Hi vọng với các lưu ý về công nợ phải trả người bán được đề cập trên đây, kế toán đã biết cách xử lý phù hợp, và vượt qua kỳ thanh tra thuế một cách suôn sẻ nhất. Nếu bạn vẫn đang lo lắng vì chưa thể làm thành thạo kế toán, tham khảo ngay Khóa học kế toán hoặc liên hệ fanpage để nhận tư vấn chuyên sâu ngay hôm nay. Chúc bạn luôn hoàn thành tốt các công việc tại doanh nghiệp.