Theo dõi, hạch toán, và thu hồi công nợ là công việc quan trọng của kế toán. Tuy nhiên, trong quá trình kinh doanh sẽ không tránh khỏi việc khách hàng không có khả năng thanh toán và đó được xem là một tổn thất của doanh nghiệp. Vậy khi gặp tình huống này thì kế toán phải xử lý thế nào để có thể thu hồi hoặc giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp. Sau đây Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn vấn đề này.
1. Căn cứ pháp lý
Việc trích lập Dự phòng Nợ phải thu khó đòi được áp dụng theo:
+ Điều 6 Thông tư 48/2019/NĐ-CP ngày 08/08/2019 và được áp dụng từ năm tài chính 2019.
+ Điểm 3.4 khoản 3 điều 45 Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014
2. Căn cứ xác định kế toán dự phòng phải thu khó đòi
– Nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán từ 6 tháng trở lên ( tính từ thời điểm trả nợ gốc, không tính thời gian gia hạn trả nợ) theo hợp đồng kinh tế, khế ước vay…
– Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định doanh nghiệp đã phá sản, bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố,….
– Đối với các khoản nợ của doanh nghiệp mua bán nợ, thì thời gian quá hạn được tính từ ngày chuyển giao quyền chủ nợ
3. Hồ sơ chứng minh là khoản nợ phải thu khó đòi
– Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ,….
– Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)
– Biên bản đối chiếu công nợ (có chữ ký xác nhận của hai bên). Hoặc văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ (có xác nhận của đơn vị chuyển phát)
– Các chứng từ khác kèm theo (nếu có)
4. Mức trích lập dự phòng
4.1. Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán
| Mức trích lập dự phòng | Thời gian khoản nợ quá hạn |
| 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn | Từ 6 tháng – dưới 1 năm |
| 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn | Từ 1 năm – dưới 2 năm |
| 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn | Từ 2 năm – dưới 3 năm |
| 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn | Từ 3 năm trở lên |
VÍ DỤ
Công ty Việt Hưng bán hàng cho Công ty Mai Hương, tổng giá trị lô hàng là 55.000.000 đồng. Công ty Mai Hương chưa thanh toán và đã quá hạn 08 tháng
Số tiền trích dự phòng là: 55.000.000 * 30% = 16.500.000 đồng
4.2. Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông và doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ hàng hóa
| Mức trích lập dự phòng | Thời gian khoản nợ quá hạn |
| 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn | Từ 3 tháng – dưới 6 tháng |
| 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn | Từ 6 tháng – dưới 9 tháng |
| 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn | Từ 9 tháng – dưới 12 tháng |
| 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn | Từ 12 tháng trở lên |
4.3. Đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng chứng minh tổ chức đã: phá sản, bỏ trốn, truy tố pháp luật….
→Doanh nghiệp tư dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng (tối đa bằng giá trị khoản nợ đang theo dõi trên sổ kế toán)
5. Phương pháp kế toán dự phòng phải thu khó đòi
Theo Khoản 3 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC và điểm 3.4 khoản 3 điều 45 Thông tư 200/2014/TT-BTC
*) Nếu Số dự phòng phải trích lập = Số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở Báo cáo năm trước
→Không phải trích lập Bổ sung khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi
*) Nếu Số dự phòng phải trích lập > Số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở Báo cáo năm trước
→Trích bổ sung phần chênh lệch
→ Hạch toán vào chi phí
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 229.3: Dự phòng tổn thất tài sản
*) Nếu Số dự phòng phải trích lập < Số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở Báo cáo năm trước
→Hoàn nhập phần chênh lệch
→ Hạch toán vào chi phí
Nợ TK 229.3: Dự phòng tổn thất tài sản
Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
VÍ DỤ:
Năm tài chính 2018, Công ty đã trích lập dự phòng phải thu khó đòi của Công ty VH là 16.500.000 đồng. Sang năm tài chính 2018 Công ty Việt Hưng trích dự phòng tiếp khoản nợ phải thu khó đòi này với mức: 50% * 55.000.000 = 27.500.000 đồng. Khoản tiền chênh lệch 27.500.000 – 16.500.000 = 11.000.000 đồng sẽ được hạch toán vào chi phí năm 2019 (kế toán dự phòng phải thu khó đòi)
Nợ TK 642: 11.000.000
Có TK 229.3: 11.000.000
6. Phương pháp kế toán các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi
6.1. Điều kiện để xác định là khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi
Theo Khoản 4 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC quy định:
6.2. Hồ sơ để xác định là khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi
*) Nếu là tổ chức kinh tế
– Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ,….
– Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)
– Biên bản đối chiếu công nợ (có chữ ký xác nhận của hai bên). Hoặc văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ (có xác nhận của đơn vị chuyển phát)
– Các chứng từ khác kèm theo (nếu có)
– Quyết định của tòa án tuyên bố phá sản doanh nghiệp (đối với tổ chức kinh tế đã phá sản)
– Văn bản của cơ quan luật pháp có thẩm quyền xác nhận việc ngừng hoạt động hoặc giải thể,….
– Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp: giá trị từng khoản nợ phải thu, giá trị khoản nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế
– Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán (kế toán dự phòng phải thu khó đòi)
*) Nếu là cá nhân
– Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ,….
– Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)
– Biên bản đối chiếu công nợ (có chữ ký xác nhận của hai bên). Hoặc văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ (có xác nhận của đơn vị chuyển phát)
– Các chứng từ khác kèm theo (nếu có)
– Giấy chứng tử hoặc xác nhận của địa phương (đối với đối tượng nợ đã chết)
– Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật (đối với đối tượng nợ đã bỏ trốn)
– Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp: giá trị từng khoản nợ phải thu, giá trị khoản nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế
– Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán (kế toán dự phòng phải thu khó đòi)
6.3. Phương pháp kế toán các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi
*) Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là không thể thu hồi được, kế toán thực hiện xoá nợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331, 334: Phần tổ chức cá nhân phải bồi thường
Nợ TK 229.3: Dự phòng tổn thất tài sản (phần đã lập dự phòng)
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí)
Có các TK 131, 138, 128, 244…
Chú ý: Đối với các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi doanh nghiệp phải trình bày trên Thuyết minh báo cáo tài chính trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày thực hiện xử lý và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ.
*) Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ các TK 111, 112,….
Có TK 711 – Thu nhập khác.
7. Một số trường hợp nợ phải thu quá hạn khác
*) Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thoả thuận, tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:
– Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)
Có các TK 131, 138,128, 244…
– Trường hợp khoản phải thu quá hạn đã lập dự phòng phải thu khó đòi nhưng số đã lập dự phòng không đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ thì số tổn thất còn lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)
Có các TK 131, 138,128, 244…
*) Kế toán xử lý các khoản dự phòng phải thu khó đòi trước khi doanh nghiệp Nhà nước chuyển thành công ty cổ phần: Khoản dự phòng phải thu khó đòi sau khi bù đắp tổn thất, nếu được hạch toán tăng vốn Nhà nước, ghi:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
Trên đây Kế toán Việt Hưng đã hướng dẫn các bạn những tình huống xử lý kế toán dự phòng phải thu khó đòi. Để có thể nắm chắc và làm tốt phần này thì các bạn cần có những chứng từ thực tế và những kỹ năng cần thiết khác. Nếu có gì cần tư vấn thì các bạn hãy liên hệ với chúng tôi để mọi thắc mắc của các bạn được giải đáp tốt nhất.