Thu tiền của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản giữa doanh nghiệp và người mua. Cùng kế toán Việt Hưng tìm hiểu phương pháp hạch toán thu tiền của khách hàng qua bài viết dưới đây nhé.
1. Nguyên tắc kế toán thu tiền của khách hàng
Căn cứ vào điều 16 và điều 17 thông tư 133/2016/TT-BTC khi hạch toán tài khoản 131 phải tuân thủ một số nguyên tắc kế toán sau:
Tại điều 16 thông tư 133/2016/TT-BTC quy định:
“1. Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu theo từng loại nguyên tệ, từng đối tượng công nợ và thực hiện theo nguyên tắc:
– Khi phát sinh các khoản nợ phải thu (bên Nợ các TK phải thu), kế toán phải quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.
Riêng trường hợp nhận trước tiền của người mua bằng ngoại tệ thì khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, thu nhập, bên Nợ Tài khoản 131 tương ứng với số tiền nhận trước được ghi nhận theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh tại thời điểm nhận ứng trước.
– Khi thu hồi nợ phải thu (bên Có Tài khoản phải thu), doanh nghiệp được lựa chọn tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền của các khoản nợ phải thu đối với từng đối tượng công nợ hoặc tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu hồi nợ.
Riêng trường hợp nhận trước của người mua thì bên Có Tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận ứng trước.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán bên Có các tài khoản phải thu, khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ghi nhận định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời, nếu tại thời điểm cuối kỳ kế toán:
– Các tài khoản phải thu không còn số dư nguyên tệ thì doanh nghiệp phải kết chuyển toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính của kỳ báo cáo.
– Các tài khoản phải thu còn số dư nguyên tệ thì doanh nghiệp phải đánh giá lại theo quy định tại Điều 52 Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
Việc xác định tỷ giá chuyển khoản trung bình và xử lý chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại khoản nợ phải thu là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được thực hiện theo quy định tại Điều 52 Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Các khoản nợ phải thu là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ nếu khó có khả năng thu hồi tại thời điểm cuối kỳ thì vẫn phải lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định.”
2. Kết cấu tài khoản thu tiền của khách hàng
– Bên Nợ:
+ Số tiền phải thu khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ…
+ Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
+ Đánh giá lại các khoản phải thu khách hàng là ngoại tệ (Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ)
– Bên Có:
+ Số tiền khách hàng đã trả nợ
+ Số tiền đã nhận trước, ứng trước của khách hàng
+ Các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
+ Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho khách hàng.
+ Đánh giá lại các khoản phải thu khách hàng là ngoại tệ (Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ)
– Dư cuối kỳ:
Có thể ở bên Nợ hoặc bên Có hoặc có thể có số dư ở cả hai bên.
+ Dư cuối kỳ bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng
+ Dư cuối kỳ bên Có: Số tiền khách hàng ứng trước hoặc số tiền khách nộp thừa.
3. Hướng dẫn thu tiền của khách hàng bằng tiền mặt trên phần mềm
Tại màn hình thêm mới chứng từ Thu tiền khách hàng, NSD thực hiện:
Khai báo thông tin khách hàng
– Chọn loại đối tượng: Khách hàng
– NSD lựa chọn phương thức thu tiền từ khách hàng là bằng tiền mặt.
– Chọn thông tin về khách hàng nếu đối tượng này đã được khai báo trước đó bằng cách kích vào biểu tượng. Trong trường hợp đối tượng chưa được khai báo, NSD có thể thêm nhanh bằng cách tích vào biểu tượng (VD: Trung tâm tin học ).
– Thông tin về địa chỉ và mã số thuế sẽ được chương trình tự động lấy lên căn cứ vào thông tin về đối tượng khách hàng đã được khai báo ban đầu.
– Nhập tên người nhận nộp tiền thu.
Lý do thu
– Nhập lý do nộp cho chứng từ thu tiền khách hàng. (VD: Thu tiền hàng của Công ty … theo số hđ), có thể lý do nộp khác trong trường hợp này: Khách hàng ứng trước tiền mua hàng theo hợp đồng số… ngày…)
Thông tin chứng từ
– Nhập ngày chứng từ và ngày hạch toán. Ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ
– Nhập số chứng từ (VD: PT001). Khi thực hiện thêm mới các chứng từ tiếp theo thì số chứng từ sẽ tự động tăng lên.
Loại tiền
– Chọn Loại tiền hạch toán của chứng từ. Trong trường hợp chọn loại tiền hạch toán là đồng ngoại tệ thì NSD cần phải nhập thêm tỷ giá ngoại tệ.
Hạch toán
– Tại trang Hóa đơn: NSD tích chọn vào hóa đơn đã thu tiền của khách hàng, sau đó nhập số tiền đã thu được của khách hàng và chiết khấu thanh toán (nếu có).
– Tại trang Hạch toán, chương trình đã tự động sinh ra bút toán Nợ 1111/Có 131 số tiền là 142.450.000, NSD chỉ cần nhập thêm Diễn giải:
Kiểm tra và cất
– Sau khi khai báo xong nhấn vào nút <<Thực hiện>> để đồng ý thực hiện việc thu tiền của khách hàng.
Trên đây là những chia sẻ của Kế Toán Việt Hưng hy vọng sẽ giúp ích phần nào đó cho các bạn trong quá trình làm việc kế toán của mình – Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ: 098.868.0223 – 091.292.9959 – 098.292.9939 để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề.