Kế toán công nợ làm gì? – Cách quản lý công nợ phải trả, phải thu hiệu quả nhất – Hiện nay xu hướng chung của các doanh nghiệp đều muốn tận dụng tối đa nguồn vốn bởi vậy việc cấp thiết họ cần phải làm là thu hồi tối đa các khoản nợ từ khách hàng và kéo dài thời gian trả tiền cho nhà cung cấp. Nếu thực hiện tốt điều này sẽ giúp doanh nghiệp có nguồn vốn dồi dào hơn để phát triển việc kinh doanh.
Tuy nhiên quản lý công nợ cần làm gì và làm thế nào để quản lý công nợ một cách hiệu quả. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, Kế Toán Việt Hưng sẽ chia sẻ những bí quyết quản lý công nợ phải trả, phải thu hiệu quả nhất.
1. Quản lý công nợ là gì?
Trước hết nếu muốn quản lý công nợ hiệu quả người quản lý cần phải có hiểu biết một cách toàn diện về công nợ là gì?
Quản lý công nợ là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng khi chúng ta bán dịch vụ hàng hóa hoặc các khoản phải trả nhà cung cấp phát sinh khi chúng ta mua hàng hóa, dịch vụ từ một công ty hay cá nhân khác để doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn
– Phân loại công nợ
+Công nợ phải thu: tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền, hay các khoản đầu tư tài chính. Kế toán công nợ cần phải theo dõi và kiểm soát tốt tránh trường hợp nợ công kéo dài lâu gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng đối với quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Bởi vậy họ cần giải pháp quản lý tốt vấn đề hạn mức công nợ là gì để đảm bảo ngân sách không bị thâm hụt quá lớn
+Công nợ phải trả: tiền trả cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Tương tự như công nợ phải thu, kế toán cũng cần liên tục cập nhật công nợ phải trả, đối chiếu khớp sổ sách để thực hiện hoàn thành việc chi trả cho đối tác của mình
2. Công việc của kế toán công nợ làm gì?
Sau đây sẽ mô tả công việc cụ thể của kế toán công nợ trong doanh nghiệp:
– Nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận
– Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp
– Xác nhận hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán
– Kiểm tra công nợ
– Liên lạc thường xuyên với các bộ phận về tình hình thực hiện hợp đồng
– Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng
– Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận
– Kế toán công nợ cần đôn đốc và trực tiếp thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ.
– Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các Chi nhánh/công ty
– Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty
– Lập bút toán điều chỉnh tỷ giá và các điều chỉnh liên quan của các bộ phận, khách hàng, nhà cung cấp
– Kiểm tra báo cáo công nợ trên phần mềm
– Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt
– Lập thông báo thanh toán công nợ
– Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin chung về công nợ
– Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp
– Công nợ tạm ứng của cán bộ công ty (kế toán công nợ làm gì)
– Các khoản vay cá nhân và cán bộ trong công ty
3. Cách quản lý công nợ phải trả, phải thu hiệu quả nhất
3.1 Phương pháp quản lý công nợ làm gì khi phải thu
– Xây dựng một chính sách bán hàng rõ ràng. Hiệu quả của hoạt động về các khoản phải thu trong công ty là sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác như: bộ phận Bán hàng, phòng Kinh doanh, bộ phận Dịch vụ khách hàng, và thậm chí cả Ban Giám đốc
– Yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn, đồng thời quy định rõ mức phạt phải chịu nếu thanh toán chậm. Lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ với khách hàng như: email, thư, cuộc gọi,… đòi nợ, đề phòng nếu cần sử dụng cho việc tranh tụng sau này. Cần xây dựng kế hoạch bán hàng hợp lý ngay từ đầu cho từng cấp, nhóm khách hàng. Đặc biệt cần có các chính sách bán hàng hợp lý ngay từ đầu để hạn chế tình trạng mua nhưng chậm thanh toán. Nếu có tình trạng chậm thanh toán cần có quy định rõ ràng về thời hạn thanh toán và mức chịu phạt nếu để chậm chễ hoặc không có ý định thanh toán
– Đánh giá và tìm cách cải thiện các quy trình liên quan đến hiệu quả khoản phải thu (chuyển tiền, quản trị tín dụng khách hàng và thu hồi nợ)
+ Chuyển tiền: Thay vì các phương thức thủ công truyền thống, nên sử dụng công nghệ hiện đại nhằm tự động hóa quy trình chuyển tiền. Điều này giúp công ty có thể giảm bớt thời gian “chờ” dành cho việc “xác nhận” hóa đơn từ Ban Giám đốc và việc “xác nhận” thanh toán của khách hàng
+ Quản trị tín dụng của khách hàng: Xây dựng chính sách tín dụng rõ ràng cho từng nhóm khách hàng; cập nhật và theo dõi lịch sử tín dụng của khách hàng sẽ giúp giảm việc trì hoãn thanh toán.
+ Thu hồi nợ: Doanh nghiệp xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý, linh động (kế toán công nợ làm gì)
– Thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động các khoản phải thu. Các chỉ số này sẽ giúp các nhà quản lý nhìn thấy được và đo được hiệu quả hoạt động các khoản phải thu. Hiện các công ty thường sử dụng ba chỉ tiêu cơ bản để đo lường hiệu quả hoạt động của công nợ phải thu như vòng quay các khoản phải thu, tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu, sắp xếp tuổi nợ các khoản phải thu. Các chỉ tiêu này cần phải đáp ứng được 03 tiêu chuẩn: nhất quán, chuẩn hóa, phải được thông báo và hiểu bởi các bộ phận liên quan trong công ty
– Các khoản phải thu sẽ xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ… mà doanh nghiệp thu về trong tương lai. Đây cũng là loại tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác chiếm dụng, đòi hỏi doanh nghiệp cần có trách nhiệm thu hồi
– Sử dụng phần mềm quản lý công nợ tự động: giúp quá trình quản lý nhanh gọn, tiện lợi và thông minh hơn nhiều. Từ đó, quản lý doanh nghiệp có thể đọc được báo cáo để nắm bắt được tình hình quản lý công nợ cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ: phần mềm kế toán MISA SME.NET, FAST…
3.2 Phương pháp quản lý công nợ làm gì khi phải trả
– Công nợ phải trả của doanh nghiệp sẽ được phân chia theo từng nhà cung cấp. Kế toán công nợ sẽ dựa trên sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp, bảng đối chiếu công nợ hoặc bảng xác nhận công nợ, bảng cân đối công nợ của các nhà cung cấp… để xây dựng và theo dõi tình hình công nợ đối với từng chủ nợ, từ đó lên kế hoạch trả nợ hợp lý cho doanh nghiệp
– Quản lý theo từng hóa đơn và hạn thanh toán: Doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ các biểu mẫu sau: Báo cáo tuổi nợ của các hóa đơn, bảng kê các hóa đơn đến hạn thanh toán, bảng kê các hóa đơn quá hạn, bảng kê hóa đơn còn nợ của một nhà cung cấp
– Quản lý theo từng hợp đồng mua. Phương pháp quản lý công nợ phải trả theo từng hợp đồng đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được chính sách mua hàng hàng hợp lý, phải khéo léo đàm phán về các vấn đề công nợ đồng thời cần phải có công cụ quản lý công nợ hiệu quả. Mỗi hợp đồng có thể có nhiều giai đoạn thanh toán theo tiến độ và khối lượng thực hiện, chính vì vậy việc doanh nghiệp giải quyết tốt những vấn đề trên là rất quan trọng
Vấn đề kế toán công nợ làm gì ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bài viết này, Kế Toán Việt Hưng hy vọng đã cung cấp những thông tin cần thiết nhất để giúp bạn quản lý công nợ hiệu quả hơn trong doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!
