Cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai tên hàng hoá, dịch vụ…

Kể từ ngày 01/07/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được áp dụng rộng rãi cho tất cả các doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử vừa nhanh, tiết kiệm thời gian, và xử lý các vấn đề về hóa đơn cũng được nhanh chóng. Sau đây các bạn cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Căn cứ pháp lý

– Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020

2 cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính

“Theo Điểm b1 khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP“

Có 2 cách xử lý

Cách 1: (Cách này áp dụng chủ yếu trong trường hợp này)

– Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót

– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót

– Lập mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế

Chú ý: 

Cách 2: (Ít sử dụng hơn)

– Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót

– Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót

– Lập mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế

Chú ý: 

Ghi chú: Đối với trường hợp hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính (không ảnh hưởng đến thành tiền trừ trường hợp ảnh hưởng đến tên người mua hàng hóa, địa chỉ người mua) thì cách 1 là lựa chọn đơn giản và dễ làm nhất.

Thời hạn giải quyết của cơ quan thuế

Theo khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

– Trong thời gian 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý.

– Mẫu thông báo 01/TB-HĐSS Phụ lục IB.

Các ví dụ cụ thể được minh họa như sau:

Ví dụ cách 1: 

Ngày 01/06/2022, Công ty Việt Hưng có bán 01 máy tính HP 205 Pro G8 AIO R3-5300U. Nhưng trên hóa đơn kế toán lại viết sai thành HP 305 Pro G8 AIO R3-5300U. Ngày 07/07/2022, Bên bán phát hiện ra sai sót và hai bên người bán và người mua cùng nhau thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn.

==> Cách xử lý như sau

Bước 1: Công ty Việt Hưng lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Bước 2: Công ty Việt Hưng lập Hóa đơn điều chỉnh.

Hóa đơn điều chỉnh thuế GTGT

Bước 3: Công ty Việt Hưng lập mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế.

==> Tùy từng nhà mạng mà các bạn sẽ có cách vào khác nhau

Ví dụ cho Công ty Việt Hưng

Các bạn vào phần mềm hóa đơn điện tử/Xử lý hóa đơn/Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó điền các thông tin gồm: Mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày hóa đơn, tính chất thông báo, lý do. Cuối cùng là tích chọn “Gửi thông báo hóa đơn sai sót“.

Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

Sau khi hoàn thành xong các thủ tục điều chỉnh trên, kế toán sẽ kẹp 3 giấy tờ sau bao gồm (Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót, hóa đơn điện tử điều chỉnh và Thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT) kẹp cùng với hóa đơn bị sai (như ví dụ trên là hóa đơn số 00000010 ngày 01/06/2022) để sau này giải trình với cơ quan thuế.

Một số nguyên tắc thường gặp khi điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Mẫu 04/SS-HĐĐT được sử dụng khi nào?

Mẫu 04/SS-HĐĐT được sử dụng trong các trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót trừ trường hợp điều chỉnh hóa đơn do sai tên, địa chỉ người mua hàng

2. Thời hạn gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế?

Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh

3. Khi điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót có liên quan đến thành tiền thì ghi thế nào?

Nếu hóa đơn điện tử điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) để đúng với thực tế điều chỉnh.

4. Nếu hóa đơn điện tử viết sai mà chưa gửi cho khách hàng thì phương án xử lý thế nào?

Hóa đơn điện tử viết sai mà chưa gửi cho khách hàng thì phương án đơn giản nhất là hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế

5. Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau thì hạch toán thế nào?

Tại khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định, nếu hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau thì bên bán và bên mua đều hạch toán và kê khai theo ngày lập hóa đơn (tôn trọng tính trọng yếu trong kế toán là khi xuất hàng sẽ phải lập hóa đơn)

6. Hóa đơn điện tử dùng cho hàng xuất khẩu thì có nhất thiết phải có dòng quy đổi Doanh thu ra VNĐ không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP nội dung bắt buộc đối với hóa đơn xuất khẩu không có tiêu chí Doanh thu quy ra VNĐ, nên tùy theo cách quản lý của đơn vị hóa đơn có thể để hoặc không để đều được.

7. Việc viết lùi ngày trên hóa đơn điện tử có thực hiện được không?

Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì ngày lập và ngày ký có thể khác nhau, nên ngày ký có thể thực hiện lùi lại so với ngày lập hóa đơn. Nhưng phải đảm bảo nguyên tắc chung, hệ thống hóa đơn điện tử sẽ nhảy số theo số thứ tự ngày ký hóa đơn, nên bạn sẽ phải ký hóa đơn để lại trước rồi mới ký sang hóa đơn khác. Nếu không sẽ xảy ra trường hợp hóa đơn điện tử có ngày lập bé nhưng số hóa đơn lại lớn hơn, điều này là sai quy định.

Trên đây Kế Toán Việt Hưng đã cùng các bạn tìm hiểu cách điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa, dịch vụ hoặc đơn vị tính, chúc bạn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Truy cập fanpage để nhận những thông tin mới nhất về thuế, hóa đơn điện tử… nhé!