5 nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử kế toán cần biết!

Nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử | Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử.

Trong đó bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu các nguyên tắc này trong bài viết dưới đây.

5 nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử kế toán cần biết

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ có hiệu lực thi hành kể từ 01/07/2022, như vậy kể từ thời điêm này thay vì sử dụng hóa đơn giấy các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh… sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Khi xuất hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải lưu ý các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử 1. Người bán phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để giao cho người mua mà không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 90 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa dịch vụ dùng để cho, biếu tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Ví dụ: Công ty TNHH X ngày 20/5/2022 có bán 1 con chuột máy tính cho anh Nguyễn Thành Nam với giá bán 110.000 đồng thì ngay tại thời điểm bán ngày 20/5/2022 công ty TNHH X phải lập hóa đơn điện tử trị giá 110.000 đồng giao cho anh Nguyễn Thành Nam.

Nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử 2. Phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nội dung cụ thể về nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử như sau:

Điều 10. Nội dung của hóa đơn

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn. Cụ thể như sau:

a) Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định này được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG, TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA.

b) Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

3. Số hóa đơn

4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

8. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.

11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).

12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn…

Nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử 3. Phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Cụ thể như sau:

“Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “extensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

3. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội đung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.

4. Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

a) Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuế riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có bằng thông tối thiểu 5 Mbps.

b) Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

c) Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.”

Nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử 4. Phải đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hóa đơn điện tử khi xuất phải đúng với các thông tin đăng ký theo mẫu số Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này. Nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử bao gồm các chỉ tiêu sau:

– Chỉ tiêu các thông tin về người nộp thuế bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư điện tử,…

– Hình thức hóa đơn điện tử: có mã/không có mã của cơ quan thuế

– Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.

– Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.

– Loại hóa đơn sử dụng.

– Cung cấp danh sách các chứng thư số.

– Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn.

Ví dụ: Công ty TNHH X khi lập hóa đơn điện tử phải đúng như các nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử 5. Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo quy định tại khoản 1 điều 90 của Luật quản lý thuế và khoản 1 Điêuù 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì các đơn vị, tổ chức nếu không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì được phép xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Khoản 1 Điều 16 Nghị định 123 cụ thể như sau:

“ Điều 16. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

c) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

d) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế

đ) Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

e) Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

g) Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.”

Ví dụ về nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử: Công ty TNHH X không thuộc một trong các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế như Điều 16 ở trên thì công ty TNHH X được sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên nếu trong quá trình hoạt động công ty TNHH X bị cơ quan thuế ra thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế thì công ty TNHH X không được phép sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho đến khi công ty được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế.

Trên đây là các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho người nộp thuế vì vậy các nguyên tắc này kế toán cần nắm chắc để thực hiện lập hóa đơn điện tử tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật và cũng là mang lại lợi ích cho đơn vị mình.

Cùng học với dân nhà kế với các kiến thức nghiệp vụ kế toán được chia sẻ từ giáo viên của chúng tôi tại fanpage. Bạn cũng có thể trau dồi kiến thức theo cách trực tiếp với các lớp học chuyên sâu với hình thức dạy 1 kèm 1, tham khảo chi tiết qua Hotline 0988.680.223 – 0982.929.939.