Tra cứu hóa đơn điện tử | Việc xác định xem một hóa đơn được coi là hợp pháp hay không là rất quan trọng trong công tác hạch toán kế toán của doanh nghiệp. Vậy để xác định một cách nhanh chóng và chính xác thì kế toán sẽ vào trang tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế. Sau đây Trung tâm Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn thao tác như sau.
Theo nội dung tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp sẽ tra cứu hóa đơn điện tử trên Trang web chính của Tổng cục thuế là “https://hoadondientu.gdt.gov.vn”.
1. Mục đích của việc tra cứu hóa đơn điện tử mua vào, bán ra
– Kiểm tra thông tin trên hóa đơn đã xuất để xác định xem hóa đơn đã được sử dụng hợp pháp hay chưa?
– Việc sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ. Vì sau khi nhận được hóa đơn điện tử người mua dễ dàng tra cứu hóa đơn mua vào và đối chiếu được hóa đơn mua vào do người bán cung cấp để biết chính xác thông tin về hóa đơn người bán gửi cơ quan thuế
– Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn
– Xác nhận lại các lỗi sai sót trên hóa đơn (nếu có) để nhanh chóng khắc phục, giảm thiểu tối đa rủi ro về hóa đơn trong hạch toán kế toán
– Ngoài ra khi tra cứu người dùng cũng có thể dễ dàng tải file hóa đơn tra cứu về máy, lưu lại để dễ dàng sử dụng, kiểm tra sau này.
– Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí: phát hành hóa đơn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn
– Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy
– Việc áp dụng hóa đơn điện tử đối với tất cả các doanh nghiệp, lĩnh vực, ngành nghề đã và đang giảm thiểu tối đa việc sử dụng mua bán hóa đơn giả, làm giả hóa đơn
– Góp phần thay đổi phương thức quản lý trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin, cải tiến các quy trình nghiệp vụ theo hướng xử lý, kiểm soát dữ liệu tự động giúp cơ quan thuế sử dụng hiệu quả nguồn lực, chi phí,…..
2. Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống Hóa đơn điện tử
Có 02 cách tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống Hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và TT 78/2021/TT-BTC
2.1 CÁCH 1 TRA CỨU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
– Bước 1: Vào website “https://hoadondientu.gdt.gov.vn” của Tổng cục thuế
– Bước 2: Chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử”
– Bước 3: Sau đó nhập các thông tin sau:
+ MST người bán (*): Trường bắt buộc nhập – Điền mã số thuế của người bán vào
Ví dụ: 0306193006
+ Loại hóa đơn (*): Trường bắt buộc nhập – Chọn 1 trong 7 loại hóa đơn sau:
Ví dụ: Chọn “Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng”
+ Ký hiệu hóa đơn (*): Trường bắt buộc nhập – Nhập ký hiệu hóa đơn vào
Ví dụ: C23TIL
+ Số hóa đơn (*): Trường bắt buộc nhập – Nhập số hóa đơn vào
Ví dụ: 679
+ Tổng tiền thuế: Nhập tổng tiền thuế
Ví dụ: 8.651.200
+ Tổng tiền thanh toán: Nhập tổng tiền thanh toán vào
Ví dụ: 116.791.200
+ Nhập Mã captcha (*):Trường bắt buộc nhập – nhập mã captcha vào
Ví dụ: DT9N2J
+ Chọn: “Tìm kiếm”
+ Hệ thống sẽ hiển thị một trong các trạng thái như sau:
Ví dụ:
Ghi chú: Với cách tìm kiếm như này thì chúng ta sẽ xem được 1 hóa đơn cần tra cứu và có thể kiểm tra được bất kỳ hóa đơn nào nếu có thông tin trên hóa đơn
2.2 CÁCH 2 TRA CỨU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
– Vào website “https://hoadondientu.gdt.gov.vn” của Tổng cục thuế
– Chọn: “Đăng nhập”
– Trong mục “Đăng nhập” chọn:
+ Tên đăng nhập: là mã số thuế của Công ty
Ví dụ: 1000716606
+ Mật khẩu: là mật khẩu đã được Tổng cục thuế cấp gửi về mail của người nộp thuế khi đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Ví dụ: z4K#5r%D
+ Mã captcha: nhập mã captcha hiển thị trên hệ thống vào
Ví dụ: CSBXYG
+ Chọn:” Đăng nhập”
Màn hình hiển thị như hình minh họa bên dưới.
+ Chọn: “Tra cứu”
+ Chọn: “Tra cứu hóa đơn”
PHẦN 1: Muốn tra cứu hóa đơn điện tử bán ra của doanh nghiệp
– Chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra”
– Điền các mục dấu (*) là bắt buộc để tra cứu hóa đơn
+ MST người mua: điền mã số thuế người mua vào
Ví dụ: 1000218235
+ Trạng thái hóa đơn (*): Trường bắt buộc – chọn mũi tên sổ xuống chọn 1 trong 7 mục
Ví dụ: Chọn “Tất cả
+ Kết quả kiểm tra (*): Trường bắt buộc chon – chọn 1 trong các mục sau:
Ví dụ: Chọn “Tất cả”
+ Số hóa đơn: điền đầy đủ số hóa đơn vào
Ví dụ: 187401
+ CCCD người mua: có thể bỏ trống
+ Ngày lập hóa đơn: Chọn khoảng thời gian cần tra cứu
Ví dụ: 01/10/2023 đến 31/10/2023
+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Chọn 1 trong 6 mẫu sau
+ Ký hiệu hóa đơn: Chọn 1 trong 4 mục sau
Ví dụ: Chọn C22TPL
+ Chọn Tìm kiếm
Chú ý: Với cách tra cứu này, các bạn có thể tra cứu 1 hóa đơn bán ra
Hoặc tra cứu toàn bộ hóa đơn đầu ra trong kỳ của doanh nghiệp (Các bạn chỉ cần để trống ô “Số hóa đơn”)
PHẦN 2: Muốn tra cứu hóa đơn điện tử Mua vào của doanh nghiệp
Làm tương tự như Phần 1: tra cứu hóa đơn điện tử bán ra
Chú ý: Với cách tra cứu này, các bạn có thể tra cứu 1 hóa đơn đầu vào
Hoặc tra cứu toàn bộ hóa đơn đầu vào trong kỳ của doanh nghiệp (Các bạn chỉ cần để trống ô “Số hóa đơn”)
Lưu ý: Với cách tra cứu hóa đơn này thì hàng tháng kế toán có thể vào Trang Hoadondientu.gdt.gov.vn không những tra cứu hóa đơn hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. Ngoài ra hàng tháng kế toán có thể kết xuất doanh thu từ Trang của Tổng cục thuế này để đối chiếu với Doanh thu kê khai trên Phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế. Để sau này có thể giải trình với cơ quan thuế khi có sự chênh lệch.
Trên đây Trung tâm Kế Toán Việt Hưng đã hướng dẫn các bạn cách tra cứu hóa đơn điện tử mua vào, bán ra của doanh nghiệp. Từ đó giúp kế toán trong công tác kê khai hạch toán kế toán được thuận lợi.
