Kế toán kho là một phần công việc của kế toán tổng hợp trong các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, thương mại. Vậy kế toán kho là gì? Nghiệp vụ của kế toán kho cần làm gồm những gì? Hãy cùng Kế toán Việt Hưng tìm hiểu qua bài viết ngay sau đây.
1. Kế toán kho là gì?
Kế toán kho được hiểu là kế toán làm việc tại bộ phận kho hàng của các doanh nghiệp. Vị trí này còn được gọi là Kế toán theo dõi hàng tồn kho, thuộc khối Tài chính – Kế toán. Làm việc dưới sự giám sát của Kế toán trưởng hoặc Kế toán tổng hợp.
Những người kế toán kho sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát số lượng hàng tồn kho, theo dõi tình hình xuất – nhập hàng hóa, đối chiếu với số liệu thực tế nhằm hạn chế những thất thoát, rủi ro cho doanh nghiệp phát sinh từ những sai số không đáng có.
2. Các nghiệp vụ kế toán kho
Kế toán kho là công việc quan trọng góp phần thúc đẩy hàng hóa trong kho lưu hành nhanh chóng. Kiểm soát hàng hóa để đưa ra quyết định nhập hàng mới hay chính sách khuyến mại hàng tồn kho. Hiểu được tầm quan trọng đó, KT kho cần phải nắm rõ một số nghiệp vụ công việc như sau:
- Xác định và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi thực hiện quá trình thực hiện Nhập – Xuất kho.
- Kiểm tra hóa đơn nhập hàng bởi các nhà sản xuất, nhằm phát hiện kịp thời các trường hợp sai sót, thiếu hụt hàng hóa và đề ra những phương án giải quyết.
- Nhập các chứng từ cùng với số liệu hàng hóa vào phần mềm hệ thống.
- Kiểm soát việc nhập – xuất hàng tồn kho.
- Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho, sắp xếp hàng hóa vật liệu trong kho, quy trình tuân thủ các quy định của công ty của thủ kho.
- Cập nhật tình hình hàng hóa trong kho và lên kế hoạch xuất – nhập hàng hóa.
- Phối hợp với thủ kho kiểm kê toàn bộ hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho theo định kỳ. Cần kịp thời xử lý những hàng hóa hư hỏng.
- Chịu trách nhiệm biên bản kiểm kê, lập biên bản đề xuất nhằm xử lý nếu như phát hiện có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế với sổ sách.
- Thực hiện hạch toán doanh thu, giá vốn và chi phí; Hạch toán việc xuất – nhập hàng hóa, nguyên vật liệu.
- Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn và các báo cáo liên quan khác theo quy định.
- Kiểm kê số lượng hàng nhập xuất cùng thủ kho, bên giao và bên nhận.
- Nộp chứng từ và báo cáo theo quy định
3. Một vài lưu ý
- Khi xuất – nhập hàng
- Với mỗi lần nhập hay xuất hàng, cần đảm bảo kiểm tra kỹ các chứng từ theo đúng quy định đã đề ra.
- Cần chú ý nhận các chứng từ giao hàng hay yêu cầu xuất hàng và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.
- Thực hiện việc nhập, xuất hàng cho cá nhân có liên quan.
- Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn
- Trên các kệ chứa hàng trong kho, cần ghi rõ và đầy đủ phiếu nhập, xuất, hay phiếu ghi chú về các loại hàng.
- Khi đã ghi phiếu xuất, cần nhập trực tiếp vào phần mềm.
- Thường xuyên theo dõi số lượng xuất, nhập, tồn hàng hóa và so sánh với định mức tồn kho tối thiểu.
- Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
- Người kế toán kho phải đảm bảo hàng hóa có định mức tồn kho tối thiểu.
- Trong trường hợp số lượng hàng hóa xuất – nhập biến động, kế toán kho cần đề xuất phương án thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.
- Cần thường xuyên theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu.
- Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho
- Người kế toán kho cần lập các phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn hàng nhập khẩu 1 cách định kỳ theo như kế hoạch đã đề ra
- Chú trọng vào việc theo dõi quá trình nhập hàng thông qua phiếu ghi chú trên giá kệ hàng, đôn đốc việc mua hàng.
- Khi doanh nghiệp nhập hàng về kho, kế toán kho sẽ trực tiếp làm thủ tục và theo dõi quá trình mua, nhận hàng.
- Sắp xếp hàng hóa trong kho
- Khi làm kế toán kho, bạn cần trực tiếp sắp xếp các loại hàng vào kho. Cần lưu ý tránh tình trạng làm hư hỏng hàng hóa.
- Cần lập sơ đồ hàng hóa trong kho và cập nhật khi có phát sinh hàng hóa.
- Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho
- Khi sắp xếp hàng hóa trong kho, KT kho cần tuân thủ theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
- Phải quản lý theo nguyên tắc FIFO với loại hàng dễ hư hỏng, có hạn sử dụng ngắn hạn.
- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho
- Cần chắc chắn đảm bảo các quy tắc PCCC trong kho.
- Cần kiểm tra lại các giá kệ chứa hàng theo định kỳ để tránh tình trạng gãy đổ, gây tổn hại đến hàng hóa.
Khi bạn bắt đầu làm công việc của một kế toán, hãy nắm vững nghiệp vụ, các mục công việc phải làm. Các điểm lưu ý mà kế toán Việt Hưng đề cập đến sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn và tránh các lỗi sai sót.
