Trong thời đại số hóa, việc quản lý tài liệu kinh doanh trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Đặc biệt, khi doanh nghiệp bạn phải xử lý hàng loạt tài liệu như file Excel và Word, việc cập nhật thông tin tên doanh nghiệp có thể trở thành một thách thức lớn. Nhưng không còn nỗi lo này nữa, nhờ vào công cụ thay đổi tên doanh nghiệp hàng loạt – giải pháp thông minh giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác cho mọi tài liệu.
1. Tại sao cần phần mềm thay đổi tên của doanh nghiệp hàng loạt?
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển hoặc hợp nhất, thông tin tên doanh nghiệp trên các tài liệu cũ cần được cập nhật để phản ánh đúng thông tin hiện tại. Thủ công cập nhật từng tài liệu một không chỉ mất thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót. Công cụ thay đổi hàng loạt giúp giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả.
2. Lợi ích chính của phần mềm thay đổi tên của doanh nghiệp
– Tiết kiệm Thời Gian Đáng Kể: Thay vì mất hàng giờ để chỉnh sửa từng file, công cụ này giúp bạn thực hiện thay đổi chỉ trong vài phút.
– Giảm Thiểu Sai Sót: Đảm bảo rằng tên doanh nghiệp được cập nhật một cách nhất quán trên tất cả các tài liệu, giảm thiểu rủi ro sai sót.
– Tăng Cường Bảo Mật: Tránh việc tài liệu cũ với thông tin không chính xác bị rò rỉ hoặc sử dụng không đúng mục đích.
– Nâng Cao Tính Chuyên Nghiệp: Tài liệu với thông tin cập nhật chính xác thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp bạn.
3. Cách sử dụng phần mềm thay đổi tên của doanh nghiệp
Sử dụng công cụ này đơn giản và trực quan. Dưới đây là các bước cơ bản:
BƯỚC 1: Truy cập trang website ketoanviethung.vn phía thanh công cụ chọn mục “Thư viện”, tại cột Tải về của Phần mềm, ứng dụng tích chọn
Màn hình sẽ hiển thị “Phần mềm thay thế từ, cụm từ hàng loạt trong Word/ Excel” lúc này bấm chọn cả 2 link & tiến hành bấm nút:
TẢI VỀ Phần mềm thay đổi tên của DN hàng loạt file Excel
TẢI VỀ Phần mềm thay đổi tên của DN hàng loạt file Word
BƯỚC 2: Add danh sách file sổ sách dạng Word/ Excel vào phần mềm tiện ích.
Chọn “Select” để Add danh sách file sổ sách dạng Word hoặc Excel.
Ví dụ: Màn hình hiển thị danh sách sổ sách công ty dạng file Excel cần thay đổi tên của doanh nghiệp từ Công ty Việt Hưng sang Công ty Hoàng Anh
BƯỚC 3: Sau khi “Select Folder” tiếp đến tích chọn 2 ô vuông bên phải màn hình.
- Include files in Subfolders
- Match entire cell contents
Thực hiện điền tên công ty cũ cần sửa đổi tên thành công ty khác.
- Old Text: Công ty “cũ” chưa đổi tên trong file sổ sách Word/ Excel
- New Text: Công ty “mới” cần đổi tên trong file sổ sách Word/ Excel
Ví dụ: Bạn cần thay đổi tên doanh nghiệp toàn bộ tên “Công ty Việt Hưng” (ô Old text) thành “Công ty Hoàng Anh” (ô New text) vì trong file sổ sách Excel bạn đang cần làm cho Công ty Hoàng Anh.
BƯỚC 4: Sau đó thực hiện “Bôi đen danh sách các Files” chọn tiếp ô “Add text Manually”
BƯỚC 5: Cuối cùng chọn “Do (0) Replacements per file” góc phải cuối màn hình để thực hiện chuyển đổi thay thế tên công ty hàng loạt.
BƯỚC 6: Tiếp tục thực hiện thay đổi địa chỉ công ty hàng loạt thao tác giống Bước 3,4,5 phía trên.
LƯU Ý: Trước khi chuyển đổi cần “Delete” lịch sử cũ đã sửa đổi tên doanh nghiệp hàng loạt trước đó.
KẾT QUẢ:
TẢI VỀ Phần mềm thay đổi tên của DN hàng loạt file Excel
TẢI VỀ Phần mềm thay đổi tên của DN hàng loạt file Word
Phần mềm thay đổi tên của doanh nghiệp hàng loạt trong Excel/ Word là một phần mềm không thể thiếu trong bộ công cụ quản lý văn phòng của mỗi doanh nghiệp. Với khả năng tối ưu hóa quy trình làm việc, công cụ này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu mà còn đảm bảo thông tin được cập nhật một cách chính xác và thống nhất. Đừng để công việc quản lý tài liệu kế toán trở nên lỗi thời và mất kiểm soát, hãy áp dụng giải pháp công nghệ này ngay hôm nay.