Hạch toán công nợ phải thu khách hàng là một vấn đề mà đại đa số các doanh nghiệp đều quan tâm. Tuy nhiên làm thế nào để quản lý công nợ hiệu quả và cách thức thực hiện để theo dõi cụ thể thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm được. Bài viết hôm nay Kế Toán Việt Hưng sẽ chia sẻ cách quản lý cũng như cách làm công nợ phải thu cho công ty thuộc lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo thông tư 200.
Theo cách hiểu đơn giản thì công nợ phải thu khách hàng là các khoản mà doanh nghiệp phải thu từ khách hàng. Tùy theo từng doanh nghiệp mà việc thu hồi nợ từ khách hàng sẽ quản lí một cách khác nhau.
Công nợ phải thu khách hàng
Tài khoản phải thu của khách hàng theo thông tư 200: Tài khoản 131.
Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 131 theo Thông tư 200 như sau:
Bên Nợ gồm:
+ Thể hiện số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
+ Thể hiện số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.
+ Trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam thì đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ
+ Thể hiện số tiền còn phải thu của khách hàng.
Bên Có gồm:
+ Trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam thì đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ .
+ Thể hiện số tiền khách hàng đã trả nợ.
+ Thể hiện số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
+ Thể hiện số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
+ Thể hiện doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
+ Thể hiện khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;
Tài khoản 131 có thể có số dư cả 2 bên. Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng hoặc số tiền nhận trước chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Số dư bên nợ phản ánh số tiền mà doanh nghiệp cần phải thu.
Cách hạch toán công nợ phải thu khách hàng
1. Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
Ví dụ: Doanh nghiệp A kinh doanh về lĩnh vực buôn bán quạt điện. Khách hàng B là Doanh nghiệp đặt mua ngày 20/04/2022 quạt trần số lượng là 100 cái, giá 75.000đ/cái chưa bao gồm thuế (VAT 8%), chưa thu tiền. Kế toán doanh nghiêp A hạch toán công nợ phải thu như sau:
Nợ TK 13 (Khách hàng B) 1: 8.100.000
Có Tk 511: 7.500.000
Có TK 333: 600.000
2. Trong lĩnh vực thương mại thì vấn đề bị khách hàng trả lại thì khá thường xuyên, trong trường họp bị khách hàng trả lại, hạch toán
Nợ TK 5213 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
Ví dụ: Tiếp tục ví dụ trên, Khách hàng B sau khi nhận 100 cái quạt, sau khi kiểm tra thì có 5 cái không hoạt động và Khách hàng B thực hiện trả lại cho Doanh nghiệp A ngày 21/04/2022. Kế toán doanh nghiệp A hạch toán công nợ phải thu như sau:
Nợ Tk 5213: 375.000 75.000*5 cái)
Nợ TK 333: 30.000 (Vat 8%)
Có TK 131 (Khách hàng B): 405.000đ
3. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ thì việc giảm giá hay khuyến mãi cũng gặp thường xuyên, cụ thể có 2 trường hợp như sau:
– Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá;
– Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:
Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5212) (giá chưa có thuế).
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại).
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá).
4. Việc chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
Ví dụ: Ngày 21/04/2022, Doanh nghiệp A bán 100 cái quạt cho Khách hàng C với giá tiền là 75.000đ/cái chưa VAT (VAT 8%). Theo như hợp đồng kí kết hạn thanh toán của Khách hàng C là ngày 5/05/2022. Trường hợp thanh toán trước hạn sẽ được hưởng chiếc khấu 2% trên tổng tiền hàng. Ngày 25/04/2022, Khách hàng C thanh toán trước hạn và hường 2% chiết khấu cho Doanh nghiệp A, Kế toán A hạch toán công nợ phải thu:
Nợ TK 112: 7.938.000
Nợ TK 635: 162.000( chiết khấu 2%)
Có TK 131: 8.100.000
5. Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ – nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111, 112…
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi nếu có).
Trường hợp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có TK 131 ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao dịch). Ví dụ: Khách hàng D đặt hàng 200 cái quạt và họ muốn giao hàng nhanh nên đã chuyển ứng trước 5tr, kế toán hạch toán công nợ phải thu như sau:
Nợ TK 112: 5.000.000
Có TK 131: 5.000.000
6. Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Nợ TK 611 – Mua hàng (hàng tồn kho kế toán theo phương pháp KKĐK)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
Ví dụ: Khách hàng E mua 100 cây quạt giá trước thuế 75.000k/cái, tuy nhiên khách hàng E thanh toán (đồi hàng) cho doanh nghiệp A 1 cái bàn văn phòng với giá trị tương ứng, kế toán hạch toán công nợ như sau
Nợ Tk 131 (E): 8.100.000
Có TK 333: 600.000
Có TK 156: 7.500.000
Nợ Tk 153: 7.500.000
Nợ tk 133: 600.000
Có TK 131 (E): 8.100.000
7. Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, ghi:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số chưa lập dự phòng)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
8. Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
Quản lý công nợ hiệu quả
Vì Công nợ phải thu là yếu tố quan trọng thể hiện sự thu hồi vốn của doanh nghiệp có hiệu quả hay không. Hầu hết mọi doanh nghiệp đều muốn thu hồi nhanh những khoản phải thu từ khách hàng. Để có thể thực hiện được mục tiêu đó thì doanh nghiệp cần có cách quản lý công nợ khách hàng hiệu quả. Dưới đây là một số điều cần lưu ý ý:
1. Đánh giá và phân loại khách hàng thành từng nhóm để dễ dàng quản lý.
Để đánh giá và phân loại khách hàng thì doanh nghiệp cần phải xây dựng từng loại đối tượng khách hàng ngay từ đầu. Có nhiều cách để phân loại từng nhóm khách hàng để tiện theo dõi tùy theo tùng Doanh nghiệp, Chẳng hạn như phân loại theo từng nhóm ngành, phân loại những khách hàng thường xuyên và có số lượng mua lớn…
Tuy nhiên để quản lý tốt thì mỗi kế toán công nợ cần phải có các kĩ năng như: lưu trữ hồ sơ đầy đủ và cẩn thận tài liệu giao dịch với khách hàng dưới mọi hình thức; luôn giữ bình tĩnh và tác phong làm việc chuyên nghiệp; bám sát và theo dõi chặt chẽ mọi động thái chi trả hay khất nợ của khách hàng. Ngoài ra kế toán công nợ cần phải đánh giá, theo dõi báo cáo công nợ hàng tuần, hàng tháng.
2. Lập Bảng đối chiếu công nợ phải thu khách hàng
Bảng đối chiếu công nợ phải thu khách hàng có mục đích ghi chép lại và đối chiếu công nợ cho doanh nghiệp của mình với các doanh nghiệp khác phát sinh giao dịch trong kỳ. Từ đó giúp doanh nghiệp mình dễ dàng theo dõi và đồng thời nhắc nhở công nợ cho đối tác.
Ngoài ra, mẫu đối chiếu công nợ còn dùng để xác nhận tình hình thanh toán và số dư công nợ còn lại của hai bên. Vì vậy để theo dõi công nợ phải thu thì mẫu đối chiếu công nợ cần có đầy đủ các thông tin về hai chủ thể liên quan, thông tin về việc giao dịch mua bán hàng hóa, thông tin chi tiết về sản phẩm dịch vụ, số dư nợ phát sinh trong kỳ, thông tin các khoản thanh toán cũng như giảm giá để hai bên đối chiếu lại trước khi xác nhận việc thanh toán.
Tùy theo từng doanh nghiệp và quy mô hoạt đồng, mẫu đối chiếu công nợ phải thu thường được lập theo nhu cầu hoặc theo định kỳ hàng tháng, quý hoặc năm theo thỏa thuận của hai bên. Thông thường thì đối với mỗi khách hàng thì kế toán công nợ phải lập một bảng đối chiếu công nợ phải thu để dễ dàng xác nhận với từng khách hàng và bảo mật thông tin với nhưng khách hàng khác
3. Báo cáo công nợ khách hàng theo thông tư 200
Mẫu công nợ khách hàng theo Thông tư 200 là biểu mẫu mà các doanh nghiệp được sử dụng phổ biến để tổng hợp chi tiết tình hình công nợ của doanh nghiệp đó. Đối với biểu mẫu này, kế toán công nợ phải thu sẽ liệt kê chi tiết tất các các khoản nợ của khách hàng trong kì. Nội dung mẫu báo cáo tổng hợp công nợ được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp, với mục đích đảm bảo sự thống nhất trong toàn thể các đơn vị và trong công tác quản lý của các cơ quan nhà nước có liên quan.
Trên đây là cách hạch toán công nợ phải thu theo thông tư 200 mà Kế Toán Việt Hưng muốn chia sẻ cho các bạn. Bạn muốn nhận chia sẻ nhiều hơn các kiến thức nghiệp vụ, hướng dẫn xử lý các phát sinh thực tế, hãy xem thêm nhiều hơn tại fanpage của chúng tôi! Chúc bạn luôn hoàn thành tốt công việc được giao.