Công nghệ thông tin đã được áp dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực hành chính công, đặc biệt là trong hệ thống ngành thuế, hải quan và bảo hiểm xã hội, mang lại nhiều ưu việt cho bộ máy quản lý nhà nước cũng như các tổ chức doanh nghiệp. Sau đây, Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn cách tra cứu tờ khai hải quan xuất khẩu trên hệ thống Hải quan điện tử. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm bắt quy trình tra cứu tờ khai hải quan xuất khẩu một cách hiệu quả và thuận tiện nhất.
CĂN CỨ PHÁP LÝ
– Theo Khoản 4 Điều 16 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ tài chính.
– Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư 119/2014/TT-BTC
– Thông tư 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ
– Nghị định 125/2020/NĐ-CP
1. Tầm quan trọng của việc tra cứu tờ khai hải quan xuất khẩu
1.1 Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu là gì?
Tờ khai hải quan xuất khẩu là một loại chứng từ bắt buộc trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, được doanh nghiệp hoặc cá nhân kê khai trên hệ thống hải quan điện tử hoặc trực tiếp tại chi cục hải quan. Tờ khai này cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị, số lượng, và các yếu tố liên quan khác để cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra, giám sát và thông quan hàng hóa.
1.2 Vai trò của tờ khai hải quan xuất khẩu
Đối với doanh nghiệp:
Việc tra cứu tờ khai hải quan xuất khẩu trên hệ thống điện tử của Tổng cục Hải Quan không chỉ giúp doanh nghiệp xác định được thời điểm hoàn tất thủ tục hải quan để xuất hóa đơn GTGT đầu ra và ghi nhận doanh thu đúng thời điểm mà còn hỗ trợ trong việc:
– Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin tờ khai, tránh sai sót trong các báo cáo tài chính.
– Nhanh chóng xử lý các vướng mắc nếu có lỗi hoặc sai lệch trong tờ khai.
– Theo dõi và quản lý tiến độ giao nhận hàng hóa, đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ.
Đối với cơ quan thuế:
Việc tra cứu tờ khai hải quan xuất khẩu trên hệ thống điện tử không chỉ giúp cơ quan thuế có cơ sở xác định chính xác thời điểm ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu của doanh nghiệp, mà còn:
– Hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa hồ sơ thuế và hồ sơ hải quan nhằm phát hiện các sai phạm hoặc gian lận nếu có.
– Tăng tính minh bạch trong việc quản lý thuế, hạn chế tranh chấp về thời điểm ghi nhận doanh thu.
Đối với quản lý chung:
– Góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của cơ quan nhà nước trong việc theo dõi hoạt động xuất khẩu.
– Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc minh bạch hóa thông tin, xây dựng uy tín trong giao dịch quốc tế.
XEM THÊM:
1.3 Các loại tờ khai hải quan xuất khẩu phổ biến
Dựa trên loại hình xuất khẩu, tờ khai hải quan xuất khẩu được chia thành các loại sau:
Việc hiểu rõ định nghĩa, vai trò và các loại tờ khai hải quan xuất khẩu giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình pháp lý, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động xuất khẩu.
2. Mức phạt đối với việc xuất hóa đơn GTGT sai thời điểm (đối với hoạt động xuất khẩu là xuất hóa đơn không trùng với ngày thông quan trên tờ khai hải quan)
Theo Khoản 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định:
“Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.” Nhiều lần. Khi đó Doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền tính trên từng hóa đơn GTGT.
Vì vậy việc xác định đúng thời điểm ngày hoàn tất thủ tục hải quan để xuất hóa đơn GTGT hàng xuất khẩu là hết sức quan trọng.
3. Thời điểm xác định doanh thu hàng xuất khẩu
Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư 119/2014/TT-BTC:
“Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.”
4. Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ xuất khẩu
Tại Điểm c, Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:
Như vậy khi xuất khẩu hàng hóa sẽ phải sử dụng 2 loại hóa đơn
– Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đi đường thì sử dụng: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
– Khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu (Tờ khai xuất khẩu đã xác định là thông quan) thì lập hóa đơn GTGT
5. Cách tra cứu tờ khai hải quan hàng xuất khẩu
– Vào Website của Tổng cục Hải quan Việt Nam “https://www.customs.gov.vn”
– Chọn “Tra cứu thông tin tờ khai hải quan”
– Trong mục Tra cứu thông tin tờ khai hải quan ta điền các thông tin như sau:
+ Số tờ khai: đánh số tờ khai xuất khẩu cần tra cứu vào
Ví dụ: 106622253101
+ Mã doanh nghiệp: điền mã số thuế doanh nghiệp vào
Ví dụ: 0106145319
+ Số chứng minh thư: Điền Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật vào
Ví dụ: 034189005169
+ Nhập mã Captcha: điền mã hiện lên tại màn hình vào ô vuông. Nếu nhập sai thì nhập mã khác trên hệ thống vào.
+ Tích chọn “Lấy thông tin”
Màn hình hiện thị thông tin tờ khai như sau:
Ứng với mỗi tờ khai xuất khẩu kế toán sẽ in Thông tin tờ khai này để kẹp cùng với tờ khai và hóa đơn GTGT hàng xuất khẩu để sau này chứng minh cho Cơ quan thuế về việc ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu được chính xác.
8 LƯU Ý
TRA CỨU TỜ KHAI HẢI QUAN XUẤT KHẨU
6. 01 số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc tra cứu tờ khai hải quan xuất khẩu
⁉️ Tại sao không tra cứu được tờ khai hải quan của tôi? |
NGUYÊN NHÂN:
Nhập sai số tờ khai hoặc mã số thuế.
Tờ khai chưa được duyệt hoặc bị hủy bởi cơ quan hải quan.
- Lỗi hệ thống hoặc mạng Internet không ổn định.
KHẮC PHỤC:
– Kiểm tra lại thông tin đã nhập, đảm bảo chính xác.
– Xác minh trạng thái tờ khai trên phần mềm khai báo hoặc liên hệ trực tiếp với chi cục hải quan.
– Đảm bảo kết nối Internet ổn định và thử lại sau.
⁉️ Có thể tra cứu tờ khai hải quan xuất khẩu cũ không? |
TRẢ LỜI:
Có, bạn hoàn toàn có thể tra cứu tờ khai hải quan xuất khẩu cũ nếu hệ thống vẫn lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên, một số hệ thống có giới hạn về thời gian lưu trữ.
LƯU Ý:
– Thông thường, hệ thống Hải quan điện tử lưu trữ tờ khai trong vòng 3-5 năm.
– Nếu không tìm thấy, bạn có thể liên hệ với chi cục hải quan để yêu cầu hỗ trợ tra cứu dữ liệu lưu trữ.
⁉️ Làm thế nào để sửa lỗi thông tin trên tờ khai? |
CÁCH XỬ LÝ:
– Nếu tờ khai chưa được duyệt:
Bạn có thể sửa đổi trực tiếp trên phần mềm khai báo trước khi gửi.
– Nếu tờ khai đã được duyệt:
Nộp hồ sơ đề nghị sửa đổi hoặc hủy tờ khai tại chi cục hải quan.
- Hồ sơ thường bao gồm: công văn giải trình, tờ khai cũ, và các giấy tờ liên quan để chứng minh lỗi cần sửa.
⁉️ Tờ khai hải quan bị lỗi, tôi nên làm gì? |
HƯỚNG DẪN:
– Kiểm tra lại trạng thái tờ khai trên hệ thống Hải quan điện tử.
– Xác minh nguyên nhân lỗi (ví dụ: lỗi dữ liệu, hệ thống, hoặc nhập sai thông tin).
– Liên hệ chi cục hải quan để được hướng dẫn khắc phục.
⁉️ Làm sao để kiểm tra trạng thái xử lý của tờ khai hải quan xuất khẩu? |
CÁCH THỰC HIỆN:
– Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải Quan (customs.gov.vn).
– Nhập số tờ khai và mã số thuế, sau đó tra cứu trạng thái xử lý (đang duyệt, thông quan, bị hủy, v.v.).
Hy vọng bài viết giúp bạn nắm vững cách tra cứu tờ khai hải quan xuất khẩu. Để nâng cao kỹ năng kế toán, hãy đến với Kế Toán Việt Hưng và theo dõi Fanpage để cập nhật ưu đãi cho các khóa học và dịch vụ. Hành động ngay để thành thạo tra cứu tờ khai hải quan xuất khẩu!