Việc làm thủ tục mở tờ khai hải quan là bước quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, đảm bảo hàng hóa được thông quan một cách hợp pháp và nhanh chóng. Bài viết Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện thủ tục này cho cả hàng xuất khẩu và nhập khẩu.
1. Tầm quan trọng của tờ khai hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu
1.1 Tờ khai hải quan là gì?
Tờ khai hải quan là một văn bản quan trọng dùng để kê khai chi tiết các thông tin liên quan đến hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Đây là tài liệu bắt buộc trong quá trình làm thủ tục hải quan, giúp cơ quan hải quan kiểm tra, đánh giá và xác minh các thông tin về lô hàng, từ đó quyết định cho phép thông quan hoặc yêu cầu bổ sung, kiểm tra thêm.
1.2. Khi nào cần thực hiện thủ tục mở tờ khai hải quan xuất nhập khẩu?
Đối với hàng hóa xuất khẩu
Đối với hàng hóa nhập khẩu
Các trường hợp khác cần mở tờ khai hải quan
1.3 Vai trò của tờ khai hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu
– Hỗ trợ quá trình thông quan nhanh chóng
– Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật
– Hỗ trợ tính thuế và phí
– Giảm thiểu rủi ro khi vận chuyển hàng hóa
– Lưu trữ và đối chứng trong hoạt động thương mại
2. Thủ tục mở tờ khai hải quan xuất khẩu
2.1 Chuẩn bị hồ sơ
– Hợp đồng mua bán (Sales Contract).
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
– Phiếu đóng gói (Packing List).
– Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) nếu cần.
– Giấy phép xuất khẩu (nếu thuộc diện quản lý đặc biệt): Áp dụng cho hàng hóa cần sự cho phép của cơ quan chức năng (ví dụ: hàng quân sự, hóa chất, văn hóa phẩm,…).
– Các chứng từ khác (nếu có):
+ Chứng nhận kiểm dịch thực vật, động vật.
+ Chứng nhận chất lượng, kiểm tra nhà nước.
+ Giấy phép của các cơ quan quản lý chuyên ngành.
2.2 Quy trình mở tờ khai hải quan xuất khẩu
Quy trình mở tờ khai hải quan xuất khẩu bao gồm các bước sau:
BƯỚC 1: Đăng nhập vào hệ thống VNACCS/VCIS.
– Sử dụng tài khoản đã đăng ký với Tổng cục Hải quan.
– Truy cập vào hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS tại https://www.customs.gov.vn
BƯỚC 2: Nhập thông tin tờ khai theo mẫu.
– Chọn chức năng “Đăng ký tờ khai xuất khẩu”.
– Nhập thông tin chi tiết:
BƯỚC 3: Gửi tờ khai điện tử và nhận phản hồi từ hệ thống.
– Sau khi nhập đầy đủ thông tin, kiểm tra lại để đảm bảo chính xác.
– Gửi tờ khai đến hệ thống hải quan điện tử.
– Nhận phản hồi từ hệ thống về việc tiếp nhận tờ khai:
+ Nếu tờ khai hợp lệ, chuyển sang bước tiếp theo.
+ Nếu tờ khai không hợp lệ, hệ thống sẽ thông báo lỗi để doanh nghiệp chỉnh sửa.
BƯỚC 4: Nhận kết quả phân luồng (xanh, vàng, đỏ).
BƯỚC 5: Thực hiện các bước tiếp theo tùy theo kết quả phân luồng để hoàn tất thủ tục mở tờ khai hải quan xuất khẩu.
BƯỚC 6: Hoàn tất thủ tục và lưu trữ hồ sơ
– Giao hàng: Bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển hoặc khách hàng theo thỏa thuận.
– Lưu trữ hồ sơ
XEM THÊM:
3. Thủ tục mở tờ khai hải quan nhập khẩu
3.1 Chuẩn bị hồ sơ
– Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
– Phiếu đóng gói (Packing List
– Vận đơn (Bill of Lading)
– Giấy phép nhập khẩu (nếu thuộc diện quản lý đặc biệt)
– Áp dụng cho hàng hóa cần sự cho phép của cơ quan chức năng (ví dụ: thiết bị y tế, hóa chất, thực phẩm,…).
– Các chứng từ khác (nếu có):
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) để hưởng ưu đãi thuế quan.
Chứng nhận kiểm dịch thực vật, động vật.
Chứng nhận chất lượng, kiểm tra nhà nước.
- Giấy phép của các cơ quan quản lý chuyên ngành.
3.2 Quy trình mở tờ khai hải quan nhập khẩu
Quy trình mở tờ khai hải quan nhập khẩu bao gồm các bước sau:
BƯỚC 1: Đăng nhập vào hệ thống VNACCS/VCIS.
– Sử dụng tài khoản đã đăng ký với Tổng cục Hải quan.
– Truy cập vào hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS tại https://www.customs.gov.vn
BƯỚC 2: Nhập thông tin tờ khai theo mẫu.
– Chọn chức năng “Đăng ký tờ khai nhập khẩu”.
– Nhập thông tin chi tiết:
BƯỚC 3: Gửi tờ khai điện tử và nhận phản hồi từ hệ thống.
– Sau khi nhập đầy đủ thông tin, kiểm tra lại để đảm bảo chính xác.
– Gửi tờ khai đến hệ thống hải quan điện tử.
– Nhận phản hồi từ hệ thống về việc tiếp nhận tờ khai:
+ Nếu tờ khai hợp lệ, chuyển sang bước tiếp theo.
+ Nếu tờ khai không hợp lệ, hệ thống sẽ thông báo lỗi để doanh nghiệp chỉnh sửa.
BƯỚC 4: Nhận kết quả phân luồng (xanh, vàng, đỏ).
BƯỚC 5: Nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế liên quan (nếu có)
– Tính thuế nhập khẩu: Dựa trên mã HS code, trị giá hải quan và thuế suất tương ứng.
– Các loại thuế phải nộp:
Thuế nhập khẩu.
Thuế giá trị gia tăng (VAT).
Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu hàng hóa thuộc diện chịu thuế này).
Thuế bảo vệ môi trường (nếu có).
– Nộp thuế:
Thực hiện nộp thuế qua ngân hàng hoặc hệ thống thanh toán điện tử của hải quan.
Lưu giữ chứng từ nộp thuế để đối chiếu khi cần.
BƯỚC 6: Thực hiện các bước tiếp theo tùy theo kết quả phân luồng để hoàn tất thủ tục
BƯỚC 7: Hoàn tất thủ tục và nhận hàng
– Nhận hàng: Liên hệ với đơn vị vận chuyển hoặc kho bãi để nhận hàng. Xuất trình tờ khai thông quan và các chứng từ liên quan.
– Lưu trữ hồ sơ.
4. 01 số tình huống thường gặp trong thủ tục mở tờ khai hải quan xuất khẩu – nhập khẩu
(1) Sai sót về thông tin trên tờ khai
– Tình huống:
+ Sai mã HS code của hàng hóa.
+ Sai thông tin về số lượng, trị giá hoặc trọng lượng hàng hóa.
+ Thông tin người xuất khẩu/nhập khẩu bị nhầm lẫn.
– Nguyên nhân:
+ Do thiếu kiểm tra hoặc không nắm rõ mã HS code của hàng hóa.
+ Nhập sai thông tin khi khai báo trên hệ thống.
CÁCH XỬ LÝ:
– Trước khi thông quan:
Liên hệ với cơ quan hải quan qua hệ thống VNACCS để chỉnh sửa thông tin hoặc hủy tờ khai và khai lại từ đầu.
– Sau khi thông quan:
Làm công văn giải trình và xin điều chỉnh theo quy định của cơ quan hải quan.
(2) Thiếu chứng từ hoặc sai định dạng hồ sơ
– Tình huống:
+ Thiếu hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hoặc các giấy phép chuyên ngành.
+ Chứng từ đính kèm bị sai định dạng (chưa hợp lệ).
– Nguyên nhân:
+ Quên kiểm tra hồ sơ trước khi nộp.
+ Không cập nhật quy định mới về yêu cầu chứng từ.
CÁCH XỬ LÝ:
– Kiểm tra lại danh sách chứng từ cần thiết theo quy định của loại hình xuất/nhập khẩu.
– Bổ sung các chứng từ còn thiếu và gửi lại cho cơ quan hải quan.
(3) Hàng hóa bị đưa vào luồng đỏ
– Tình huống:
Lô hàng bị yêu cầu kiểm tra thực tế (luồng đỏ), gây chậm trễ trong thông quan.
– Nguyên nhân:
+ Khai báo chưa đầy đủ, thiếu minh bạch.
+ Hàng hóa thuộc danh mục rủi ro cao hoặc nghi ngờ không đúng như khai báo.
CÁCH XỬ LÝ:
– Chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và sắp xếp hàng hóa để thuận tiện cho kiểm tra.
– Phối hợp chặt chẽ với cơ quan hải quan để hoàn thành kiểm tra nhanh chóng.
– Nếu hàng hóa đúng như khai báo, yêu cầu cơ quan hải quan giải tỏa tờ khai.
(4) Hệ thống VNACCS bị lỗi hoặc không nhận tờ khai
– Tình huống:
+ Không thể gửi tờ khai do lỗi hệ thống.
+ Hệ thống không nhận diện thông tin hoặc xử lý chậm.
– Nguyên nhân:
Lỗi kỹ thuật của hệ thống hoặc kết nối mạng không ổn định.
CÁCH XỬ LÝ:
– Kiểm tra lại kết nối mạng hoặc thiết lập trình duyệt.
– Nếu lỗi từ hệ thống VNACCS, liên hệ với cơ quan hải quan hoặc hỗ trợ kỹ thuật để xử lý.
– Trong trường hợp gấp, nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan hải quan.
(5) Không nộp kịp thuế, phí liên quan
– Tình huống:
Hàng hóa bị giữ lại do chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế.
– Nguyên nhân:
Không nắm rõ thời hạn nộp thuế hoặc sai sót trong tính toán số thuế phải nộp.
CÁCH XỬ LÝ:
– Kiểm tra thông báo số thuế trên hệ thống VNACCS.
– Thanh toán ngay qua ngân hàng hoặc các kênh hỗ trợ của hải quan.
– Lưu giữ chứng từ nộp thuế để đối chiếu nếu cần.
(6) Sai sót trong mã loại hình xuất/nhập khẩu
– Tình huống:
Nhập sai mã loại hình xuất khẩu (E62, E31…) hoặc nhập khẩu (A12, A11…).
– Nguyên nhân:
Không hiểu rõ quy định về mã loại hình áp dụng.
CÁCH XỬ LÝ:
– Hủy tờ khai và khai báo lại với mã loại hình chính xác.
– Hỏi ý kiến tư vấn từ cơ quan hải quan hoặc chuyên gia để tránh lặp lại sai sót.
(7) Bất đồng trong trị giá khai báo
– Tình huống:
Trị giá khai báo không khớp với trị giá thực tế trên chứng từ (Invoice, Packing List).
– Nguyên nhân:
Nhầm lẫn khi quy đổi ngoại tệ hoặc không hiểu rõ quy định trị giá hải quan.
CÁCH XỬ LÝ:
– Điều chỉnh trị giá và gửi giải trình với cơ quan hải quan.
– Cung cấp thêm chứng từ bổ sung như hợp đồng, báo giá để làm rõ.
ĐĂNG KÝ TƯ VẤN HỌC THỬ KẾ TOÁN MIỄN PHÍ [gravityform id=”15″ title=”false” description=”true”] Thời gian học: Sáng: 08h30′ – 12h00′ Chiều: 14h00′ – 17h30′ Tối: 19h00′ – 22h30′ ( Từ T2 đến CN ). Mỗi buổi học 02 giờ, học viên tự chọn trong khoảng thời gian Từ 08h30′ đến 22h30′. |