Hạch toán chi phí thuê xe ô tô – Một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào thì hạch toán là nhiệm vụ cần thiết để giám sát và quản lý công việc kinh doanh được hiệu quả, chặt chẽ. Trong trường hợp thuê xe ô tô du lịch, ngoài hóa đơn thuê xe ra cần phải có hợp đồng thuê xe ô tô đi kèm được kí kết bởi công ty đi thuê và bên cho thuê. Hợp đồng thuê xe cần hiện rõ những nội dung như thông tin giữa bên doanh nghiệp thuê xe và bên cho thuê, thông tin chi tiết nhất của xe ô tô du lịch cho thuê, tổng giá trị thuê xe là bao nhiêu tiền tính như thế nào, hình thức và thời gian thanh toán cũng như các loại chi phí phát sinh nếu có – cùng Trung tâm Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu qua bài viết ngay dưới đây.
Chi phí thuê xe ô tô trong doanh nghiệp thường được phân loại dựa trên mục đích sử dụng. Các doanh nghiệp có thể thuê xe để phục vụ nhiều mục đích như đưa đón nhân viên đi công tác, tham gia sự kiện, hoặc cho các hoạt động du lịch, nghỉ dưỡng của đội ngũ. Mỗi mục đích sử dụng sẽ có cách hạch toán và quản lý chi phí khác nhau nhằm tối ưu ngân sách.
1. Quy trình hạch toán chi phí thuê xe ô tô cho nhân viên đi du lịch ngắn hạn
BƯỚC 1: Phát Sinh Chi Phí Thuê Xe
– Doanh nghiệp ký hợp đồng thuê xe ô tô du lịch ngắn hạn với nhà cung cấp dịch vụ để phục vụ nhu cầu đi lại của nhân viên. – Thu thập các chứng từ liên quan như hợp đồng thuê xe, biên bản bàn giao xe cho thuê, bảng báo giá dịch vụ thuê xe. |
BƯỚC 2: Nhận Hóa Đơn Và Kiểm Tra Chứng Từ
– Nhận hóa đơn tài chính (hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng) từ nhà cung cấp. – Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: + Thông tin doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ). + Chi tiết dịch vụ thuê xe (loại xe, thời gian thuê, số tiền). + Thuế suất và số tiền thuế GTGT (nếu có). – Đảm bảo hóa đơn có đầy đủ chữ ký, dấu của nhà cung cấp. |
BƯỚC 3: Thanh Toán Chi Phí Thuê Xe
– Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp: + Nếu thanh toán ngay: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng. + Nếu chưa thanh toán: Ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp. |
BƯỚC 4: Ghi Nhận Vào Sổ Sách Kế Toán
– Ghi nhận chi phí thuê xe vào tài khoản chi phí phù hợp. – Hạch toán thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). – Ghi nhận công nợ phải trả hoặc giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. |
BƯỚC 5: Lưu Trữ Chứng Từ
– Lưu giữ toàn bộ chứng từ liên quan: hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán. – Đảm bảo chứng từ được sắp xếp khoa học, dễ tra cứu khi cần thiết. |
2. Tài khoản sử dụng hạch toán chi phí thuê xe cho nhân viên đi du lịch
Theo Thông Tư 133/2016/TT-BTC:
TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi phí dịch vụ mua ngoài): Ghi nhận chi phí thuê xe.
TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ: Ghi nhận thuế GTGT đầu vào.
TK 331 – Phải trả cho người bán: Ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp.
TK 111 – Tiền mặt: Ghi nhận nếu thanh toán bằng tiền mặt.
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận nếu thanh toán qua ngân hàng.
Theo Thông Tư 200/2014/TT-BTC:
TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Ghi nhận chi phí thuê xe.
TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Ghi nhận thuế GTGT đầu vào.
TK 331 – Phải trả cho người bán: Ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp.
TK 111 – Tiền mặt: Ghi nhận nếu thanh toán bằng tiền mặt.
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: Ghi nhận nếu thanh toán qua ngân hàng.
Ví dụ minh họa bút toán hạch toán:
Khi nhận hóa đơn thuê xe và ghi nhận chi phí:
Nợ TK 6422 (TK 642): Chi phí thuê xe chưa có thuế GTGT.
Nợ TK 1331 (TK 133): Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 331: Tổng số tiền phải trả nhà cung cấp.
– Chi phí thuê xe chưa thuế: 10,000,000 VND.
– Thuế GTGT 10%: 1,000,000 VND.
– Tổng cộng: 11,000,000 VND.
2. Ví dụ thực tế hạch toán chi phí thuê xe ô tô du lịch cho nhân viên trên Misa
Những chi phí phát sinh có thể kể đến như xăng xe, bảo dưỡng, sửa chữa và lái xe do ai chi trả và theo thông thường, khoản phí này sẽ do doanh nghiệp cho thuê chịu trách nhiệm.
Căn cứ vào hóa đơn 412 như hình, phản ánh ghi nhận vào chi phí
Đây là chi phí tập hợp cho tour HD 246
TK sử dụng 154 hoặc 6277, TK 1331,TK 331, TK 111,TK 112
Khi công ty thuê xe du lịch , ghi nhận tăng chi phí
=> Nợ TK 154( TT 133)/6277( TT 200), đồng thời tăng thuế GTGT được khấu trừ TK 1331
=> Nợ 1331
Công ty chưa thanh toán hóa đơn thuê xe cho bên cung cấp nên nợ phải nhà cung cấp tăng, ghi nhận vào TK 331 => Có TK 331
Nếu thanh toán bằng tiền mặt (TK 111) hoặc chuyển khoản ( TK 112) thì hạch toán : Có TK 111/112
VD: Công ty Sơn Tùng thuê xe du lịch của bên vận tải Hoàng Giang theo hợp đồng thuê xe với giá trị 14.850.000, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán, hạch toán như sau:
Nợ TK 154 : 14.850.000
Nợ TK 1331: 1.485.000
Có TK 331: 16.335.000
XEM THÊM:
Giáo Trình Kế Toán Doanh Nghiệp Sản Xuất – Thương Mại & Dịch Vụ
Cách tính thuế cho thuê nhà và các bước kê khai thuế qua mạng
Thực hiện hạch toán chi phí thuê xe ô tô du lịch trên Misa
Vào phân hệ “Mua hàng” chọn “Chứng từ mua hàng” hoặc “Chúng từ mua dịch vụ”
BƯỚC 1: Phần Chứng từ ghi nợ
– Tích chọn: Chưa thanh toán
– Chọn nhà cung cấp: Gõ chọn tên nhà cung cấp. Ví dụ Công ty Cổ phần Vận tải – Xây dựng Hoàng Giang
-> Trường hợp tìm kiếm chưa thấy có tên NCC – Chọn dấu “+” nhập thông tin
+ Nhập thông tin mã số thuế: VD 0101333284
+ Chọn: Lấy thông tin
+ Mã: VD NCC00007
+ Tên: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI – XÂY DỰNG HOÀNG GIANG
+ Chọn nhấn “Cất” để hoàn thành
– Diễn giải: VD ghi “Thuê xe cho tour HĐ 246”
BƯỚC 2: Phần Hạch toán
– Chọn Mã dịch vụ: Thuê xe
-> Trường hợp tìm kiếm chưa thấy có tên mã DV – Chọn “Bấm vào đây để thêm mới nhập thông tin”
Mã: VD THUE XE
Tính chất: Dịch vụ
Tên: Thuê xe du lịch
- TK chi phí: TK 154 (Theo TT133) hoặc TK 6277 (Theo TT200)
- Chọn “Cất” để hoàn thành
– Tiếp theo, tại mục “Thành tiền” ghi số tiền chưa bao gồm VAT trên hóa đơn
BƯỚC 3: Phần Thuế
- Mục % thuế GTGT: VD theo hóa đơn mẫu chọn “10%” (phần trăm thuế GTGT tùy từng thời điểm chúng ta được ưu đãi thuế thì phải xuất hóa đơn theo thuế đúng và hạch toán đúng phần trăm thuế GTGT đó)
- Tiền thuế GTGT: VD 1.485.000
- Số hóa đơn: VD: Hóa đơn mẫu số 421
BƯỚC 4: Phần Thống kê
– Khoản mục CP
VD: Vì đang thực hiện theo TT133 nên khoản mục CP chọn “SXC MN”
– Công trình
VD: Hóa đơn TOUR_HD246
→ CHÚ Ý: Kiểm tra 1 lượt Tiền dịch vụ, Tiền thuế GTGT & Tổng tiền thanh toán = Tổng tiền thanh toán trên hóa đơn
BƯỚC 5: Hoàn thành các bước hạch toán chi phí thuê xe ô tô du lịch
Kiểm tra thông tin hoàn tất nhấn “Cất” → chọn “Đóng” hoàn thành các bước hạch toán chi phí thuê xe ô tô du lịch.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây Kế Toán Việt Hưng chia sẻ 05 bước hạch toán chi phí thuê xe ô tô du lịch khi nhu cầu trải nghiệm du lịch tăng cao hướng tới sự tiện nghi và an toàn cho chuyến đi. Mong rằng bài viết sẽ hữu ích cho các bạn kế toán khi bắt gặp tình huống nghiệp vụ này trong quá trình làm việc thực tế – đừng quên Like Fanpage kịp thời cập nhật các bản tin thuế & ưu đãi hấp dẫn các khóa học kế toán đa lĩnh vực nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.