Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn quan trọng mà doanh nghiệp cần có để hạch toán các khoản chi phí. Vậy, viết hóa đơn GTGT như thế nào được coi là đúng chuẩn và hợp lệ? Kế toán Việt Hưng sẽ giải đáp thắc mắc của bạn đọc trong bài viết sau đây.
1. Quy định về việc lập hóa đơn GTGT
Theo điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về việc lập hóa đơn GTGT cụ thể như sau.
Khi lập hóa đơn GTGT phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn. Trên hoá đơn GTGT phải:
- Ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
- Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được tẩy xóa, sửa chữa;
- Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;
- Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên
chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). - Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải
được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số. - Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
2. Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng chi tiết
2.1. Cách viết ngày tháng năm
Đây chính là thời điểm lập hóa đơn như đã nêu ở phần trên. Ngày,… tháng,… năm được chia ra 2 trường hợp:
- Đối với hóa đơn lần đầu là ngày chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Đối với hóa đơn điều chỉnh, hàng bán bị trả lại… là ngày hiện tại. Thông thường sẽ trùng với ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, là ngày trả lại hàng hóa.
2.2. Viết thông tin người mua hàng
- Dòng “Họ tên người mua hàng” Phần này bạn cần ghi đầy đủ họ và tên người mua. Trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì ghi là: “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”
- Dòng “Tên đơn vị”: ghi tên công ty của khách hàng theo đúng như tên giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Dòng “Mã số thuế”: Viết mã số thuế của công ty đó
- Dòng “Mã số thuế”: Viết mã số thuế của công ty đó
- Dòng “Địa chỉ”: ghi địa chỉ đăng ký kinh doanh.
2.3. Viết bảng kê khai chi tiết hàng hóa bán ra
+ Cột số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua.
+ Cột Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà bạn bán ra (tên, mã, kí hiệu của hàng hóa).
Lưu ý:
- Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.
- Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.
- Các trường hợp là hoá đơn điều chỉnh: Thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót, tăng, giảm của hoá đơn số bao nhiêu, ký hiệu, ngày tháng năm.
+ Cột đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra
Lưu ý: Trường hợp kinh doanh dịch vụ trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”
+ Cột số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra
+ Cột đơn giá: Ghi rõ đơn giá của một đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT)
+ Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lượng của hàng hóa đó (= cột số 4 x cột số 5)
Lưu ý: Sau khi viết hoàn thiện, gạch chéo phần bỏ trống trong bảng
2.4. Phần tổng cộng
- Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền .
- Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (hiện tại có 3 mức là: 0%, 5%, 10%,).
- Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ (\).
- Nếu là hàng thuế suất 0% thì viết là “0”
- Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”.
- Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”
Lưu ý:
- Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT
- Đồng tiền trên hóa đơn là đồng tiền Việt Nam. Trường hợp thu ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
- Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
2.5. Phần ký tên
+ Người mua hàng:
- Người đi mua hàng ký tên.
- Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
+ Người bán hàng: người lập hóa đơn ký tên
+ Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị là Giám đốc, yêu cầu: Ký sống, đóng dấu, ghi dõ họ tên
Chú ý:
- Nếu giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký.
- Ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của 3 liên.
Trên đây là cách viết hóa đơn giá trị gia tăng chi tiết nhất năm 2019 mà kế toán Việt Hưng cập nhật cho bạn đọc. Hy vọng thông qua đó, sẽ giúp các kế toán viên có cách viết hóa đơn chính xác, hợp lệ, tránh những sai sót không đánh có mà bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra. Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ: https://ketoanviethung.vn/ để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề.