Chi phí nghỉ mát là khoản kinh phí mà mỗi năm doanh nghiệp đều chi ra cho nhân viên. Vậy chi phí nghỉ mát có được tính vào chi phí hợp lý không? Có được khấu trừ thuế GTGT, thuế TNDN?
1. Chi phí nghỉ mát có được tính vào chi phí hợp lý?
Theo điều 4 của thông tư 96/2015/TT-BTC hiệu lực ngày 6/8/2015:
“Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”
Có thể thấy:
- Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia cho số tháng thực tế hoạt động trong năm.
- Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
- Các khoản chi khác mang tính chất đặc thù, phù hợp theo từng ngành nghề, lĩnh vực theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Như vậy:
- Theo các quy định trên thì khoản chi phí nghỉ mát sẽ được tính vào chi phí được trừ. Và tổng mức chi các khoản có tính chất phúc lợi cho trực tiếp cho người lao động không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
- Áp dụng cho kỳ tính thuế TNDN năm 2014 trở đi. Những khoản chi này phải đầy đủ hóa đơn chứng từ theo quy định của pháp luật.
Doanh nghiệp muốn Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vào chi phí hợp lý thì cần:
- Hợp đồng kinh tế
- Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát
- Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, phê duyệt kinh phí.
- Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống …, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty thì phải thể hiện trên văn bản. (Nếu giá trị thanh toán ghi trên hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt)
Kết luận: Chi phí doanh nghiệp cho nhân viên đi du lịch, nghỉ mát được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu có đầy đủ hồ sơ như trên.
Chú ý:
- Tổng số các khoản chi có tính chất phúc lợi nêu trên không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm 2014 thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Phần vượt sẽ bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN cuối năm khi quyết toán thuế TNDN nhập phần chênh lệch vượt này vào chỉ tiêu B4 của tờ khai quyết toán thuế TNDN năm.
2. Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ theo Thông tư 111/2013/TT-BTC tại Điều 2, Khoản 2, Điểm đ quy định về thu nhập chịu thuế
Trường hợp công ty tổ chức tham quan du lịch, nghỉ mát cho cán bộ công nhân viên:
- Nếu chi trả ghi rõ tên cá nhân được hưởng hoặc chi bằng tiền mặt cho cá nhân thì tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.
- Nếu khoản chi phí tham quan du lịch khi chi trả không ghi tên cá nhân được hưởng mà chi chung cho tập thể cán bộ công nhân viên chi phí tham quan du lịch, nghỉ mát thì không tính vào thu nhập chịu thuế.
3. Khấu trừ thuế GTGT
Theo khoản 1, Điều 14, Thông tư 219/2013/TT-BTC. Quy định về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào:
“Thuế GTGT đầu vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ”
Chi phí nghỉ mát tuy không trực tiếp tham gia vào quá trình SXKD. Nhưng nó là chi phí nhằm tăng động lực làm việc của người lao động. Tức là nó cũng tham gia và tác động vào quá trình SXKD của doanh nghiệp. Chính vì vậy, chi phí nghỉ mát được tính vào chi phí hợp lý khi kê khai thuế GTGT.
4. Hồ sơ thanh toán chi phí nghỉ mát vào chi phí hợp lý
Doanh nghiệp tổ chức thành đoàn cho nhân viên đi nghỉ mát
Hồ sơ quy định của Công ty
- Hợp đồng lao động;
- Thỏa ước lao động tập thể;
- Quy chế tài chính của Công ty
Bộ hồ sơ chứng từ thanh toán
- Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát cụ thể số ngày nghỉ được phép, thời gian nghỉ, phê duyệt kinh phí.
- Dự toán kinh phí nghỉ mát
- Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát có ký tên đầy đủ
- Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống, dịch vụ vui chơi, vé máy bay, tàu xe,…. Thời gian trên hóa đơn phải trùng với thời gian đi du lịch nghỉ mát, các khoản chi không được vượt dự toán kinh phí nghỉ mát.
- Giấy báo nợ/UNC nếu thanh toán bằng chuyển khoản. Nếu giá trị thanh toán ghi trên hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chi phí nghỉ mát được tính vào chi phí hợp lý cho doanh nghiệp khi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật.