Để hợp thức hóa chi phí xăng xe doanh nghiệp cần nắm rõ các điều kiện quan trọng giúp khoản chi này được công nhận là chi phí hợp lý. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa thuế mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định mới nhất, đặc biệt trong bối cảnh thay thế Thông tư 200. Cùng Trung tâm Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu chi tiết cách ghi nhận đúng chuẩn!
1. Điều kiện chi phí xăng xe ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo Khoản 1, điểm 2.6 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản phụ cấp xăng xe mà công ty trả cho nhân viên hàng tháng sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau đây:
– Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
– Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (trường hợp, công ty cần ghi chi tiết trong bảng lương công ty trả cho người lao động về số tiền trả phụ cấp xăng xe cho người lao động);
– Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
– Khoản chi phụ cấp xăng, xe cho người lao động được ghi cụ thể điều kiện hưởng, mức hưởng tại 01 trong các hồ sơ sau đây:
Hợp đồng lao động;
Thỏa ước lao động tập thể;
Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn;
- Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty
→ Quy định này và các quy định liên quan KHÔNG CÓ NỘI DUNG NÀO thể hiện việc doanh nghiệp bị giới hạn khoản chi xăng xe cho người lao động bao nhiêu mới được đưa vào chi phí được trừ.
XEM THÊM:
2. Cách xử lý chi phí xăng xe ghi nhận chi phí hợp lý
2.1 Chi phí xăng xe khi sử dụng xe thuộc sở hữu doanh nghiệp
ÁP DỤNG
– Xe ô tô, xe tải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được sử dụng cho hoạt động kinh doanh, giao nhận hàng hóa hoặc công tác.
– Xăng dầu cho phương tiện này được công ty trực tiếp thanh toán.
Điều kiện ghi nhận chi phí xăng xe hợp lý:
– Đăng ký sử dụng xe: Doanh nghiệp cần có sổ đăng ký xe phục vụ công tác, giao hàng, vận hành sản xuất.
– Lập kế hoạch sử dụng xe: Cần có lịch trình cụ thể về mục đích sử dụng, quãng đường di chuyển, tần suất sử dụng.
– Xác nhận giao hàng hoặc công tác: Nếu sử dụng xe để giao hàng hoặc phục vụ công tác, cần có bảng xác nhận công việc đi kèm.
– Quản lý định mức nhiên liệu
+ DN cần xây dựng định mức sử dụng nhiên liệu dựa trên quãng đường di chuyển thực tế và công suất tiêu hao nhiên liệu của xe.
+ Giúp kiểm soát hao hụt và tránh chi phí không hợp lý.
+ Theo dõi số km xe chạy hàng tháng: Lập bảng kê chi tiết số km di chuyển hàng tháng kèm theo thông tin tài xế, tuyến đường. Và sổ nhật ký hành trình xe để chứng minh tính hợp lý của chi phí xăng dầu.
+ Xăng dầu cần mua từ các nhà cung cấp có hóa đơn GTGT đầy đủ.
+ DN nên có hợp đồng với nhà cung cấp để đảm bảo tính liên tục của hóa đơn.
HỒ SƠ CHỨNG TỪ CẦN CÓ:
2.2 Chi phí xăng xe khi thuê xe từ công ty vận tải
ÁP DỤNG
– Doanh nghiệp không có xe riêng nhưng cần thuê xe ngoài để vận chuyển hàng hóa, phục vụ công tác hoặc đưa đón nhân viên.
– Công ty vận tải là bên cung cấp dịch vụ, có hợp đồng thuê xe rõ ràng.
Điều kiện ghi nhận chi phí xăng xe hợp lý:
– Hợp đồng thuê xe: Cần có hợp đồng thuê xe ghi rõ thời gian thuê, mục đích sử dụng, hình thức thanh toán.
– Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng: Công ty vận tải phải xuất hóa đơn hợp lệ để chứng minh chi phí thuê xe và xăng dầu.
– Chứng từ thanh toán: Nếu giá trị thanh toán từ 20 triệu trở lên, doanh nghiệp cần thanh toán qua ngân hàng để được tính vào chi phí hợp lý.
– Mục đích sử dụng xe rõ ràng: Cần có bảng theo dõi lịch trình xe hoạt động phục vụ công việc gì (giao hàng, vận chuyển nhân sự, công tác…).
– Xây dựng định mức nhiên liệu hợp lý:
Nếu giá thuê xe đã bao gồm nhiên liệu, doanh nghiệp chỉ cần thanh toán theo hợp đồng.
- Nếu doanh nghiệp tự thanh toán nhiên liệu, cần có bảng định mức tiêu hao nhiên liệu phù hợp. Lập bảng theo dõi quãng đường di chuyển, có xác nhận của nhân viên phụ trách.
HỒ SƠ CHỨNG TỪ CẦN CÓ:
2.3 Chi phí xăng xe khi sử dụng xe cá nhân của giám đốc hoặc nhân viên
ÁP DỤNG
– Doanh nghiệp không sở hữu xe riêng nhưng cần sử dụng xe cá nhân của giám đốc hoặc nhân viên để phục vụ công việc.
– Chi phí xăng dầu có thể được doanh nghiệp chi trả hoặc hoàn lại.
Điều kiện ghi nhận chi phí xăng xe hợp lý:
NỘI DUNG | Hợp đồng mượn xe (không phải đóng thuế cho hợp đồng thuê) | Hợp đồng mượn xe (không phải đóng thuế cho hợp đồng thuê) |
ƯU ĐIỂM | – Không phải nộp thuế GTGT và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan đến chi phí thuê xe. – Doanh nghiệp chỉ cần hạch toán chi phí xăng dầu mà không phải trả chi phí thuê xe. | Doanh nghiệp được tính toàn bộ chi phí thuê xe và chi phí xăng dầu vào chi phí hợp lý. |
YÊU CẦU | – Phải có hợp đồng mượn xe ghi rõ mục đích sử dụng, người chịu trách nhiệm, thời gian mượn. – Cần có bảng kê chi phí xăng dầu theo từng lần sử dụng, kèm theo hóa đơn GTGT. – Doanh nghiệp cần theo dõi lịch trình hoạt động xe, số km di chuyển hàng tháng. | – Hợp đồng thuê xe phải ghi rõ giá thuê, hình thức thanh toán. – Doanh nghiệp phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN cho khoản tiền thuê xe. – Cần có hóa đơn thuê xe hoặc chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê xe. |
HỒ SƠ CHỨNG TỪ | – Hợp đồng mượn xe giữa doanh nghiệp và cá nhân. – Sổ theo dõi nhật trình xe – Bảng tổng hợp số km chạy hàng tháng. – Hóa đơn GTGT tiền xăng dầu. | – Hợp đồng thuê xe giữa doanh nghiệp và cá nhân. – Hóa đơn GTGT thuê xe hoặc chứng từ nộp thuế thay cá nhân cho thuê. – Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu trên 20 triệu). – Bảng kê chi tiết số km xe chạy hàng tháng. – Hóa đơn GTGT tiền xăng dầu |
2.4 Chi phí xăng xe cho mục đích không thường xuyên của doanh nghiệp
Trường hợp sử dụng chi phí xăng xe cho mục đích không thường xuyên như đi công tác, vận chuyển hàng hoá tuỳ khách hàng,… của doanh nghiệp cần đảm bảo thủ tục sau ghi nhận chi phí hợp lý, bao gồm:
– Quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp (nếu có)
– Lệnh điều xe
– Biên bản ghi chỉ số công tơ mét
– Quyết toán tiền xăng xe
– Hóa đơn GTGT
– Bảng kê lịch trình di chuyển
– Biên bản xác nhận giao hàng (nếu vận chuyển hàng hóa)
– Bảng kê chi phí tạm ứng xăng xe (nếu nhân viên tự ứng tiền trước)
– Hợp đồng kinh tế với khách hàng (nếu vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu hợp đồng)
– Biên bản làm việc với khách hàng (nếu đi công tác gặp đối tác)
– Hợp đồng mượn xe (nếu sử dụng xe cá nhân của giám đốc hoặc nhân viên)
– Hợp đồng thuê xe (nếu thuê xe ngoài)
– Bảng kê số km sử dụng xe hàng tháng
– Ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ từ ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng).
– Phiếu chi hoặc giấy đề nghị thanh toán (nếu thanh toán tiền mặt dưới 20 triệu đồng).
Nhóm lại các chứng từ để dễ theo dõi hơn:
– Chứng từ liên quan đến quản lý xe: Lệnh điều xe, Bảng kê số km sử dụng xe hàng tháng, Hợp đồng thuê/mượn xe.
– Chứng từ liên quan đến thanh toán: Hóa đơn GTGT, Quyết toán tiền xăng xe, Ủy nhiệm chi, Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán/hoàn ứng.
– Chứng từ xác nhận mục đích sử dụng: Quyết định cử đi công tác, Biên bản xác nhận giao hàng, Biên bản làm việc với khách hàng, Hợp đồng kinh tế.
Xác định chi phí xăng xe hợp lý giúp doanh nghiệp tối ưu thuế và tuân thủ quy định mới nhất. Nếu bạn cần hỗ trợ nghiệp vụ kế toán 1:1 miễn phí 24/7, hãy chọn ngay biểu tượng logo xanh góc phải cuối màn hình! Đừng quên cập nhật ưu đãi mới cho các khóa học kế toán tổng hợp – thuế và gói dịch vụ kế toán đa lĩnh vực tại Kế Toán Việt Hưng!