Việc phát sinh hạch toán chi phí xăng dầu là điều thường xuyên diễn ra, từ đó kéo theo 1 phần công việc của kế toán là hạch toán chi phí xăng xe. Gần đây nhiều kế toán đã liên hệ Kế Toán Việt Hưng với nhiều câu hỏi liên quan đến chi phí xăng dầu. Các chi phí xăng dầu này chưa biết hạch toán vào đâu mặc dù đã xác định được đó là chi phí hợp lí của doanh nghiệp. Bài viết hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết hạch toán chi phí xăng dầu thực tế tại các công ty.
1. Tầm quan trọng của việc hạch toán chi phí xăng dầu công ty
Chi phí xăng dầu là một khoản chi phí quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải, logistics, xây dựng, sản xuất hoặc có đội ngũ nhân viên thường xuyên di chuyển. Việc hạch toán chi phí xăng dầu một cách chính xác và minh bạch mang lại nhiều lợi ích quan trọng:
– Kiểm soát chi phí và tối ưu ngân sách
– Tuân thủ quy định kế toán và thuế
– Xác định đúng giá thành sản phẩm, dịch vụ
– Hỗ trợ ra quyết định tài chính và vận hành
– Hạn chế thất thoát và gian lận
– Tối ưu hóa khấu trừ thuế và hoàn thuế VAT
→ Hạch toán chi phí xăng dầu không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật, tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao hiệu quả quản lý.
2. Chi phí xăng dầu hạch toán vào tài khoản nào?
Chi phí xăng dầu trong doanh nghiệp được hạch toán vào các tài khoản kế toán khác nhau tùy theo mục đích sử dụng. Dưới đây là cách phân loại và hạch toán chi tiết theo từng trường hợp.
Bằng cách hạch toán đúng tài khoản, doanh nghiệp sẽ kiểm soát tốt chi phí, tối ưu thuế GTGT và đảm bảo tuân thủ quy định kế toán.
3. Các trường hợp hạch toán chi phí xăng dầu theo Thông tư 200 và Thông tư 133
Chi phí xăng dầu, xăng xe trong doanh nghiệp có thể phát sinh trong nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây là cách hạch toán chi tiết theo từng tình huống cụ thể.
3.1 Hạch toán chi phí xăng dầu phục vụ mua hàng (liên quan đến hoạt động bán hàng)Áp dụng khi doanh nghiệp chi trả tiền xăng dầu cho phương tiện vận chuyển hàng hóa, NVL phục vụ bán hàng.
Ví dụ:
Công ty A bán vải cho doanh nghiệp B, có hợp đồng giao hàng tận nơi với chi phí xăng dầu có hóa đơn GTGT 1.000.000 VNĐ (đã gồm VAT).
– Hạch toán chi phí xăng dầu theo Thông tư 200:
Nợ TK 641: 909.091
Nợ TK 1331: 90.909
Có TK 111: 1.000.000
– Hạch toán chi phí xăng dầu theo Thông tư 133:
Nợ TK 6421: 909.091
Nợ TK 1331: 90.909
Có TK 111: 1.000.000
3.2 Hạch toán chi phí xăng dầu phục vụ hoạt động chung của doanh nghiệpÁp dụng cho các trường hợp xăng dầu được sử dụng cho xe công vụ, xe đưa đón nhân viên, xe phục vụ công tác.
Ví dụ 1:
Công ty A có xưởng sản xuất tại Đồng Nai và có chính sách đưa đón nhân viên từ TP.HCM đến xưởng. Ngày 02/06/20xx, công ty nhận hóa đơn GTGT xăng dầu 3.000.000 VNĐ (đã gồm VAT).
– Hạch toán chi phí xăng dầu theo Thông tư 200:
Nợ TK 6428: 2.727.273
Nợ TK 1331: 272.727
Có TK 112: 3.000.000
– Hạch toán chi phí xăng dầu theo Thông tư 133:
Nợ TK 6422: 2.727.273
Nợ TK 1331: 272.727
Có TK 112: 3.000.000
Ví dụ 2:
Công ty A có xe công vụ dành cho giám đốc di chuyển công tác. Ngày 10/06/20xx, công ty thanh toán 2.000.000 VNĐ tiền xăng dầu (đã gồm VAT).
– Hạch toán chi phí xăng dầu theo Thông tư 200:
Nợ TK 6428: 1.818.182
Nợ TK 1331: 181.818
Có TK 112: 2.000.000
– Hạch toán chi phí xăng dầu theo Thông tư 133:
Nợ TK 6422: 1.818.182
Nợ TK 1331: 181.818
Có TK 112: 2.000.000
3.3 Hạch toán chi phí xăng dầu phục vụ sản xuất, kinh doanhÁp dụng khi doanh nghiệp sử dụng xăng dầu cho máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất.
Ví dụ:
Doanh nghiệp A sản xuất hộp nhựa cần xăng dầu để vận hành máy móc. Ngày 06/06/2022, công ty nhập 3.000.000 VNĐ xăng dầu (đã gồm VAT).
– Hạch toán chi phí xăng dầu theo Thông tư 200:
Nợ TK 621: 2.727.273
Nợ TK 1331: 272.727
Có TK 112: 3.000.000
– Hạch toán chi phí xăng dầu theo Thông tư 133:
Nợ TK 154: 2.727.273
Nợ TK 1331: 272.727
Có TK 112: 3.000.000
3.4 Hạch toán hao hụt xăng dầuÁp dụng khi có hao hụt xăng dầu trong quá trình vận hành, bảo quản hoặc do lỗi kỹ thuật.
– Hao hụt trong mức cho phép
Nợ TK 627/641/642: Chi phí hao hụt
Có TK 152: Giảm nguyên vật liệu
– Hao hụt vượt mức cho phép do lỗi chủ quan
Nợ TK 138: Phải thu khác (người chịu trách nhiệm bồi thường)
Có TK 152: Giảm nguyên vật liệu
3.5 Hạch toán hoàn nhập chi phí xăng dầu chưa sử dụng hếtÁp dụng khi doanh nghiệp đã hạch toán chi phí xăng dầu nhưng chưa sử dụng hết và cần điều chỉnh.
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu (xăng dầu chưa dùng)
Có TK 627/641/642: Hoàn nhập chi phí
3.6 Hạch toán chi phí xăng dầu cho xe thuê ngoàiÁp dụng khi doanh nghiệp thuê xe ngoài để vận chuyển hàng hóa, nhân viên đi công tác, dịch vụ giao nhận
– Hạch toán chi phí xăng dầu theo Thông tư 200:
Nợ TK 641: Nếu xe thuê phục vụ bán hàng
Nợ TK 6428: Nếu xe thuê phục vụ quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111/112: Thanh toán tiền mặt/chuyển khoản
– Hạch toán chi phí xăng dầu theo Thông tư 133:
Nợ TK 6421: Nếu xe thuê phục vụ bán hàng
Nợ TK 6422: Nếu xe thuê phục vụ quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111/112: Thanh toán tiền mặt/chuyển khoản
3.7 Hạch toán chi phí xăng dầu nếu không có hóa đơnÁp dụng khi chi phí xăng dầu phát sinh nhưng không có hóa đơn GTGT hợp lệ, thường gặp ở doanh nghiệp sử dụng phiếu xăng dầu nội bộ hoặc mua tại cây xăng không xuất hóa đơn.
Hạch toán:
Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc TK 641 (Chi phí bán hàng)
Có TK 111: Thanh toán tiền mặt
Lưu ý: Chi phí này không được khấu trừ thuế GTGT.
3.8 Hạch toán chi phí xăng dầu cho xe thuộc TSCĐ của doanh nghiệpÁp dụng khi doanh nghiệp có xe ô tô, xe tải thuộc tài sản cố định, chi phí nhiên liệu được tính vào hoạt động vận hành.
– Hạch toán chi phí xăng dầu theo Thông tư 200:
Nợ TK 627: Nếu xe phục vụ sản xuất
Nợ TK 641: Nếu xe phục vụ bán hàng
Nợ TK 642: Nếu xe phục vụ quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111/112: Thanh toán tiền mặt/chuyển khoản
– Hạch toán chi phí xăng dầu theo Thông tư 133:
Nợ TK 154: Nếu xe phục vụ sản xuất
Nợ TK 6421: Nếu xe phục vụ bán hàng
Nợ TK 6422: Nếu xe phục vụ quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111/112: Thanh toán tiền mặt/chuyển khoản
3.9 Hạch toán chi phí xăng dầu nếu được nhân viên ứng trước thanh toánÁp dụng khi nhân viên ứng tiền mua xăng dầu trước, sau đó doanh nghiệp hoàn lại chi phí.
– Hạch toán khi nhân viên ứng trước tiền mua xăng dầu:
Nợ TK 141: Tạm ứng nhân viên
Có TK 111/112: Chi tiền tạm ứng
– Hạch toán khi hoàn ứng sau khi nhân viên nộp hóa đơn:
Nợ TK 627/641/642 (Tùy mục đích sử dụng)
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 141: Tạm ứng nhân viên
Như vậy chúng ta có thể thấy việc hạch toán chi phí xăng xe tuỳ vào mục đích sử dụng.
XEM THÊM
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về hạch toán chi phí xăng dầu trong doanh nghiệp. Nhìn chung, chi phí xăng dầu phục vụ mục đích nào sẽ được hạch toán vào tài khoản chi phí tương ứng. Để khoản chi này được công nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ chứng từ hợp lệ và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành.