Hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong kế toán. Được Kế Toán Việt Hưng chia sẻ dưới quy trình và ví dụ cụ thể về hạch toán tạm ứng lương tự tin xử lý mọi tình huống. Giúp bạn nắm vững cách thức quản lý và đảm bảo sự minh bạch trong việc chi trả lương cho nhân viên qua bài viết dưới đây.
1. Thủ tục tạm ứng lương
Tạm ứng lương là gì?
Tạm ứng lương là khoản tiền mà doanh nghiệp chi trả trước cho nhân viên, thường được khấu trừ vào lương tháng sau hoặc theo thỏa thuận. Các bước thực hiện thủ tục tạm ứng lương bao gồm:
BƯỚC 1: Nhận đề nghị tạm ứng từ nhân viên
– Nhân viên lập Phiếu đề nghị tạm ứng hoặc Đơn xin tạm ứng (tùy theo quy định nội bộ của doanh nghiệp).
– Nội dung đề nghị bao gồm:
Họ tên nhân viên.
Số tiền tạm ứng.
Lý do tạm ứng (nếu cần).
Thời hạn hoàn ứng (thường khấu trừ vào kỳ lương sau).
- Chữ ký của nhân viên và người phê duyệt (chủ doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền).
BƯỚC 2: Phê duyệt tạm ứng
– Chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc người được ủy quyền xem xét và phê duyệt đề nghị tạm ứng.
– Đảm bảo số tiền tạm ứng hợp lý, thường không vượt quá mức lương tháng của nhân viên hoặc theo quy định nội bộ.
BƯỚC 3: Thực hiện chi tiền tạm ứng
– Sau khi được phê duyệt, kế toán lập chứng từ chi tiền (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi nếu chuyển khoản).
– Tiền tạm ứng có thể được chi bằng:
Tiền mặt.
- Chuyển khoản qua ngân hàng.
BƯỚC 4: Theo dõi và thu hồi tạm ứng
– Kế toán ghi nhận khoản tạm ứng vào tài khoản phải thu.
– Khi trả lương kỳ sau, kế toán khấu trừ khoản tạm ứng từ lương phải trả cho nhân viên.
– Nếu nhân viên không hoàn ứng đúng hạn, cần có biện pháp nhắc nhở hoặc xử lý theo quy định.
2. Chứng từ đúng quy định về tạm ứng lương cho nhân viên
Các chứng từ liên quan đến tạm ứng lương bao gồm:
– Giấy đề nghị tạm ứng: Lập bởi nhân viên, có chữ ký phê duyệt.
THÔNG TƯ 200
THÔNG TƯ 133
TẢI VỀ Mẫu đề nghị tạm ứng lương theo Thông tư 200
TẢI VỀ Mẫu đề nghị tạm ứng lương theo Thông tư 133
TẢI VỀ Mẫu đơn đề nghị tạm ứng lương (mẫu chung dành cho các cá nhân)
– Phiếu chi: Ghi nhận việc chi tiền tạm ứng (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản).
THÔNG TƯ 200
THÔNG TƯ 133
TẢI VỀ Mẫu Phiếu chi tạm ứng lương theo Thông tư 200
TẢI VỀ Mẫu Phiếu chi tạm ứng lương theo Thông tư 133
– Bảng lương hoặc bảng thanh toán lương: Dùng để theo dõi và khấu trừ khoản tạm ứng khi thanh toán lương.
– Hợp đồng lao động: Cơ sở để xác định quyền lợi và nghĩa vụ liên quan đến tạm ứng.
– Chứng từ ngân hàng (nếu chuyển khoản): Sao kê hoặc ủy nhiệm chi.
– Sổ theo dõi tạm ứng: Do kế toán lập để quản lý các khoản tạm ứng chưa hoàn ứng (TẢI VỀ)
LƯU Ý: Các chứng từ phải đầy đủ chữ ký, ngày tháng, và nội dung theo quy định tại Điều 18, Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Điều 18, Thông tư 200/2014/TT-BTC. Chứng từ cần được lưu trữ cẩn thận để phục vụ kiểm tra thuế và kiểm toán. |
3. Chi tiết hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên
Trong kế toán, tạm ứng lương được ghi nhận như một khoản phải thu từ nhân viên.
Ghi nhận khoản tạm ứng vào tài khoản 1388 (Phải thu khác), vì đây là khoản doanh nghiệp cho nhân viên vay trước.
VỀ THÔNG TƯ
– Danh mục tài khoản trong Thông tư 133 đơn giản hơn, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong khi Thông tư 200 chi tiết hơn, phù hợp với doanh nghiệp lớn.
– Thông tư 133 yêu cầu mẫu chứng từ cụ thể (Phụ lục 2-1/I) và đơn giản hóa quy trình.
– Thông tư 200 cho phép doanh nghiệp tự thiết kế chứng từ, miễn là đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định.
– Thông tư 200 yêu cầu chi tiết hơn về thuyết minh báo cáo tài chính.
3.1 Hạch toán tạm ứng lương khi chi tạm ứng lương
Khi doanh nghiệp chi tiền tạm ứng cho nhân viên (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản):
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (số tiền tạm ứng)
Có TK 111 – Tiền mặt (nếu chi bằng tiền mặt)
HOẶC
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu chi bằng chuyển khoản).
VÍ DỤ THỰC TẾ
Doanh nghiệp tạm ứng 5.000.000 VNĐ bằng tiền mặt cho nhân viên Nguyễn Văn A:
Nợ TK 1388: 5.000.000
Có TK 111: 5.000.000
3.2 Hạch toán tạm ứng lương khi thanh toán lương và khấu trừ tạm ứng
Khi tính lương và khấu trừ khoản tạm ứng, kế toán lập bảng lương, xác định số tiền lương phải trả và khấu trừ khoản tạm ứng:
Nợ TK 334 – Phải trả cho người lao động (tổng số lương phải trả trước khấu trừ)
Có TK 1388 – Phải thu khác (số tiền tạm ứng được khấu trừ)
Có TK 111/112 – Tiền mặt/tiền gửi ngân hàng (số tiền thực chi sau khấu trừ)
Có TK 3331 – Thuế TNCN phải nộp (nếu có)
Có TK 338 – Phải trả khác (BHXH, BHYT, BHTN do nhân viên đóng)
VÍ DỤ THỰC TẾ
Tổng lương phải trả cho nhân viên Nguyễn Văn A là 10.000.000 VNĐ, đã tạm ứng 5.000.000 VNĐ, thuế TNCN 500.000 VNĐ, BHXH/BHYT/BHTN nhân viên đóng 1.000.000 VNĐ, số tiền thực chi bằng chuyển khoản:
Nợ TK 334: 10.000.000
Có TK 1388: 5.000.000
Có TK 112: 3.500.000
Có TK 3331: 500.000
Có TK 338: 1.000.000
3.3 Hạch toán chi phí lương
Khi ghi nhận chi phí lương vào chi phí sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 622, 627, 641, 642 – Chi phí nhân công (tùy theo bộ phận)
Nợ TK 338 – BHXH, BHYT, BHTN (phần doanh nghiệp đóng)
Có TK 334 – Phải trả cho người lao động
VÍ DỤ THỰC TẾ
Chi phí lương 10.000.000 VNĐ, BHXH/BHYT/BHTN doanh nghiệp đóng 2.000.000 VNĐ, phân bổ vào chi phí quản lý:
Nợ TK 642: 10.000.000
Nợ TK 338: 2.000.000
Có TK 334: 12.000.000
XEM THÊM: Bảng lương nhân viên công ty hàng tháng trên Excel mới nhất
4. Một số tình huống tạm ứng lương sai thường gặp trong doanh nghiệp
4. 1 Thiếu chứng từ hợp lệ
Tình huống: Tạm ứng lương nhưng không có Phiếu đề nghị tạm ứng hoặc Phiếu chi/Ủy nhiệm chi, dẫn đến không đủ cơ sở kiểm tra thuế.
VÍ DỤ: Nhân viên A được tạm ứng 5.000.000 VNĐ bằng tiền mặt, nhưng không có Phiếu đề nghị tạm ứng, chỉ ghi sổ tay. Cơ quan thuế kiểm tra, không chấp nhận chi phí này.
Hạch toán sai:
Nợ TK 1388: 5.000.000 VNĐ
Có TK 111: 5.000.000 VNĐ
(Hạch toán đúng nhưng thiếu chứng từ, dẫn đến không được trừ thuế TNDN).
→ CÁCH XỬ LÝ: Yêu cầu nhân viên lập Phiếu đề nghị tạm ứng, bổ sung Phiếu chi có chữ ký đầy đủ. Lưu trữ chứng từ đúng quy định.
4.2 Tạm ứng vượt quá mức lương
Tình huống: Tạm ứng số tiền lớn hơn lương tháng, gây khó khăn trong việc khấu trừ hoặc rủi ro không thu hồi được.
VÍ DỤ: Nhân viên B lương tháng 8.000.000 VNĐ, được tạm ứng 10.000.000 VNĐ. Nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp không thu hồi được 2.000.000 VNĐ còn lại.
Hạch toán sai:
Nợ TK 1388: 10.000.000 VNĐ
Có TK 112: 10.000.000 VNĐ
(Sau khi khấu trừ lương 8.000.000 VNĐ, TK 1388 vẫn còn 2.000.000 VNĐ không thu hồi được).
→ CÁCH XỬ LÝ:
Hạch toán khoản không thu hồi:
Nợ TK 642: 2.000.000 VNĐ
Có TK 1388: 2.000.000 VNĐ
Ban hành quy chế tạm ứng, giới hạn mức tạm ứng (ví dụ: tối đa 70% lương tháng).
4.3 Không khấu trừ tạm ứng khi trả lương
Tình huống: Kế toán quên khấu trừ khoản tạm ứng khi trả lương, dẫn đến trả thừa lương và sai lệch sổ sách.
VÍ DỤ: Nhân viên C tạm ứng 4.000.000 VNĐ, lương tháng 10.000.000 VNĐ. Kế toán trả đủ 10.000.000 VNĐ (không trừ tạm ứng), gây dư TK 1388.
Hạch toán sai:
Nợ TK 334: 10.000.000 VNĐ
Có TK 112: 10.000.000 VNĐ
(Đúng ra phải khấu trừ 4.000.000 VNĐ từ TK 1388).
→ CÁCH XỬ LÝ:
Điều chỉnh hạch toán:
Nợ TK 334: 10.000.000 VNĐ
Có TK 1388: 4.000.000 VNĐ
Có TK 112: 6.000.000 VNĐ
Theo dõi chặt TK 1388 trên sổ phụ, đảm bảo khấu trừ đúng trong Bảng lương.
4.4 Ghi nhầm tài khoản khi tạm ứng
Tình huống: Kế toán ghi nhầm khoản tạm ứng vào TK 334 (Phải trả người lao động) thay vì TK 1388 (Phải thu khác), làm sai lệch báo cáo tài chính.
VÍ DỤ: Tạm ứng 3.000.000 VNĐ cho nhân viên D, nhưng kế toán ghi:
Nợ TK 334: 3.000.000 VNĐ
Có TK 112: 3.000.000 VNĐ
(Sai, vì TK 334 dùng để ghi nhận lương, không phải tạm ứng).
→ CÁCH XỬ LÝ:
Điều chỉnh hạch toán:
Nợ TK 1388: 3.000.000 VNĐ
Có TK 334: 3.000.000 VNĐ
Đào tạo kế toán về quy trình hạch toán, kiểm tra chéo trước khi ghi sổ.
4.5 Không theo dõi khoản tạm ứng
Tình huống: Doanh nghiệp không quản lý khoản tạm ứng trên TK 1388, dẫn đến thất thoát hoặc không thu hồi được khi nhân viên nghỉ việc.
VÍ DỤ: Nhân viên E được tạm ứng 5.000.000 VNĐ, nhưng kế toán không ghi vào TK 1388, chỉ ghi Phiếu chi. Nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp mất khoản tạm ứng.
Hạch toán sai: Không có bút toán ghi nhận tạm ứng, chỉ có Phiếu chi không rõ ràng.
→ CÁCH XỬ LÝ:
Ghi nhận lại:
Nợ TK 1388: 5.000.000 VNĐ
Có TK 112: 5.000.000 VNĐ
Nếu không thu hồi được:
Nợ TK 642: 5.000.000 VNĐ
Có TK 1388: 5.000.000 VNĐ
Sử dụng sổ phụ hoặc phần mềm kế toán để theo dõi chi tiết TK 1388.
4.6 Tạm ứng cho nhân viên không có hợp đồng lao động
Tình huống: Tạm ứng lương cho người không có hợp đồng lao động, dẫn đến chi phí không được cơ quan thuế chấp nhận khi tính thuế TNDN.
VÍ DỤ: Doanh nghiệp tạm ứng 6.000.000 VNĐ cho người làm thời vụ F (không có hợp đồng lao động). Cơ quan thuế loại chi phí này khỏi chi phí được trừ.
Hạch toán sai:
Nợ TK 1388: 6.000.000 VNĐ
Có TK 112: 6.000.000 VNĐ
(Hạch toán đúng nhưng không có hợp đồng lao động, dẫn đến không được trừ thuế).
→ CÁCH XỬ LÝ:
Ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng khoán việc với F.
Nếu là hợp đồng khoán việc, khấu trừ thuế TNCN 10% (nếu thu nhập trên 2.000.000 VNĐ/lần):
Nợ TK 1388: 6.000.000 VNĐ
Có TK 112: 5.400.000 VNĐ
Có TK 3388 (Thuế TNCN): 600.000 VNĐ
Vậy là bạn đã cùng Kế Toán Việt Hưng khám phá chi tiết cách hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên đúng chuẩn và hiệu quả nhất! Nắm vững nghiệp vụ này sẽ giúp công tác kế toán của bạn trở nên suôn sẻ, minh bạch hơn rất nhiều. Đừng để những con số làm khó bạn!
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc hay cần giải đáp về nghiệp vụ kế toán đa lĩnh vực nào khác, hãy để lại bình luận ngay phía dưới bài viết này nhé! Đội ngũ chuyên gia của Kế Toán Việt Hưng luôn sẵn sàng lắng nghe và hỗ trợ bạn. Cùng nhau, chúng ta sẽ chinh phục mọi thử thách kế toán!