Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 – những điều cần biết!

Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 dường như đang là 1 trong những vấn đề nhận được sự quan tâm rất lớn từ dân nhà kế cũng như các doanh nghiệp. Nhất là khi việc triển khai hóa đơn điện tử sắp tới sẽ được triển khai ở 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Bạn đang có thắc mắc gì, cùng Kế Toán Việt Hưng tìm câu trả lời nhé!

Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 – những điều cần biết!

HĐĐT là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

1. Các hình thức hóa đơn điện tử

Có 3 hình thức hóa đơn điện tử gồm:

– HĐĐT có mã của cơ quan thuế,

– HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

– Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan
thuế

* Có mã của CQT: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

* Không có mã của CQT: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.* Khởi tạo từ máy tính tiền: HĐĐT có mã của cơ quan thuế được in ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

2. Các trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123

– Trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có mã của CQT

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định đều được đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế

– Trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 không mã của CQT

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng về CNTT thì được áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

3. Tiêu chí xác định Doanh nghiệp nhỏ và vừa?

Theo Điều 5 Chương II Nghị định số 80/2021/NĐ-CP ngày 26/08/2021 của Chính phủ:

“Điều 5. Tiêu chí xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa

1. Doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; lĩnh vực công nghiệp và xây dựng sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 10 người và tổng doanh thu của năm không quá 3 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 3 tỷ đồng.

Doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 10 người và tổng doanh thu của năm không quá 10 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 3 tỷ đồng.

2. Doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; lĩnh vực công nghiệp và xây dựng sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 100 người và tổng doanh thu của năm không quá 50 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 20 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 50 người và tổng doanh thu của năm không quá 100 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 50 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Doanh nghiệp vừa trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; lĩnh vực công nghiệp và xây dựng sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 200 người và tổng doanh thu của năm không quá 200 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 100 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này.

Doanh nghiệp vừa trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 100 người và tổng doanh thu của năm không quá 300 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 100 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này.”

4. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 như thế nào?

Tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc cổng thông tin điện tử của TCT và nhập đầy đủ thông tin vào Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

==> Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ có thông báo chấp nhận/không chấp nhận cho người gửi đăng ký

5. Việc tiêu hủy hóa đơn giấy thực hiện như thế nào?

Theo Khoản 2 Điều 27 Nghị định số 123 thì doanh nghiệp, tổ chức phải:

+ Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn có đại diện lãnh đạo, bộ phận kế toán;

+ Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy;

+ Lập Biên bản tiêu hủy hóa đơn có đủ chữ ký các thành viên;

+ Lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn. Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và gửi 1 bản thông báo kết quả hủy hóa đơn đến CQT theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 trong thời gian chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

6. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 bị sai sót

– Hóa đơn điện tử đã cấp mã chưa gửi cho người mua có sai sót thì xử lý như thế nào?

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

– Xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót về tên, địa chỉ của người mua, các tiêu thức khác không sai sót?

Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

– Xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót về MST, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa dịch vụ?

Người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập. Trường hợp hóa đơn điều chỉnh/thay thế có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Trên đây là 6 câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123, nếu bạn cần thêm các giải đáp chi tiết về hóa đơn điện tử nói riêng, về nghiệp vụ kế toán nói chung, truy cập ngay fanpage để cùng cập nhật nhé! Chúc bạn luôn hoàn thành tốt nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp của mình!