Viết sai hóa đơn GTGT thì xử lý như thế nào? Chắc hẳn, đối với các kế toán viên mới bắt đầu công việc sẽ bối rối khi gặp tình huống viết sai hóa đơn, nhất là hóa đơn giá trị gia tăng. Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn trong bài viết dưới đây cách xử lý hóa đơn viết sai.
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Tức là người bán hoặc người cung ứng dịch vụ sẽ là người xuất hóa đơn cho người mua, người sử dụng dịch vụ.
Hóa đơn đỏ VAT hay còn gọi hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn chính thức do Bộ tài chính Việt Nam ban hành. Áp dụng cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa
- Hoạt động vận tải quốc tế
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu
- Xuất khẩu, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài
Trên hóa đơn GTGT sẽ ghi rõ:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có).
- Danh mục hành hóa dịch vụ, ngày thực hiện giao dịch.
- Tổng giá trị hàng hóa dịch vụ
- Giá trị tính thuế VAT
- Thuế suất VAT và giá trị thuế VAT.
Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua. Còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường.
Cách xử lý viết sai hóa đơn GTGT
Xử lý các trường hợp sai sót: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, tiền hàng,…. theo Thông tư 39/2014/TT-BTC – Hướng dẫn về hóa đơn mới nhất hiện nay.
Viết sai hóa đơn GTGT nhưng chưa xé ra khỏi cuốn
Đối với trường hợp hóa đơn giá trị gia tăng bị viết sai nhưng kế toán chưa xé hóa đơn đó ra khỏi cuốn.
Cách xử lý:
Kế toán chỉ cần gạch chéo các liên. Và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuốn của quyển hóa đơn.
Viết sai hóa đơn GTGT và kế toán đã xé ra khỏi cuốn
Chưa giao tới tay khách hàng
Hóa đơn giá trị gia tăng bị viết sai, kế toán đã xé ra khỏi cuốn nhưng chưa giao tới tay người nhận. Kế toán viên cần xử lý các bước như sau:
- Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
- Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
- Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai – kẹp tại cuống của quyển hóa đơn.
Vì chưa giao hóa đơn đỏ cho khách hàng nên các kế toán viên không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn – Theo khoản 1 điều 20 của TT 39/2014/TT-BTC.
Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế
Nếu kế toán viên đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập. Sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua. Nhưng hai bên chưa tiến hành kê khai thuế. Thì việc kế toán viên cần làm là:
Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập
Theo Mẫu biên bản thu hồi đã lập sai.
Chú ý:
- Không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa
Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên. Lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.
Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
- Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi).
- Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế.
- Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai – hạch toán.
Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn. Yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.
Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế
Trong quá trình làm kế toán nếu các kế toán viên phát hiện ra hóa đơn có sai sót. Và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì thực hiện xử lý như sau:
Bước 1:
- Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
Bước 2:
- Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót : Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
Trường hợp này dành cho hóa đơn ghi sai đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế mà hóa đơn viết sai đó đã dùng để kê khai thuế.
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
- Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
- Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
- Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
Đối với trường hợp một trong hai bên đã kê khai thuế, kế toán viên cần lưu ý:
Hóa đơn viết sai tên công ty địa chỉ
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua. Nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh. Và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông Tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/2/2015 nhưng có hiệu lực từ ngày 1/1/2015, hướng dẫn Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn trường hợp này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
Hóa đơn viết sai: ngày tháng, tên hàng hóa, ĐVT, mã số thuế, số tiền viết bằng chữ
- Bước 1: Hai bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bản – mỗi bên giữ 1 bản)
- Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh cho phần sai sót
- Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
- Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
- Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ” các bạn ghi: Điều chỉnh …..(Sai cái gì điều chỉnh cái đó)…… ghi tại hóa đơn số …. ký hiệu… ngày.. tháng …. năm..
- Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.
Vì đây là những sai sót không ảnh hưởng đến tiền nên hóa đơn điều chỉnh này bên bán và bên mua không phải kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh sẽ được kẹp cùng với hóa đơn viết sai trước đó.
Hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng MST
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Biên bản điều chỉnh được lập thành 2 bản, ký đóng dấu, mỗi bên giữ 1 bản, kẹp cùng với hóa đơn đã viết sai trước đó để giải trình với cơ quan thuế.
Viết sai hóa đơn GTGT là lỗi mà kế toán viên cần phải hạn chế hoặc không được mắc sai phạm. Cần phải xem xét thật kỹ thông tin cần thiết trước khi viết, xé hóa đơn, giao nhận hóa đơn.