Xử lý khi tồn quỹ tiền mặt | Hiện nay, kế toán Việt Hưng thường xuyên nhận được những câu hỏi của các bạn kế toán liên quan đến vẫn đề quỹ tiền mặt. Trong đó vấn đề làm gì khi tồn quỹ tiền mặt quá nhiều là vấn đề được các bạn quan tâm nhiều nhất. bài viết này kế toán Việt chia sẻ cho các bạn một vài cách xử lý vấn đề này.
1. Thế nào là tồn quỹ tiền mặt?
Theo Mục 1.4, điều 112, Thông tư 200/2014/TT-BTC – Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, có nêu như sau:
Phương pháp lập chỉ tiêu “Tài sản ngắn hạn (Mã số 100)” trên Bảng cân đối kế toán có bao gồm “Tiền”, cụ thể:
“Tiền (Mã số 111)
Là chỉ tiêu phản ánh toàn bộ số tiền hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo, gồm: Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn và tiền đang chuyển. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Tiền” là tổng số dư Nợ của các Tài khoản 111 “Tiền mặt”, 112 “Tiền gửi ngân hàng” và 113 “Tiền đang chuyển”.
NHƯ VẬY: Tiền mặt (hay tiền mặt tồn quỹ) được phân loại là TÀI SẢN và là TÀI SẢN NGẮN HẠN của doanh nghiệp.
Việc theo dõi tiền mặt tồn quỹ với tất cả các doanh nghiệp là hết sức quan trọng, đòi hỏi kế toán thu chi và thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra và đối chiếu số liệu, nhằm đảm bảo việc ghi nhận số liệu một cách trung thực và chính xác, đồng thời, khi cần có ngay các số liệu để cung cấp cho lãnh đạo.
1. Nguyên nhân tồn quỹ tiền mặt ảo trên sổ sách kế toán
Thông thường, các công ty sử dụng hai hệ thống sổ sách thì sẽ hay gặp tình trạng quỹ tiền mặt thực tế và quỹ tiền mặt trên sổ sách có sự chênh lệch nhau lớn.
NGUYÊN NHÂN:
– Kế toán không kê vào hệ thống sổ sách thuế các khoản chi nội bộ của công ty không có hóa đơn chứng từ hoặc hóa đơn chứng từ không hợp lệ. Do đó dẫn đến thực tế có chi nhưng sổ sách thuế thì không thể hiện khoản chi này dẫn đến tồn quỹ khác thực tế.
– Kế toán vẫn làm bút toán vốn góp ảo mặc dù doanh nghiệp chưa góp đủ vốn.
– Hai bên không làm biên bản đối soát công nợ dẫn đến tình trạng kế toán hạch toán thiếu vẫn treo trên tài khoản công nợ.
– Doanh nghiệp chi lương cho người lao động nhưng lại không đưa hết nhân sự thực tế vào hệ thống sổ sách tài chính mà chỉ theo dõi trên nội bộ. Nguyên nhân trường hợp này là do đơn vị không muốn đóng bảo hiểm cho người lao động.
– Các doanh nghiệp bán hóa đơn để cân bằng ra vào của doanh nghiệp dẫn đến các khoản thu ảo --> quỹ tiền mặt ảo.
– Hạch toán thừa nghiệp vụ thu tiền mặt, thiếu nghiệp vụ chi tiền mặt phát sinh.
– Hạch toán sai thừa số tiền trên phiếu thu, sai thiếu số tiền trên phiếu chi.
– Không đánh giá lại ngoại tệ hoặc chưa tính lại tỷ giá ghi sổ xuất quỹ ngoại tệ; Hạch toán thu chi ngoại tệ sai, không theo dõi ngoại tệ…
– Xuất bán bớt hàng tồn kho ảo và thu tiền mặt hoặc doanh nghiệp bán hóa đơn để cân bằng hóa đơn mua vào.
2. Cách xử lý tồn quỹ tiền mặt ảo trong doanh nghiệp
Để làm giảm sự tồn quỹ tiền mặt quá nhiều, kế toán cần:
– Tăng chi phí chi trả lương cho nhân viên bằng cách tăng thu nhập nhân viên. Tuy nhiên với cách làm này, kế toán cần phải chú ý tăng chi phí lương vừa đủ để không phải nộp thuế thu nhập cá nhân và vừa không phải nộp tiền bảo hiểm xã hội.
+ Căn cứ các thông tư hiện hành thì Thu nhập của nhân viên sẽ bao gồm Lương đóng bảo hiểm và các khoản phụ cấp không đóng bảo hiểm. Chắc hạn như phụ cấp ăn trưa, phụ cấp nhà ở, phụ cấp nuôi con nhỏ, tiền xăng xe, điện thoại + các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác.
+ Doanh nghiệp có thể hạch toán tăng chi phí thưởng lễ, tết, thưởng theo năng suất lao động, thưởng theo doanh số, tỷ lệ hoa hồng.
+ Với việc tăng chi phí lương nhân viên thì chứng từ đi kèm bao gồm: Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán lương đầy đủ chữ ký, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể (nếu có).
+ Bên cạnh đó, đối với khoản chi thưởng lễ, tết…cần có quy chế lương thưởng, danh sách người lao động được thưởng và tất nhiên tất cả đều phải có chữ ký của người lao động.
– Các hóa đơn dưới 20 triệu nên thanh toán bằng tiền mặt thay vì thanh toán bằng tài khoản ngân hàng.
– Đối với các khoản chi không có hóa đơn chứng từ hợp lệ thì kế toán vẫn nên hạch toán bình thường nhưng chủ động loại những chi phí đó ra khi xác định thu nhập tính thuế TNDN (kê khai vào chỉ tiêu B4 trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN)
– Thường xuyên rà soát, đối chiếui công nợ đối với nhà cung cấp và khách hàng để theo dõi công nợ và kiểm tra phiếu thu chi đầy đủ.
– Đối với những hóa đơn đầu ra dưới 20 triệu mà khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt thì tạm thời có thể bỏ phiếu thu và xem như khách hàng mua nợ. Để qua năm sau hạch toán công nợ của những khách hàng này sau.
– Doanh nghiệp có thể làm tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp/ cho nhân viên (TK 141)
– Nhưng trong trường hợp quỹ tiền mặt quá lớn thì kế toán có thể đề xuất phương án giảm vốn điều lệ cho doanh nghiệp. Thủ tục giảm vốn điều lệ được làm tại Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh/thành và chú ý khi giảm vốn điều lệ làm thay đổi mức đóng thuế môn bài. Kế toán cần làm tờ khai thuế môn bài nộp trước 31/12 của năm thay đổi để năm sau nộp thuế môn bài với mức mới.
– Doanh nghiệp có thể làm phiếu chi tạm ứng công tác cho nhân viên.
– Không làm bút toán hạch toán vốn ảo khi góp vốn chưa đủ với số đã đăng kí.
– Công ty chưa có khoản vay với các tổ chức tín dụng hay cá nhân nào thì nên cho cá nhân vay.
– Ghi nhận công nợ qua các TK trung gian khác (TK 131, 138…) thay vì chi trực tiếp bằng tiền mặt hoặc bổ sung chứng từ tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp,…
– Do sai phạm từ bản chất giao dịch: cần phải hiểu khi xảy ra sai phạm này, rủi ro tiềm tàng luôn hiện hữu và kế toán cần cảnh báo lại cho Nhà quản trị để xử lý từ gốc của vấn đề theo đúng quy định của pháp luật, tất cả các xử lý kế toán trong trường hợp này chỉ là tạm thời và mục tiêu là Giảm ghi Nợ TK 111, Tăng ghi Có TK 111.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA group FB CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Như vậy trên đây kế toán Việt Hưng đã chia sẻ cho các bạn cách xử lý khi quỹ tiền mặt tồn quá lớn trong sổ sách. Hãy truy cập vào fanpage của chúng tôi để cập nhật những bài viết mới. Chúc các bạn thành công!
