Để sử dụng được hóa đơn, doanh nghiệp phải thông báo phát hành hóa đơn trước khi đưa vào lưu hành. Vậy, thủ tục thông báo qua mạng thực hiện như nào? Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn đọc trong bài viết sau.
1. Thời hạn phải nộp
Theo khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định về phát hành hóa đơn của tổ thức kinh doanh. Theo đó, doanh nghiệp phải thông báo phát hành hóa đơn. Và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày. Trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
- Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
- Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi. Nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.
- Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định. Thì trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
2. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn
- Thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu TB01/AC ( Ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015).
Nội dung ghi trên Thông báo phát hành bao gồm:
+ Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, kỹ hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành
+ Ngày lập, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị
- Hóa đơn mẫu: Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và có chữ Mẫu trên tờ hóa đơn
- Quyết định của cơ quan Thuế về việc cho Doanh Nghiệp sử dụng hóa đơn( háo đơn đặt in, hóa đơn điện tử)
2.1. Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn lần đầu qua mạng
Cần chuẩn bị:
- Chữ ký số ( Token)
- Thông báo PHHĐ bản mềm (XML)
- Hóa đơn mẫu và quyết định được sử dụng hóa đơn Scan
Bước 1: Làm trên phần mềm HTKK
- Đăng nhập vào phần mềm HTKK. Chọn “ Hóa đơn” => Chọn “ Thông báo phát hành hóa đơn ( TB01/AC)”.
- Nhập các thông tin bắt buộc vào thông báo phát hành
- Sau khi nộp xong các bạn kết xuất ra file XML lưu lại để nộp qua mạng
Bước 2: Đăng ký nộp
- Truy cập vào website của Tổng Cục Thuế: Nhantokhai.gdt.gov.vn
- Đăng nhập vào trang
- Chọn vào mục “ Tài khoản” => Chọn “ Đăng ký thêm tờ khai”
- Tích chọn vào mục “ Thông báo phát hành hóa đơn” => Chọn tiếp tục
- Sau khi đã đăng ký xong, để nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Chọn mục “ Nộp tờ khai” => Tải lên
Bước 3: Nộp hóa đơn mẫu qua mạng
- Các bạn lấy mẫu hóa đơn, nếu là hóa đơn đặt in thì phải chụp scan và quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế cấp cho DN cũng chụp scan và đính kèm trong file word.
- Các bạn lên trang website của tổng cục thuế vào mục “ Tra Cứu” và chọn “ TB01/AC- Thông báo phát hành hóa đơn”
- Sau đó tải file word hóa đơn mẫu để nộp.
- Ký nộp.
2.2. Hướng dẫn thông báo PHHĐ qua mạng lần 2
Thủ tục đặt in, thông báo phát hành hóa đơn lần 2 cũng tương tự thủ tục đặt in, thông báo phát hành hóa đơn lần đầu. Chỉ khác ở điểm doanh nghiệp không phải gửi đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, đặt in. (mẫu 3.14, ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC). Cụ thể:
a. Liên hệ đặt in hóa đơn
Để liên hệ đặt in hóa đơn, doanh nghiêp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Bản sao CMND của người đại diện theo pháp luật;
- Bản photo thông báo chấp nhận đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in;
- Giấy giới thiệu và bản sao CMND của người liên hệ đặt in (trường hợp người đại diện không tự mình liên hệ đặt in)
Sau khi chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ trên. Doanh nghiệp liên hệ tổ chức in hóa đơn và ký hợp đồng đặt in hóa đơn theo nhu cầu của doanh nghiệp.
b. Thông báo
Khi đã hoàn tất việc liên hệ đặt in hóa đơn, nghĩa là doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn đặt in từ tổ chức đặt in. Doanh nghiệp nộp thông báo phát hành lần 2 đến chi cục thuế quản lý.
c. Hồ sơ thông báo gồm
- Mẫu thông báo phát hành hóa đơn. (Mẫu TB01/AC, ban hành kèm theo Thông tư số 26/2015/TT-BTC);
- Hóa đơn mẫu
Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ gửi kèm hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế nếu hóa đơn lần 2 khác về nội dung và hình thức so với lần đầu. Trường hợp hóa đơn lần 2 không khác về nội dung (thông tin công ty, địa chỉ, logo,…) hoặc hình thức so với hóa đơn lần đầu doanh nghiệp không cần gửi hóa đơn mẫu.
Kế toán Việt Hưng hy vọng dựa vào căn cứ pháp luật và thao tác khai báo trên mạng, kế toán viên dễ dàng thông báo phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp. Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ: 098.868.0223 – 091.292.9959 – 098.292.9939 để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề. Chúc các bạn thành công!