“Hóa đơn điện tử” là bước ngoặt lớn cho ngành kế toán. Giải pháp toàn diện thời công nghệ giúp cho các doanh nghiệp, tổ chức xử lý nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng, cung ứng dịch vụ. Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử trở thành giải pháp ưu việt cho các kế toán viên. Giúp các doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử. Thay thế cho việc phát hành và dụng hóa đơn giấy.
Những nội dung cần có trên hóa đơn điện tử:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn, .. Ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên gọi, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên gọi, địa chỉ, mã số thuế của người mua
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế, phải có dòng thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi HĐ. Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…
Ưu điểm sử dụng hóa đơn điện tử
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử là xu hướng mới nhất và cũng đơn giản hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy.
Dễ dàng quản lý:
- Dễ dàng hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu giữa các kỳ
- Không xảy ra tình trạng thất lạc hóa đơn, mất, hư hỏng
- Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của quý cho các công ty, doanh nghiệp
- Đơn vị quản lý thuế thuận tiện kiểm tra thanh tra
Tiết kiệm chi phí doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí in hóa đơn doanh nghiệp ( chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy)
- Phát hành hóa đơn đến khách hàng. Thông qua các phương tiện điện tử như E-mail, fax, portal
- Lưu trữ hóa đơn với số lượng không giới hạn mà chi phí thấp
Sử dụng dễ dàng:
- Lưu trữ dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện
- Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hóa đơn
- Phát hành nhanh chóng
Sử dụng hóa đơn điện tử như nào?
Phần mềm hóa đơn điện tử có sẵn chức năng kết nối với cổng điện tử của cơ quan thuế. Chỉ cần vài thao tác đơn giản báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã được gửi tới cơ quan thuế.
Trong phần mềm hóa đơn điện có chức năng tạo lập báo cáo hóa đơn. Tương tự như các mẫu báo cáo, biên bản khác liên quan sẽ tự cập nhật dữ liệu khi kế toán viên tạo lập hóa đơn. Xử lý nghiệp vụ tương tự hóa đơn giấy. Báo cáo này sẽ được tự động cập nhật trên phần mềm của doanh nghiệp, có thể gửi trực tiếp bằng phương tiện điện tử như e – mail hoặc có thể in ra để gửi đến cơ quan thuế.
Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử:
Sau khi doanh nghiệp lập hóa đơn thì phần mềm tự động cập nhật các báo cáo và thủ tục khác. Doanh nghiệp kiểm tra xem lại để tránh sai sót.
Trên phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng kết xuất hóa đơn ra file Excel và HML. Tùy theo yêu cầu của cơ quan thuế mà doanh nghiệp in ra và nộp tại Web: nhantokhai.gdt.gov tương tự như hóa đơn giấy hiện nay.
Hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy?
Lưu ý dành cho các kế toán viên mới bắt đầu tiếp xúc với ngành hoặc hóa đơn điện tử. Không phải áp dụng hóa đơn điện tử thì ngưng sử dụng hóa đơn giấy. Doanh nghiệp sẽ phải sử dụng song song cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.
Theo quy định của Bộ Tài Chính, một doanh nghiệp có thể sử dụng song song hai hình thức hóa đơn. Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Nhưng tuyệt đối không được sử dụng hai hình thức này cho cùng một mã đơn vị hàng hóa sản phẩm bán ra. Điều đó có nghĩa hàng hóa A chỉ được xuất hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử trở thành công cụ tiện ích mà mỗi kế toán viên cần dùng đến trong quá trình làm việc. Hỗ trợ thao tác xử lý nghiệp vụ nhanh chóng và chính xác. Các bạn kế toán viên nhanh chóng cập nhật để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc, hạn chế rủi ro nhé.