Tra cứu hóa đơn nhanh & đơn giản- Hiện tại, đa số các bạn kế toán kể cả mới ra trường hay đi làm lâu năm khi nhận được hóa đơn là hạch toán và kê khai luôn, không cần biết hóa đơn đó có hợp lý, hợp lệ và hợp pháp hay không? Mặc dù là bước nhỏ thôi nhưng lại vô cùng quan trọng trong công tác kế toán. Việc đầu tiên cơ quan thuế vào kiểm tra một doanh nghiệp là lọc danh sách hóa đơn và tên các nhà cung cấp để kiểm tra xem hóa đơn đó là có hợp pháp hay không? Một số doanh nghiệp đã bỏ qua việc tra cứu hóa đơn , nên đã có những hóa đơn không hợp pháp, mặc dù tất cả các giao dịch mua bán là có thật. Để tránh đươc những thiệt hại không đáng có, kế toán nên kiểm tra xe hóa đơn đó có sai sót hay không, có hợp pháp hay không ,trước khi đưa vào kê khai. Bài viết này KẾ TOÁN VIỆT HƯNG sẽ hướng dẫn cách thức tra cứu hóa đơn nhanh và đơn giản nhất, giúp các bạn có thể biết được đó là hóa đơn thật hay hóa đơn giả.
Thông tin trên website Tracuuhoadon.gdt.vn được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của các đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai (NNT và cơ quan Thuế) theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính, Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Khi nào nên tra cứu hóa đơn ?
Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.
Trước khi hoạch toán, kê khai hoá đơn kế toán Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp pháp của hoá đơn.
Đầu tiên: Truy cập Website Tra cứu
Truy cập vào website : http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
Chọn THÔNG TIN HÓA ĐƠN, BIÊN LAI – > TRA CỨU MỘT HĐ hoặc TRA CỨU NHIỀU HĐ.
Trường hợp 1: Bạn chọn tra cứu 1 hóa đơn
Bạn điền đầy đủ vào điều kiện tra cứu ( chú ý: những mục có dấu * là bắt buộc phải điền đầy đủ thông tin).
Mã số thuế người bán HHDV
Mẫu số: Theo loại hóa đơn ví dụ hóa đơn GTGT sẽ là 01GTKT , hóa đơn bán hàng : 02GTTT …
Ký hiệu hóa đơn: E là hóa đơn điện tử, T là hóa đơn tự in, P là hóa đơn đặt in
Số hóa đơn: Bạn chi cần nhập đuôi số hóa đơn , có thể bỏ qua số 0 ở đầu hóa đơn. Ví dụ hóa đơn : 2138
Nhập mã xác thực : Bạn nhập y hệt mãi xác thực ở ô phía trên
Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, Hóa đơn Invoice >> Click vào trường “Hóa đơn bưu chính viễn thông”.
Sau đó bạn bấm vào ô TÌM KIẾM
Tra cứu HĐ hiện kết quả như sau:
Kết quả tra cứu hóa đơn sẽ cho chúng ta biết 2 thông tin
- Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ: tên người bán HHDV, địa chỉ, trạng thái hoạt động ( đang hoạt động hay tạm ngừng kinh doanh ..), cơ quan thuế quản lý.
- Thông tin hóa đơn : Bạn sẽ biết thêm hình thức hóa đơn , ngày bắt đầu sử dung, trạng thái hóa đơn và ghi chú.
Bạn có thể tra cứu chi tiết mọi thông tin tình hình hóa đơn, Như ví dụ trên ta có thấy dòng chữ màu đỏ “ Hóa đơn đã thông báo hết giá trị sử dụng trên thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng theo thông báo của cơ quan chức năng đã được khôi phục” -> Thì hóa đơn này đã hết sử dụng nhưng đã được cơ quan chức năng khôi phục nên vẫn có giá trị sử dụng.
Bạn có thể click chuột vào “ xem thông tin chi tiết tại đây” để biết : Ngày khôi phục, thông báo phát hành hóa đơn từ số bao nhiêu đến số bao nhiêu và số lượng là bao nhiêu?
Lưu ý: Hóa đơn hợp pháp hay Hóa đơn thật
Nếu trường hợp thiếu 1 trong 2 thông tin về:
Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hoặc Thông tin hóa đơn thì Hóa đơn điện tử bạn đang tra cứu là không hợp pháp. Có thể trường hợp đó Doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được đưa lên cổng thông tin. Ví dụ như mẫu hóa đơn điện tử dưới đây:
Cách xử lý Hóa đơn điện tử Không hợp pháp như trên:
- Liên hệ ngay bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được cơ quan Thuế chấp nhận.
- Hoặc có thể do bạn đang mở qua trình duyệt google chrome, cococ,.. Hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.( bạn nên tra cứu bằng Interner Explorer để tránh lỗi xảy ra nhất)
Ghi chú trường hợp tra cứu HĐ bán hàng hóa dịch vụ mua của Chi Cục Thuế thì sẽ chỉ hiện thông tin của Doanh nghiệp mua Hóa đơn mà không có Thông tin Hóa đơn.
- Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là đúng, hợp pháp
- Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục Thuế, do Cục Thuế quản lý.
Trường hợp 2: Bạn chọn tra cứu nhiều hóa đơn
Tra cứu nhiều hóa đơn cần chuẩn bị 1 file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu như sau:
Cột A: Mã số thuế ( lưu ý: định dạng Text không sẽ bị mất số 0 đầu tiên)
Cột B: Mẫu số
Cột C: Ký hiệu
Côt D: Số hóa đơn ( định dạng number )
Cột E: Nếu tra cứu hóa đơn invoice của bưu chính, viễn thông
Cột F: Hóa đơn bưu điện của bưu chính viễn thông
Tại đây, phần “ Trạng thái hóa đơn cần tìm kiếm” bạn chọn “ Không có giá trị sử dụng” hoặc “ có giá trị sử dung” -> tiếp đó là ấn vào nút Choose file
Bạn đến đường dẫn lưu file excel tra cứu hóa đơn đã tạo ra trước đó -> chọn file -> và ấn Open
Sau đó bạn nhập mã xác thực và ấn vào ô “ Tìm Kiếm”
Kết quả sẽ hiện ra là:
Không tìm thấy kết quả tra cứu : vì bạn đang tra cứu những hóa đơn “Không có giá trị sử dung”
Nếu bạn ấn và OK và chọn lại hóa đơn “có giá trị sử dụng”
Ở cột trạng thái hóa đơn bạn sẽ biết được những hóa đơn nào có giá trị sử dụng.
Lưu ý: Với tất cả các loại hóa đơn bạn đều phải tra cứu theo các bước trên để biết được hóa đơn thật giả hay không – kể cả hóa đơn điện tử.
Trên đây, KẾ TOÁN VIỆT HƯNG đã hướng dẫn chi tiết cách tra cứu Hóa đơn một cách nhanh và chính xác nhất để biết hóa đơn hợp pháp hay không, Doanh nghiệp tham khảo để tra cứu Hóa đơn để tránh những rủi ro, chi phí không đáng có.