Bạn không cẩn thận viết hóa đơn sai như: sai thuế suất, sai mã số thuế, sai ngày tháng, sai tên công ty, sai giá trị tiền,…thì phải xử lý như thế nào? Cùng kế toán Việt Hưng tìm hiểu cách xử lý khi hóa đơn viết sai qua bài viết dưới đây nhé!
Bài viết sẽ tổng hợp những trường hợp hóa đơn viết sai và cách xử lý cụ thể:
Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé ra khỏi cuống
Dù bạn viết sai thông tin nào trên hóa đơn: sai giá trị tiền, sai mã số thuế, sai tên công ty,… nhưng vẫn chưa xé ra khỏi cuống thì hình thức xử lý như sau nhé:
+ Kế toán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn.
+ Xuất hóa đơn lập mới, chính xác giao cho khách hàng.
Kết luận: Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có)…để viết hóa đơn.
Hóa đơn viết sai đã được xé ra khỏi cuống
Không đơn giản như trường hợp đầu, khi hóa đơn viết sai và bạn đã xé ra khỏi cuống được xử lý như thế nào?
Trường hợp 1: Hóa đơn viết sai đã được xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng
– Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
– Bước 2: Xuất hóa đơn mới, chính xác giao cho khách hàng.
– Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai – kẹp tại cuống của quyển hóa đơn
Chú ý: Vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn.
Trường hợp 2: Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng
a) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế
Cách xử lý: Nếu kế toán đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập, đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa tiến hành kê khai thuế thì:
– Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập.
Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.
– Bước 2: Xuất hóa đơn lập mới, chính xác giao cho khách hàng..
Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày phát hiện ra sai sót (ngày làm biên bản thu hồi)
Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế. Như vậy hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai – hạch toán.
Kết luận: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên hóa đơn và yêu cầu người mua kiểm tra lại, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.
b) Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế
Hóa đơn viết sai đơn giá, số lượng, tổng thanh toán và số tiền bằng chữ,…
Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường.
Cách xử lý: Trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì thực hiện xử lý như sau:
– Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
– Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót: Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán đã ghi trên hóa đơn số…, ký hiệu…ngày…tháng…năm…
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Kê khai thuế: Người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
+ Bên bán: Lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào.
Lưu ý:
– Với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
– Nếu là hoá đơn điều chỉnh tăng thì các bạn kê khai như hoá đơn bình thường vào bảng kê PL01-1/GTGT hoặc PL01-2/GTGT của tờ khai của kỳ hiện tại.
Hóa đơn viết sai tên, địa chỉ nhưng ghi đúng mã số thuế, số tiền
Các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn này vẫn được coi là hóa đơn hợp lệ và kê khai báo cáo thuế bình thường.
Trên đây là bài viết chia sẻ về cách lập biên bản hủy hóa đơn viết sai mới nhất 2019. Là một kế toán mới vào nghề bạn sẽ không tránh khỏi việc viết sai hóa đơn. Trong trường hợp này thì cũng đừng quá lo lắng nhé, hãy xem xét trường hợp cụ thể và xử lý. Nếu gặp khó khăn hay thắc mắc cần giải đáp hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ