Điều kiện khấu trừ khi ủy quyền cá nhân thanh toán không dùng tiền mặt cho DN

Thanh toán không dùng tiền mặt là hình thức thanh toán bằng các phương tiện điện tử như thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử,… thay vì sử dụng tiền mặt trực tiếp. Điều này không chỉ tiện lợi mà còn giúp kiểm soát dòng tiền hiệu quả hơn

2. 01 số trường hợp ủy quyền cá nhân thanh toán không dùng tiền mặt cho công ty

Việc ủy quyền cá nhân thanh toán không dùng tiền mặt cho công ty thường được áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau để đảm bảo tính linh hoạt và tiện lợi trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:

– Thanh toán chi phí công tác:

Nhân viên được cử đi công tác thường phải thanh toán các chi phí như vé máy bay, khách sạn, ăn uống và các chi phí liên quan khác. Thay vì sử dụng tiền mặt hoặc ứng trước từ công ty, nhân viên có thể sử dụng tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán.

– Mua sắm hàng hóa, thiết bị văn phòng:

Khi cần mua sắm hàng hóa, thiết bị văn phòng cấp bách hoặc các mặt hàng có giá trị nhỏ, nhân viên được ủy quyền có thể sử dụng tài khoản hoặc thẻ tín dụng cá nhân để thực hiện thanh toán.

– Thanh toán dịch vụ đào tạo và hội thảo:

Nhân viên tham gia các khóa đào tạo, hội thảo hay các chương trình phát triển kỹ năng thường cần thanh toán phí tham dự. Việc sử dụng tài khoản cá nhân giúp tiết kiệm thời gian và linh hoạt trong việc thanh toán.

– Thanh toán chi phí dịch vụ thuê ngoài:

Khi công ty sử dụng dịch vụ thuê ngoài như tư vấn, thiết kế, sửa chữa,… và cần thanh toán nhanh chóng, nhân viên được ủy quyền có thể sử dụng tài khoản cá nhân để thực hiện thanh toán.

– Thanh toán chi phí tiếp khách và sự kiện:

Nhân viên phụ trách tiếp khách hoặc tổ chức sự kiện cần thanh toán các chi phí phát sinh ngay tại thời điểm tiếp khách hay tổ chức sự kiện. Việc sử dụng tài khoản cá nhân giúp quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và tiện lợi.

3. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

CĂN CỨ:

• Theo Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC:

– Hóa đơn hợp pháp: Phải có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khi nhập khẩu hoặc nộp thay cho tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam.

– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 20 triệu đồng trở lên, ngoại trừ trường hợp giá trị dưới 20 triệu đồng hoặc quà biếu, tặng từ nước ngoài.

– Chứng từ thanh toán qua ngân hàng:

+ Phải chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản bên mua sang tài khoản bên bán qua các phương thức như séc, ủy nhiệm chi, thẻ tín dụng, ví điện tử, v.v.

+ Nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán hoặc sử dụng các hình thức không phù hợp sẽ không đủ điều kiện khấu trừ, hoàn thuế.

+ Không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên sẽ không được khấu trừ.

– Thanh toán trả chậm, trả góp: Khấu trừ thuế GTGT đầu vào dựa trên hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT, và chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Nếu chưa có chứng từ thanh toán tại thời điểm kê khai, vẫn được khấu trừ nhưng phải điều chỉnh nếu sau đó thanh toán bằng tiền mặt.

– Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba: Hợp lệ nếu được quy định cụ thể trong hợp đồng và bên thứ ba phải là pháp nhân hoặc thể nhân hợp pháp theo quy định pháp luật.

• Theo Điều 4 Thông tư số 96/2016/TT-BTC

4. Điều kiện để thanh toán không dùng tiền mặt được khấu trừ thuế

Nếu công ty ủy quyền cho cá nhân là người lao động sử dụng tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ của công ty cho bên bán, và sau đó cá nhân lập hồ sơ thanh toán lại với công ty để được thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của công ty sang tài khoản cá nhân, thì hình thức thanh toán này sẽ được xem là hợp lệ. Điều này cần được quy định rõ ràng trong quy chế quản lý tài chính của công ty hoặc quyết định ủy quyền của công ty cho cá nhân. Đồng thời, các khoản chi này phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, bao gồm:

– Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có tên, mã số thuế và địa chỉ của công ty;

– Hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của công ty cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với công ty;

– Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng cá nhân sang tài khoản của người bán;

– Chứng từ thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản của công ty sang tài khoản cá nhân.

→ Nếu các điều kiện trên được đáp ứng, hình thức thanh toán này sẽ ĐỦ ĐIỀU KIỆN chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, có thể làm căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN theo các quy định tại các Thông tư số 219/2013/TT-BTC, 119/2014/TT-BTC, 151/2014/TT-BTC, 26/2015/TT-BTC, 173/2016/TT-BTC và 96/2015/TT-BTC của BTC.

5. Quy trình thực hiện ủy quyền cá nhân thanh toán không dùng tiền mặt để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ của công ty cho bên bán

BƯỚC 1: Lập văn bản ủy quyền

Công ty cần lập văn bản ủy quyền cho cá nhân là người lao động sử dụng tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán cho bên bán. Văn bản này phải được quy định cụ thể trong quy chế quản lý tài chính của công ty và tuân thủ theo Điều 10 Nghị định 52/2024/NĐ-CP.

Chi tiết văn bản ủy quyền bao gồm:

– Tên công ty và cá nhân được ủy quyền.

– Mục đích và phạm vi ủy quyền.

– Thời hạn ủy quyền.

– Quy định về trách nhiệm và quyền hạn của cá nhân được ủy quyền.

– Chữ ký của đại diện công ty và cá nhân được ủy quyền.

BƯỚC 2: Cá nhân thực hiện thanh toán

Cá nhân sử dụng tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán cho bên bán hàng hóa, dịch vụ của công ty. Việc này cần được thực hiện theo đúng quy định và hướng dẫn của công ty, đảm bảo mọi giao dịch được ghi nhận và có chứng từ hợp lệ.

CÁC BƯỚC CỤ THỂ:

– Kiểm tra và xác nhận hóa đơn mua hàng từ bên bán.

– Sử dụng tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng cá nhân để chuyển khoản thanh toán cho bên bán.

– Lưu giữ các chứng từ chuyển tiền và hóa đơn mua hàng.

BƯỚC 3: Lập hồ sơ thanh toán lại với công ty

Sau khi thực hiện thanh toán, cá nhân lập hồ sơ thanh toán lại với công ty để được hoàn trả số tiền đã thanh toán. Hồ sơ này cần bao gồm đầy đủ các chứng từ và thông tin cần thiết để công ty xác minh và thực hiện hoàn trả.

Hồ sơ thanh toán lại bao gồm:

– Đơn đề nghị thanh toán lại từ cá nhân.

– Bản sao hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có tên, mã số thuế và địa chỉ của công ty.

– Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng cá nhân sang tài khoản của bên bán.

– Bản sao văn bản ủy quyền của công ty.

– Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản của công ty sang tài khoản của cá nhân.

BƯỚC 4: Công ty thanh toán lại cho cá nhân

Công ty kiểm tra và xác nhận hồ sơ thanh toán lại từ cá nhân. Sau khi xác nhận đầy đủ và hợp lệ, công ty thực hiện chuyển khoản thanh toán lại cho cá nhân từ tài khoản ngân hàng của công ty.

CÁC BƯỚC CỤ THỂ:

– Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ và hồ sơ thanh toán lại.

– Xác nhận số tiền cần thanh toán lại.

– Thực hiện chuyển khoản từ tài khoản của công ty sang tài khoản của cá nhân.

– Lưu giữ hồ sơ thanh toán để phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán sau này.

→ Việc ủy quyền cá nhân thanh toán không dùng tiền mặt cho công ty đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và quy trình cụ thể.