Trong quá trình hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN), việc hồ sơ hoàn thuế không hoàn chỉnh hoặc không chính xác thường xuyên xảy ra và gây không ít phiền toái. Một trong những lỗi phổ biến nhất là kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị sai. Vậy khi đối mặt với tình trạng này, bạn cần phải làm gì để khắc phục? Đừng lo lắng! Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể xử lý sai sót một cách dễ dàng và hiệu quả nhất. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay dưới đây!
CĂN CỨ PHÁP LÝ
Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ
1. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
1.1 Khái niệm về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Là chứng từ do tổ chức trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN.
1.2 Định dạng của chứng từ khấu trừ TTNCN
Được lập dưới dạng chứng từ giấy (đặt in, tự in hoặc dùng chứng từ điện tử)
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP từ ngày 01/07/2022, nếu các doanh nghiệp nào còn chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy thì vẫn tiếp tục sử dụng nốt. Còn lại các doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
1.3 Quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động
Tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
Như vậy, tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN, tổ chức chi trả thu nhập phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN và giao cho người lao động bị khấu trừ thuế hoặc khi người lao động có yêu cầu
1.4 Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?
Xét theo quy định của luật quản lý thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để
– Thể hiện tính minh bạch, tính pháp lý về khoản thu nhập người lao động đã nhận được trong năm tính thuế tại các tổ chức chi trả thu nhập.
– Là căn cứ để người lao động biết được mình có phải nộp thuế TNCN hay không? Và mức thuế phải đóng là bao nhiêu?
– Chứng minh được khoản thuế mà người lao động đã khấu trừ theo quy định
– Là một trong những giấy tờ nằm trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế (khi cá nhân phát sinh thêm số thuế TNCN phải nộp, cá nhân hoàn thuế hoặc cá nhân bù trừ với số thuế sang kỳ tính thuế năm sau)
2. Các lỗi kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị sai phổ biến
(1) Sai mã số thuế (MST) người nộp thuế:
Sử dụng MST không đúng hoặc sai MST.
(2) Sai thông tin cá nhân:
Tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân/hộ chiếu bị sai hoặc thiếu.
(3) Sai số tiền khấu trừ:
Khấu trừ sai số tiền hoặc không đúng với số tiền thực tế người lao động phải nộp.
(4) Sai kỳ tính thuế:
Kê khai sai kỳ tính thuế dẫn đến việc số tiền nộp thuế bị lệch kỳ.
(5) Sai thông tin về số chứng từ và ngày tháng khấu trừ:
Thiếu hoặc sai thông tin về số chứng từ và ngày tháng khấu trừ.
(6) Không thực hiện kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
Quên hoặc không kê khai chứng từ khấu trừ cho một số người lao động.
3. Cách làm văn bản giải trình kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị sai
Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần làm văn bản giải trình gửi lên cơ quan thuế. Dưới đây là cấu trúc cơ bản và các nội dung cần có trong văn bản giải trình:
– Thông tin tiêu đề và ngày tháng:
Tiêu đề văn bản: Văn bản giải trình lỗi kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Ngày tháng lập văn bản.
– Thông tin về doanh nghiệp:
Tên doanh nghiệp.
Mã số thuế doanh nghiệp.
Địa chỉ.
– Thông tin người chịu trách nhiệm:
Tên người lập văn bản.
Chức vụ.
Số điện thoại liên hệ.
– Nội dung giải trình:
Liệt kê các sai sót đã phát hiện.
Trình bày nguyên nhân gây ra sai sót.
Cung cấp các thông tin đúng và chính xác.
Đề xuất phương án sửa chữa.
– Cam kết và ký tên:
Cam kết của doanh nghiệp về việc không để xảy ra sai sót tương tự trong tương lai.
- Ký tên người chịu trách nhiệm (kèm chữ ký và dấu doanh nghiệp).
XEM THÊM:
Thủ tục đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Có bắt buộc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không?
2. Giải trình về sai sót trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
2.1 Ví dụ
Sai sót chủ yếu về chứng từ khấu trừ thuế TNCN phát sinh khi cá nhân hoàn thuế TNCN có đính kèm chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại chỉ tiêu [15] – thời điểm trả thu nhập: nhưng lại không khớp với thời gian chi trả thu nhập và quyết định nghỉ việc của người lao động
Ví dụ: Ông Nguyễn Như Nam gửi hồ sơ hoàn thuế TNCN năm 2021 tại chi cục thuế Quận Đống Đa, Hà Nội. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại chỉ tiêu [15]: chứng minh ông Nam đã làm việc và có thu nhập từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2021 tại Công ty CP Việt Hưng là 108.083.334 đồng. Nhưng trong quyết định nghỉ việc lại có thời gian chấm dứt hợp đồng lao động là 10/02/2021. Như vậy là có sự khác nhau về thời gian chi trả thu nhập tại chứng từ khấu trừ thuế TNCN và quyết định nghỉ việc của cá nhân.
Tại Chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
Còn tại quyết định nghỉ việc
2.2 Cách xử lý
Cá nhân hoàn thuế làm văn bản giải trình về sai sót trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN và cam kết về tính trung thực của hồ sơ hoàn thuế TNCN.
Mẫu công văn giải trình như sau:
TẢI VỀ: Mẫu văn bản giải trình chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị sai
Trên đây Kế Toán Việt Hưng đã hướng dẫn các bạn cách xử lý giải trình chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị sai khi cá nhân hoàn thuế TNCN. Hi vọng rằng bài viết này sẽ giúp các bạn làm tốt hơn thủ tục hoàn thuế TNCN của mình.
Đừng quên:
Lưu lại bài viết để tham khảo khi cần.
Truy cập Fanpage Kế Toán Việt Hưng để cập nhật những thông tin hữu ích về kế toán, thuế và các chương trình ưu đãi hấp dẫn cho các khóa học kế toán tổng hợp – thuế và các gói dịch vụ kế toán đa lĩnh vực.
Kế Toán Việt Hưng – Đồng hành cùng doanh nghiệp vững bước thành công!