Lập danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay là một bước quan trọng trong việc quản lý và quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, việc thực hiện này đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ thông tin để tránh sai sót. Trong bài viết này, Trung tâm Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn cách lập danh sách số tiền thuế TNCN một cách chi tiết và hiệu quả, giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý nghĩa vụ thuế của mình.
1. Số tiền thuế TNCN đã nộp thay là gì?
Số tiền thuế TNCN đã nộp thay là khoản thuế mà doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập thực hiện nghĩa vụ kê khai, khấu trừ và nộp vào ngân sách nhà nước thay cho cá nhân có thu nhập chịu thuế. Điều này thường xảy ra trong các trường hợp sau:
– Doanh nghiệp trả lương nhưng cá nhân không tự kê khai và nộp thuế.
– Cá nhân không có mã số thuế, chưa thể tự nộp thuế.
– Doanh nghiệp thực hiện chính sách hỗ trợ thuế theo thỏa thuận hợp đồng.
– Thu nhập phát sinh từ các khoản như tiền thưởng, phụ cấp mà doanh nghiệp khấu trừ thuế tại nguồn.
Việc nộp thuế TNCN thay giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và tránh các sai sót trong quá trình quyết toán thuế cho NLĐ.
XEM THÊM: Cách Hoàn Thuế Thu Nhập Cá Nhân Trên App Etax Mobile Tự Động
2. Về kê khai Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân
2.1 Thực hiện nộp thuế TNCN thay cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công
– Đối tượng: Các tổ chức chi trả thu nhập thực hiện nghĩa vụ nộp thuế TNCN thay cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công.
– Nội dung cung cấp: Tổ chức chi trả thu nhập phải lập và gửi thông tin chi tiết về số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân, bao gồm:
- Thông tin chứng từ nộp NSNN.
- Chi tiết về từng cá nhân (MST, Tên NNT, Số tiền thuế đã khấu trừ, Số tiền đã nộp vào NSNN, Số thuế nộp thừa kỳ trước bù trừ nếu có).
– Công cụ kê khai: Tổ chức chi trả thu nhập sử dụng hệ thống HTKK để lập và kết xuất file danh sách chi tiết số thuế TNCN đã nộp dưới định dạng XML. HTKK hỗ trợ việc import file Excel danh sách chi tiết.
2.2 Cập nhật HTKK phiên bản 5.2.9
– Thông báo nâng cấp: Tổng cục Thuế thông báo về việc nâng cấp ứng dụng HTKK phiên bản 5.2.9 vào ngày 18/02/2025, với bổ sung mẫu kê khai Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân.
– Áp dụng: Từ ngày 17/02/2025, các tổ chức và cá nhân nộp thuế sẽ phải sử dụng phiên bản HTKK 5.2.9 để khai báo thay cho các phiên bản cũ.
3. 04 Bước lập danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên HTKK
Việc lập danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên phần mềm HTKK là một thao tác quan trọng để doanh nghiệp kê khai thuế chính xác và minh bạch. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện trên HTKK phiên bản mới nhất.
BƯỚC 1: Mở phần mềm HTKK và chọn biểu mẫu phù hợp
Truy cập phần mềm HTKK mới nhất
– Nếu chưa cài đặt phần mềm, tải bản mới nhất TẠI ĐÂY để đảm bảo tương thích với hệ thống khai thuế điện tử.
Đăng nhập tài khoản:
Chọn biểu mẫu kê khai thuế TNCN
– Mở phần mềm HTKK, đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp.
– Chọn mục “Thuế TNCN” trong danh sách menu bên trái.
– Tiếp tục chọn “Danh sách cá nhân nộp thuế TNCN đã nộp thay” để bắt đầu nhập thông tin.
BƯỚC 2: Nhập thông tin trên màn hình nhập ngày lập và nhấn nút “Đồng ý”
– Ngày lập: Bắt buộc nhập theo định dạng dd/mm/yyyy, ngày lập <= Ngày hiện tại
– Lần gửi: Bắt buộc nhập dạng số tự nhiên >0
BƯỚC 3: Nhập thông tin người lao động và số tiền thuế nộp thay
Kèm theo chứng từ nộp NSNN:
– Số: Bắt buộc nhập số chứng từ, định dạng text
– Số tham chiếu: Bắt buộc nhập số tham chiếu, định dạng text
– Ngày: Bắt buộc nhập ngày, định dạng dd/mm/yyyy và ngày phải <= ngày hiện tại
– Điền Họ và tên của từng cá nhân.
– Nhập mã số thuế cá nhân (nếu có). Nếu người lao động chưa có mã số thuế, cần đăng ký trước khi kê khai.
Nhập số tiền thuế TNCN đã nộp thay
– Ghi rõ số tiền thuế mà doanh nghiệp đã khấu trừ và nộp thay từng cá nhân.
– Số tiền này phải khớp với bảng lương và bảng kê khai thuế đã nộp trước đó.
Nhập thông tin chứng từ nộp thuế
– Điền số chứng từ nộp thuế (số biên lai, giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước).
– Nhập ngày nộp thuế theo thông tin trên biên lai từ Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng.
Cách điền các chỉ tiêu cần nhập:
📌 LƯU Ý:
- Đảm bảo số tiền khấu trừ không vượt quá thu nhập chịu thuế của từng cá nhân.
- Nếu có sai sót, cần điều chỉnh kịp thời để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
BƯỚC 3: Nhấn <Ghi> để lưu lại thông tin vào CSDL.
BƯỚC 4: Kiểm tra và kết xuất file XML để nộp qua eTax
Kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu
– Đối chiếu thông tin đã nhập với bảng tính thuế TNCN nội bộ.
– Đảm bảo không sai lệch số tiền đã nộp và khớp với chứng từ nộp thuế.
Lưu và kết xuất file XML
– Nhấn “Ghi” để lưu lại tờ khai.
– Chọn “Kết xuất XML” để tạo file tờ khai điện tử.
– File XML này sẽ được sử dụng để nộp qua hệ thống Thuế điện tử (eTax) của Tổng cục Thuế.
NGOÀI RA, có 02 trường hợp Nhập khẩu dữ liệu:
[1] Nhận thông tin từ file có cấu trúc (XML) và lưu vào CSDL
– Tại màn hình kê khai chi tiết tờ khai, chọn nút <Nhập từ XML>.
– Chọn file XML.
– Nhấn nút <Ghi> để lưu lại thông tin vào CSDL.
[2] Nhận thông tin từ file excel và lưu vào CSDL.
– Tại màn hình kê khai chi tiết tờ khai, chọn link “Mẫu tải bảng kê” để lấy mẫu bảng kê.
– Nhập thông tin vào file bảng kê Excel (các chỉ tiêu giống với nhập trực tiếp trên UD).
– Chọn nút “Tải bảng kê”
– Nhấn vào biểu tượng dấu “…” để chọn file đính kèm, sau đó nhấn “Tải dữ liệu”.
– Nhấn nút “Ghi” để lưu lại thông tin vào CSDL.
4. Tra cứu giấy nộp tiền để nộp danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân qua dịch vụ Thuế điện tử (eTax)
BƯỚC 1: Đăng nhập hệ thống thuế điện tử phân hệ doanh nghiệp (eTax)
BƯỚC 2: Chọn “Doanh nghiệp”, chọn tiếp “Đăng nhập”
– NSD nhập thông tin tài khoản đăng nhập gồm tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống eTax
– Chọn nút “Đăng nhập”, hệ thống hiển thị màn hình các chức năng.
BƯỚC 3: NNT đăng nhập vào hệ thống eTax và chọn chức năng “Nộp thuế”, chọn tiếp “Tra cứu giấy nộp tiền”
BƯỚC 3: Hệ thống tự động tích chọn “Nộp tại Cổng eTax của TCT”, cho phép tích chọn lại “Nộp tại các kênh khác”
– Trường hợp 1: NNT tích chọn “Nộp tại Cổng eTax của TCT”, nhập các tham số tra cứu và nhấn “Tra cứu”, hệ thống hiển thị màn hình kết quả danh sách giấy nộp tiền đã lập, nộp trên cổng eTax.
– Trường hợp 2: NNT tích chọn “Nộp tại các kênh khác”, nhập các tham số tra cứu và nhấn “Tra cứu”, hệ thống hiển thị màn hình kết quả danh sách giấy nộp tiền đã nộp tại các kênh khác cổng eTax.
BƯỚC 4: Trên màn hình danh sách kết quả tra cứu, tại các dòng giấy nộp tiền có trạng thái Nộp thuế thành công, NNT nhấn vào biểu tượng ‘ ’ tại cột ‘Nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân’.
Hệ thống kiểm tra giấy nộp tiền đã chọn có tiểu mục 1001- Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công không?
+ Nếu không có thì hiển thị cảnh báo lên màn hình ‘Để nộp danh sách chi tiết số tiền TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân. Bạn phải chọn GNT có tiểu mục 1001- Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công’.
+ Nếu có thì hiển thị màn hình nộp XML như sau:
BƯỚC 5: NNT nhấn chọn tệp bảng kê, chọn đến file XML đã kê khai và kết xuất từ hệ thống hỗ trợ kê khai HTKK
BƯỚC 6: NNT chọn ký điện tử. Hệ thống hiển thị cửa sổ yêu cầu nhập mã PIN
Nhập mã PIN đúng và chọn nút “Chấp nhận”, hệ thống báo ký điện tử thành công. Hiển thị màn hình nộp danh sách chi tiết thuế TNCN thành công.
BƯỚC 7: NNT có thể tra cứu danh sách chi tiết TNCN đã nộp tại chức năng Tra cứu giấy nộp tiền hoặc
– Tra cứu danh sách chi tiết thuế TNCN.
– Tại chức năng Tra cứu giấy nộp tiền : NNT thực hiện tra cứu giấy nộp tiền, hệ thống sẽ hiển thị kết quả danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân mà NNT đã nộp thành công (đính kèm với từng giấy nộp tiền)
– Tại chức năng Tra cứu danh sách chi tiết thuế TNCN: NNT nhập tham số tra cứu, nhấn Tra cứu. Hệ thống hiển thị kết quả danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân đã nộp thành công.
+ Nhấn vào tên hồ sơ để tải hồ sơ định dạng XML về máy trạm
+ Nhấn “Thông báo”: Để xem và tải danh sách thông báo của hồ sơ
5. Lưu ý quan trọng khi lập danh sách số tiền thuế TNCN đã nộp thay
– Mỗi chứng từ nộp NSNN người nộp thuế lập một file thông tin cung cấp tương ứng; CQT sử dụng file thông tin cung cấp của tổ chức chi trả thu nhập có ngày lập/gửi, lần gửi sau cùng;
– Trường hợp tổ chức trả thu nhập có phát sinh số thuế TNCN đã nộp thừa và sử dụng bù trừ cho kỳ tính thuế tiếp theo tương ứng với chứng từ nộp NSNN nêu trên, thì tổ chức thực hiện xác định số thuế bù trừ cho các cá nhân.
– Trường hợp cá nhân có thu nhập chưa thực hiện đăng ký thuế, đề nghị thực hiện đăng ký thuế theo quy định.
Với những thông tin chi tiết trên, bạn đã sẵn sàng lập danh sách số tiền thuế TNCN đã nộp thay một cách chính xác! Nếu cần hỗ trợ nghiệp vụ kế toán 1:1 hoàn toàn miễn phí, đừng ngần ngại tham gia ngay Zalo Kế Toán Việt Hưng. Cùng cập nhật ưu đãi mới cho khóa học kế toán tổng hợp – thuế và các gói dịch vụ kế toán đa lĩnh vực nhé!