Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo với cơ quan BHXH và thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo đúng quy định. Vậy chốt sổ bảo hiểm xã hội gì? Quy trình thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người nghỉ việc như thế nào? Mời bạn hãy cùng Kế Toán Việt Hưng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Ai là người chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người nghỉ việc?
Chốt sổ bảo hiểm xã hội là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tại Cơ quan bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện đóng bảo hiểm xã hội. Việc này được thực hiện khi người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
Theo khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:
Trách nhiệm của người sử dụng lao động
…
5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Căn cứ tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
…
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
….
Theo đó, khi người lao động nghỉ việc thì người sử dụng lao động sẽ có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội của người lao động, Đây là hoạt động chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động nghỉ việc mới nhất 2024? (Hình từ Internet)
2. Làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người nghỉ việc mới nhất
Để thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người nghỉ việc thì người sử dụng lao động cần thực hiện 02 công đoạn sau:
[1] Báo giảm lao động:
Theo Tiểu mục 1.3 Mục 1 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021 thì việc báo giảm lao động thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ;
Người lao động:
– Trường hợp đã có mã số bảo hiểm xã hội thì cung cấp mã số bảo hiểm xã hội cho đơn vị;
– Trường hợp chưa có mã số bảo hiểm xã hội: lập Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội.
Người sử dụng lao động:
– Báo cáo tình hình sử dụng lao động;
– Bảng kê thông tin;
Bước 2: Người sử dụng lao động gửi các giấy tờ trên cho cơ quan bảo hiểm xã hội hồ sơ báo giảm lao động;
Có thể gửi hồ sơ thông qua các cách sau:
– Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia;
– Qua Bưu chính;
– Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.
Bước 3: Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ
Bước 4: Trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ báo giảm tham gia bảo hiểm xã hội, cơ quan bảo hiểm phải trả kết quả giải quyết cho người sử dụng lao động;
Bước 5: Người sử dụng lao động nhận kết quả từ cơ quan bảo hiểm và tiến hành giải quyết theo hình thức đã đăng ký.
[2] Chốt sổ bảo hiểm xã hội:
Bước 1: Sau khi báo giảm bảo hiểm xã hội thành công, người sử dụng lao động cần nộp 01 bộ hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 gửi cơ quan bảo hiểm xã hội gồm:
– Phiếu giao nhận hồ sơ (1 bản)
– Sổ bảo hiểm xã hội (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội (sổ mẫu mới, 01 tờ) kèm theo các tờ rời sổ bảo hiểm xã hội (1 bản/người).
– Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (1 bản/người);
– Đơn vị lập danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (1 bản)
Bước 2: Cơ quan bảo hiểm xã hội kiểm tra hồ sơ và thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
3. Thời gian tối đa để người sử dụng lao động chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động nghỉ việc là bao lâu?
Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động của người sử dụng lao động thì trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động và trả sổ cho người lao động, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
– Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
– Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
– Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
– Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.