Quy định đóng BHXH bắt buộc từ ngày 1.7.2025 có nhiều điểm cập nhật quan trọng mà bất kỳ người lao động và doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ để đảm bảo quyền lợi và tránh những sai sót không đáng có. Tại Trung tâm Kế Toán Việt Hưng, chúng tôi đã tổng hợp và phân tích chi tiết những thay đổi này, giúp bạn dễ dàng tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Đừng bỏ lỡ những thông tin hữu ích dưới đây để chuẩn bị tốt nhất cho các thay đổi sắp tới!
1. Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc
Theo quy định đóng BHXH bắt buộc tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP, các đối tượng sau đây sẽ phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc:
– Mở rộng phạm vi: Giảm thời hạn hợp đồng từ 3 tháng xuống 1 tháng, bao gồm nhiều lao động bán thời gian hơn, tăng cơ hội hưởng quyền lợi BHXH (ốm đau, thai sản, hưu trí).
– Đối tượng mới: Lần đầu tiên chủ hộ kinh doanh được đưa vào diện BHXH bắt buộc, với lộ trình từng bước (2025 và 2029), thúc đẩy an sinh xã hội cho khu vực kinh tế hộ gia đình.
– Bổ sung rõ ràng: Quy định chi tiết hơn về mức đóng và trường hợp miễn đóng, đảm bảo quyền lợi cho nhóm lao động không chuyên trách ở địa phương.
– Làm rõ đối tượng: Quy định cụ thể hơn, đảm bảo tính liên tục của BHXH cho người lao động làm việc tạm thời ở nước ngoài.
– Mở rộng đối tượng: Đưa nhóm quản lý không hưởng lương vào diện bắt buộc, tăng bao phủ BHXH cho nhóm lãnh đạo doanh nghiệp/ hợp tác xã.
2. Điều kiện thử việc không phải đóng BHXH
Người lao động thử việc dưới 1 tháng hoặc không có hợp đồng lao động chính thức KHÔNG PHẢI đóng BHXH bắt buộc. Nếu hợp đồng thử việc từ 1 tháng trở lên và có nội dung như hợp đồng lao động, phải đóng BHXH.
→ Làm rõ điều kiện đóng BHXH cho hợp đồng thử việc, tránh lạm dụng để trốn đóng.
QUY ĐỊNH CŨ: Không quy định rõ ràng về hợp đồng thử việc có nội dung như hợp đồng lao động.
3. Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc
3.1 Thành phần tiền lương làm căn cứ đóng BHXH
Theo quy định đóng BHXH bắt buộc tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP, mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được xác định như sau:
→ Rõ ràng hơn trong việc loại trừ các khoản phụ cấp và bổ sung biến động theo năng suất, chất lượng công việc, giúp minh bạch và thống nhất cách tính.
QUY ĐỊNH CŨ: Theo Khoản 2 Điều 89 Luật BHXH 2014 và Điều 17 Nghị định 115/2015/NĐ-CP.
3.2 Tiền lương theo giờ, ngày, tuần
Theo quy định đóng BHXH bắt buộc tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP, việc xác định tiền lương tháng làm căn cứ công thức tính đóng bảo hiểm xã hội đối với NLĐ hưởng lương theo giờ, ngày, tuần được thực hiện như sau:
→ Bổ sung chi tiết cách tính cho các loại hợp đồng linh hoạt, phù hợp với thực tế lao động hiện nay, đặc biệt với lao động không trọn thời gian.
QUY ĐỊNH CŨ: Không có quy định chi tiết về cách tính tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho hợp đồng lao động thỏa thuận lương theo giờ, ngày hoặc tuần.
3.3 Tiền lương cho người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, thôn, tổ dân phố
Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là mức phụ cấp hằng tháng. Nếu phụ cấp thấp hơn mức lương tối thiểu đóng BHXH, thì lấy mức tối thiểu theo điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật BHXH.
Quy định rõ mức phụ cấp làm căn cứ, đảm bảo quyền lợi cho đối tượng này bằng cách áp dụng mức tối thiểu nếu phụ cấp thấp.
QUY ĐỊNH CŨ: Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH thường là mức lương cơ sở hoặc mức lương tối thiểu.
3.4 Tiền lương bằng ngoại tệ
Tiền lương bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân mua vào (chuyển khoản) do 4 ngân hàng thương mại có vốn Nhà nước công bố, tại thời điểm cuối ngày 02/01 (6 tháng đầu năm) và 01/07 (6 tháng cuối năm); nếu là ngày lễ/nghỉ, lấy tỷ giá ngày làm việc tiếp theo.
Bổ sung quy định cụ thể về tỷ giá và thời điểm áp dụng, đảm bảo tính nhất quán và minh bạch khi xử lý lương ngoại tệ.
QUY ĐỊNH CŨ: Không có quy định cụ thể về tỷ giá chuyển đổi tiền lương bằng ngoại tệ sang Đồng Việt Nam để đóng BHXH.
4. Truy thu, truy đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc
4.1 Các trường hợp truy thu, truy đóng BHXH
Bao gồm 3 trường hợp cụ thể:
a) Điều chỉnh tăng lương hồi tố làm tăng tiền lương đóng BHXH.
b) NLĐ Việt Nam làm việc ở nước ngoài, gia hạn hợp đồng hoặc ký mới hợp đồng tại nước tiếp nhận, thực hiện truy đóng sau khi về nước.
c) Đối tượng tại điểm m, n khoản 1 Điều 2 Luật BHXH (chủ hộ kinh doanh, người quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã, v.v.) đóng sau thời hạn quy định tại điểm b khoản 4 Điều 33 Luật BHXH.
Theo Điểm m, n Khoản 1 Điều 2 Luật BHXH:
“….
m) Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh tham gia theo quy định của Chính phủ;
n) Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã không hưởng tiền lương.”
Theo Điểm b Khoản 4 Điều 33 Luật BHXH:
“…b) Đóng trực tiếp cho cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc đóng qua hộ kinh doanh, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã tham gia quản lý theo phương thức đóng hằng tháng, 03 tháng hoặc 06 tháng một lần; thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng.”
→ Cụ thể hóa các trường hợp truy thu, đặc biệt bổ sung trường hợp NLĐ làm việc ở nước ngoài và các đối tượng quản lý, giúp mở rộng phạm vi áp dụng và tăng tính minh bạch.
QUY ĐỊNH CŨ: Theo Điều 17 Nghị định 115/2015/NĐ-CP.
4.2 Cách tính số tiền truy thu, truy đóng thuế
– Đối với trường hợp a, b khoản 1: Số tiền truy thu theo Điều 33, 34 Luật BHXH; nếu quá thời hạn (cuối tháng tiếp theo sau tháng điều chỉnh lương/về nước), áp dụng theo khoản 1 Điều 40, 41 Luật BHXH.
– Đối với trường hợp c khoản 1: Số tiền truy thu bao gồm số tiền phải đóng theo điểm a khoản 4 Điều 33 Luật BHXH cộng thêm lãi 0,03%/ngày trên số tiền và số ngày chậm đóng.
→ Phạt 18-20% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng, cộng lãi gấp 2 lần lãi suất quỹ BHXH.
→ Bổ sung đối tượng mới, tăng tính răn đe vi phạm.
QUY ĐỊNH CŨ: Chỉ áp dụng cho đối tượng truyền thống, ít đề cập đến gian lận hồ sơ.
4.3 Trách nhiệm của NSDLĐ
NSDLĐ phải đóng đủ BHXH theo khoản 1 Điều 40, 41 Luật BHXH. Nếu chưa đóng đủ:
– Xác nhận thời gian đóng BHXH đến thời điểm đã đóng cho NLĐ đủ điều kiện hưởng chế độ hoặc chấm dứt hợp đồng.
– Sau khi thu hồi, xác nhận bổ sung thời gian đóng và điều chỉnh mức hưởng chế độ BHXH.
→ Làm rõ quy trình xử lý khi NSDLĐ chưa đóng đủ, đảm bảo quyền lợi NLĐ bằng cách xác nhận và điều chỉnh thời gian đóng, mức hưởng sau khi thu hồi, tăng tính công bằng.
QUY ĐỊNH CŨ: Không có quy định rõ về việc xác nhận thời gian đóng BHXH khi chưa đóng đủ hoặc điều chỉnh mức hưởng sau khi thu hồi.
4.4 Thời hạn truy đóng
Đối với trường hợp a, b khoản 1, nếu đến hết ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau tháng điều chỉnh lương/về nước mà chưa truy đóng, cơ quan BHXH thực hiện truy thu theo khoản 1 Điều 40, 41 Luật BHXH.
→ Bổ sung thời hạn cụ thể (cuối tháng tiếp theo), giúp tăng tính ràng buộc và khả năng thực thi.
QUY ĐỊNH CŨ: Không quy định rõ thời hạn truy đóng, dẫn đến khó khăn trong thực thi và giám sát.
5. Mức đóng và phương thức đóng BHXH bắt buộc
6. Tạm dừng đóng BHXH khi NLĐ bị tạm đình 14 ngày trở lên
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 11 Nghị định 158/2025 quy định như sau:
– Tạm dừng đóng BHXH: Người lao động (không thuộc khoản 1 Điều 11 Nghị định 158/2025) bị tạm đình chỉ công việc từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng được tạm dừng đóng BHXH bắt buộc (cả người lao động và người sử dụng lao động).
– Đóng bù BHXH:
+ Nếu người lao động được trả đủ lương cho thời gian tạm đình chỉ, phải đóng bù BHXH cho thời gian đó, chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng kết thúc tạm dừng, theo mức đóng tại Điều 33, 34 Luật BHXH 2024.
+ Nếu đóng bù muộn hơn thời hạn trên, áp dụng quy định tại Điều 40, 41 Luật BHXH 2024.
– Không đóng bù: Nếu không được trả đủ lương cho thời gian tạm đình chỉ, không phải đóng bù BHXH cho thời gian đó.
→ Tạm dừng đóng BHXH khi bị đình chỉ công việc ≥ 14 ngày/tháng. Đóng bù nếu được trả đủ lương, không đóng bù nếu không được trả đủ lương, tuân theo các điều khoản của Luật BHXH 2024 có phần linh hoạt hơn, bảo vệ quyền lợi NLĐ.
QUY ĐỊNH CŨ: Không có quy định cụ thể về tạm giam, đình chỉ công tác. Tạm dừng chủ yếu do khó khăn kinh tế.
7. Hỗ trợ doanh nghiệp – Tạm hoãn đóng quỹ hưu trí, tử tuất trong trường hợp đặc biệt
HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
– Cho phép DNNVV tạm dừng đóng quỹ hưu trí, tử tuất khi gặp khó khăn (thiên tai, khủng hoảng kinh tế, v.v.) với điều kiện cụ thể (≥ 50% lao động nghỉ việc hoặc thiệt hại > 50% tài sản).
– Quy trình rõ ràng: 15 ngày (cơ quan nội vụ/tài chính) + 10 ngày (cơ quan BHXH).
→ Quy định mới hỗ trợ DNNVV rõ ràng hơn, với thủ tục và thời hạn cụ thể, tăng tính khả thi.
QUY ĐỊNH CŨ: Không có quy định cụ thể hỗ trợ DNNVV. Thủ tục tạm dừng đóng không chi tiết, thời hạn xử lý không rõ.
TẠM HOÃN ĐÓNG QUỸ HƯU TRÍ, TỬ TUẤT TRONG TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT
– Quy định chi tiết các trường hợp: thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, khủng hoảng kinh tế, tái cơ cấu.
– Điều kiện: ≥ 30 ngày tạm dừng sản xuất hoặc thiệt hại > 50% tài sản, ≥ 50% lao động nghỉ việc.
– Thời gian tạm dừng: Tối đa 12 tháng.
– Đóng bù: Chậm nhất cuối tháng tiếp theo tháng kết thúc tạm dừng, theo Điều 33, 34, 40, 41 Luật BHXH 2024.
→ Quy định mới cụ thể hơn về trường hợp, điều kiện, thời hạn, và đóng bù, đảm bảo quyền lợi NLĐ và tính minh bạch.
QUY ĐỊNH CŨ: Có quy định tạm dừng đóng quỹ hưu trí, tử tuất (Điều 88 Luật BHXH 2014), nhưng không chi tiết về trường hợp, điều kiện, thời hạn. Không quy định rõ về đóng bù hoặc thời hạn đóng bù.
Trên đây là những quy định đóng BHXH bắt buộc mà kế toán cần nắm rõ! Nếu bạn còn thắc mắc, hãy để lại bình luận hoặc tham gia Zalo Page Kế Toán Việt Hưng để được hỗ trợ 1:1 và cập nhật ưu đãi KHỦNG cho khóa học kế toán & dịch vụ chuyên sâu!