Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn viết sai đơn giản nhất

Cách xử lý hóa đơn viết sai đơn giản nhất – Viết hóa đơn là một công việc tưởng chừng như rất đơn giản nhưng thực tế trong quá trình làm việc, các kế toán viên khó có thể tránh được những sai sót. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra cho các bạn. Cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT căn cứ theo những hướng dẫn mới nhất theo quy định của pháp luật đồng thời đưa ra kinh nghiệm để tránh mắc phải những sai sót đó qua bài viết ngay dưới đây cùng Kế toán Việt Hưng.

1. Viết sai hóa đơn GTGT nhưng kế toán chưa xé hóa đơn ra khỏi cuống

Trường hợp này thì chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn, sau đó xuất hóa đơn mới chính xác giao cho khách hàng. Các bạn cần đọc thật kĩ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng để lấy các thông tin cần thiết để viết hóa đơn cho đúng (xử lý hóa đơn viết sai)

2. Viết sai hóa đơn GTGT và kế toán đã xé khỏi cuống hóa đơn

2.1 Hóa đơn viết sai và đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng

Theo Khoản 1 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC vì chưa giao cho khách hàng nên không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn.

– Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai

– Xuất hóa đơn mới viết đúng giao cho khách hàng

– Lưu giữ hóa đơn viết sai và kẹp tại cuống của quyển hóa đơn hoặc lưu riêng tại 1 file để theo dõi và giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu

Các bạn kế toán cần phải kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn sau khi viết xong và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa trước khi ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống (xử lý hóa đơn viết sai)

2.2 Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế

Nếu viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa tiến hành kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là:

Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của sổ hóa đơn đã lập

Sau khi thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Bước 2: Xuất hóa đơn lập mới, chính xác giao cho khách hàng. Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày phát hiện ra sai sót (ngày làm biên bản thu hồi).

=> Chú ý: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế. Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai, hạch toán (xử lý hóa đơn viết sai)

Kế toán cần kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn sau khi viết xong và yêu cầu bên khách hàng kiểm tra,xác nhận lại các thông tin đó sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.

2.3 Xử lý hóa đơn viết sai Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế 

– Nếu chỉ sai tên công ty, địa chỉ, mà không sai mã số thuế, không làm thay đổi đến số lượng hàng hoá, đơn giá, thuế suất, không làm tăng giảm số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT còn được khấu trừ thì Công ty và khách hàng lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật, đóng dấu trên biên bản. Người bán/mua được sử dụng hoá đơn đã lập kèm theo biên bản về sai sót trên hoá đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

– Nếu ghi sai đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế 

Bước 1: Bên bán và bên mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ sai sót

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

=> Lưu ý: Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm ( – ) trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ ( – ) đằng trước giá trị.

2.4 Xử lý hóa đơn viết sai Hóa đơn viết sai Mã số thuế mà đã kê khai thuế 

Nếu hóa đơn bị sai Mã số thuế của người mua thì các bạn phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sau đó phải lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua. 

Lưu ý về hóa đơn điều chỉnh:

– Ngày lập hóa đơn là ngày lập biển bản điều chỉnh hóa đơn

– Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, Mã số thuế của người bán và người mua

– Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ” ghi : Điều chỉnh mã số thuế đã ghi tại hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…

– Các tiêu thức còn lại: Gạch chéo (xử lý hóa đơn viết sai)

2.5 Xử lý hóa đơn viết sai tổng thanh toán và số tiền bằng chữ

– Nếu hóa đơn viết sai đó chưa dùng để kê khai thuế GTGT thì chỉ cần lập biên bản thu hổi rồi xuất hóa đơn khác thay thế (xử lý hóa đơn viết sai)

– Nếu hóa đơn bị ghi sai tổng số tiền thanh toán bằng số và bằng chữ nhưng mà đã kê khai thuế trên tờ kê khai thuế thì thực hiện như hướng dẫn tại Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ tài chính hướng dẫn về hóa đơn bàn hàng, cung ứng dịch vụ – quy định xử lý đối với hóa đơn đã lập. Cụ thể “ Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh ( tăng, giảm ) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số… ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán ,thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm ( – ).

Bài viết trên đã hướng dẫn các bạn cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT. Mọi vấn đề, thủ tục còn vướng mắc về các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT, bạn xin vui lòng liên hệ với Kế toán Việt Hưng để được tư vấn, giải đáp trực tiếp.